Zadatek, czy zaliczka, często zastanawiamy się którą formę wybrać. Obie wpłacane są na poczet przyszłej transakcji (sprzedaż towarów, czy świadczenia usług). Co je różni, która jest bardziej opłacalna i dla kogo?
Bardzo często te dwa pojęcia są ze sobą mylone, dlatego jeszcze przed zawarciem umowy warto zapoznać się z ich definicją i konsekwencjami jakie mogą wywołać w przypadku gdyby umowa nie doszła do skutku. Jeżeli umowa zostanie wykonana prawidłowo i w terminie, to wtedy nie ma różnicy, czy została wybrana zaliczka, czy zadatek, ponieważ obie formy zostają zaliczone na poczet kwoty zawartej w umowie.
Zadatek
stanowi pewnego rodzaju zabezpieczenie przed zerwaniem umowy i może być formą odszkodowania w przypadku jej zerwania. Zadatek chroni obie strony. Podczas zawierania umowy, najczęściej przedwstępnej jedna ze stron wręcza drugiej określoną kwotę pieniędzy. Definicja zadatku znajduje się w art. 394 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z par. 1
w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.
Dzięki temu obie strony umowy starają się, aby dotrzymać jej warunków. Jeżeli umowa dojdzie do skutku, to zadatek najczęściej wlicza się do kwoty zapłaty. Jego zwrot wymagany jest przy rozwiązaniu umowy lub w przypadku kiedy jej wykonanie z różnych powodów nie było możliwe.
Zaliczka
jest kwotą pieniężną wniesioną przez jedną ze stron umowy na poczet jej przyszłego zobowiązania. Wpłata zaliczki nie daje gwarancji, że umowa zostanie zrealizowana. Każda ze stron ma prawo wycofać się z transakcji bez poniesienia konsekwencji finansowych. Zaliczka nie posiada oddzielnych uregulowań w Kodeksie cywilnym. Jeżeli dojdzie do rozwiązania umowy za porozumieniem stron lub strony odstąpią od umowy, to wpłata może, ale nie musi zostać zwrócona stronie, która ją wpłaciła. Przy zwrocie zaliczki sprzedawca może odliczyć od niej poniesione koszty w związku z realizacją zlecenia. Takiej możliwości nie ma przy zwrocie zadatku. Jeżeli przedsiębiorca nie wywiąże się z umowy, tzn. nie wykona zlecenia, to klient najpierw powinien wyznaczyć nowy termin wykonania usługi. Dopiero wtedy jeżeli termin nie zostanie powtórnie dotrzymany, to można odstąpić od umowy i zażądać zwrotu zaliczki.
Zadatek, a zaliczka – różnice
Zadatek
Zaliczka
Kiedy usługa nie zostanie zrealizowana z winy klienta
Przepada na rzecz usługodawcy
Zostaje zwrócona klientowi
Kiedy usługa nie zostanie zrealizowana z winy usługodawcy
Zostaje zwrócony klientowi w podwójnej wysokości
Zostaje zwrócona klientowi w takiej samej wysokości w jakiej została wpłacona
Kiedy umowa zostanie rozwiązana przez obie strony lub z powodu okoliczności niezależnych od żadnej ze stron
Zostaje zwrócony klientowi w takiej samej wysokości w jakiej został wpłacony
Zostaje zwrócona klientowi w takiej samej wysokości w jakiej została wpłacona
Z powodu różnic pomiędzy zaliczką, a zadatkiem warto przy zawieraniu umowy dokładnie wskazać, czym ma być wpłacana kwota: zadatkiem, czy zaliczką. Wpłacona kwota zostaje uznana za zaliczkę tylko wtedy, kiedy wynika to z zawartej umowy. Jeżeli umowa dokładnie tego nie określa, to wpłata zostaje uznana za zadatek. Przedsiębiorcy podczas zawierania umowy mają prawo do dowolnych ustaleń w zakresie sytuacji dotyczących zatrzymania zaliczki, czy rezygnacji z żądania zwrotu zadatku w podwójnej wysokości.
Zaliczka i zadatek, a podatek dochodowy
Zadatek lub zaliczka nie są dla przedsiębiorcy przychodem aż do momentu wydania towaru lub wykonania usługi. Przedsiębiorca wpłacony zadatek lub zaliczkę może zaksięgować jako przychód dopiero w momencie finalizacji umowy na podstawie faktury końcowej.
Zaliczka i zadatek, a podatek VAT
W przypadku podatku VAT obowiązek podatkowy powstaje już w momencie otrzymania części należności (przedpłata, zaliczka, zadatek, rata) przed wykonaniem zlecenia. Otrzymana zaliczka traktowana jest jak kwota brutto. VAT należny, który został w niej zawarty oblicza się zgodnie z metodą „w stu”. Kwotę podatku VAT rozlicza się na podstawie faktury, dokumentującej zaliczkę lub zadatek. Po zakończonej usłudze lub wydaniu towaru przedsiębiorca zobowiązany jest do wystawienia faktury końcowej, na której powinien skorygować kwotę świadczenia o wartość zaliczki. Kwota podatku powinna zostać zmniejszona o wartość VAT wykazany na fakturze zaliczkowej. Na fakturze końcowej koniecznie należy wpisać numer faktury zaliczkowej.
Zwrot zaliczki lub zadatku
Czasami w wyniku zaistnienia pewnych okoliczności już po wpłacie zaliczki lub zadatku może dojść do zerwania umowy zanim jeszcze zamówienie zostało zrealizowane. W sytuacji kiedy doszło do odstąpienia od umowy, a zaliczka lub zadatek zostały zwrócone należy do faktury zaliczkowej wystawić fakturę korygującą.
Zatrzymanie zaliczki lub zadatku
Jeżeli w umowie zostało zaznaczone, że w przypadku rezygnacji, zaliczka lub zadatek nie zostają zwrócone, to wartość netto z faktury zaliczkowej staje się przychodem dla sprzedawcy w dniu rozwiązania umowy. Dodatkowo powinien on wystawić fakturę korygującą zaliczkę do zera. Nie ma znaczenia fakt, że nie doszło do jej zwrotu. Dokument korygujący wystawia się w każdej sytuacji jeżeli umowa nie doszła do skutku. W takiej sytuacji zaliczka pełniąca funkcję wynagrodzenia na poczet przyszłego świadczenia zamienia się w formę odszkodowania. Taki przychód nie podlega opodatkowaniu VAT-em, dlatego należy dokonać korekty rozliczenia podatku VAT. Zatrzymanie zaliczki lub zadatku należy udokumentować, np.: notą obciążeniową z tytułu odszkodowania. Zwrotu zaliczki można dokonać też przez przeksięgowanie jej na poczet odszkodowania.
