Jak sprawdzić VAT-UE? Status podatnika w bazie VIES
Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż na terenie Unii Europejskiej powinni być zarejestrowani jako podmioty prowadzące handel na jej terenie. Do sprawdzania numerów VAT podmiotów zarejestrowanych w UE służy unijny system internetowy VIES.
VIES to system wymiany informacji o VAT (VAT Information and Exchange System) jest wyszukiwarką umieszczoną na stronach Komisji Europejskiej, dzięki której można uzyskać informacje o VAT, jak np.: potwierdzenie aktywności numeru VAT danego podmiotu gospodarczego, który jest zarejestrowany w UE. Jest to zgodne z Rozporządzeniem Rady nr 904/2010 z 7 października 2010 roku.
System zawiera informacje pozyskane z krajowych baz danych VAT w 23 językach Unii Europejskiej. Wyniki wyszukiwania dostępne są na 2 sposoby: informacja o VAT UE
istnieje, czyli numer aktywny
nie istnieje, czyli numer nieaktywny.
Odpowiedź prawidłowa i nieprawidłowa
W przypadku prawidłowej odpowiedzi zostanie wyświetlona informacja o VAT UE. Natomiast jeżeli status będzie nieważny, to będzie oznaczało, że dany numer identyfikacyjny VAT nie jest zarejestrowany w krajowej bazie danych. Powodem może być:
numer VAT nie istnieje
numer Vat nie został aktywowany na potrzeby transakcji wewnątrzunijnych
numer jest w trakcie rejestracji (niektóre kraje UE wymagają oddzielnej rejestracji do transakcji wewnątrzunijnych).
Numer istniejący, ale jeszcze niezweryfikowany
W przypadku kiedy klient mówi, że jest zarejestrowany jako podatnik VAT, a weryfikacja za pomocą systemu VIES tego nie potwierdza, to weryfikacja możliwa jest w urzędzie skarbowym kraju klienta. Niektóre państwa wymagają dodatkowej rejestracji podatnika VAT na potrzeby dokonywania transakcji transgranicznych na obszarze Unii Europejskiej. Każdy kraj posiada inną procedurę. O dodatkowe informacje na temat podatnika można zwrócić się do krajowych organów administracyjnych i w ten sposób uzyskać informacje:
czy podany numer VAT jest ważny, czy nie
czy podany numer VAT jest powiązany z jakąś nazwą i adresem.
W zależności od kraju z organami administracji można skontaktować się za pomocą telefonu, poczty elektronicznej, faksu lub specjalnych systemów online. Z powodu ochrony danych w systemie online można potwierdzić jedynie, że dana nazwa i adres powiązane są lub nie z konkretnym numerem VAT.
Co kiedy dane w VIES są niedostępne?
Czasami z powodu konserwacji krajowych baz danych, system VIES może nie być dostępny. Komisja Europejska stara się, aby czas kiedy dostęp do danych nie jest możliwy był jak najkrótszy.
Dane zgodne z rzeczywistością
Komisja Europejska nie bierze na siebie odpowiedzialności za to, na ile informacje uzyskane za pośrednictwem VIES są prawdziwe, ponieważ pochodzą one z baz danych poszczególnych krajów, a nad tym Komisja nie ma kontroli. Nie ma upoważnienia do sprawdzania, poprawiania, uzupełniania, ani usuwania krajowych numerów VAT.
Inne informacje
Każdy kto dokonuje weryfikacji powinien zachować dowód na to, że sprawdzał dane na wypadek gdyby doszło do kontroli podatkowej. Na stronie systemu VIES znajdują się propozycje najczęściej zadawanych pytań. Jest to miejsce, w którym można uzyskać szereg informacji dotyczących zagadnień związanych z numerem VAT. Weryfikacja numerów identyfikacji VAT w systemie VIES znalazła odniesienie w klauzuli o wyłączeniu odpowiedzialności.
