Wprowadzenie Systemu e-Faktur spowodowało zmianę zasad dotyczących wystawiania faktur zarówno pierwotnych jak i korygujących. Na fakturach pojawiły się nowe, dodatkowe pola, które umożliwiają dokładniejsze wskazanie korygowanych danych: Podmiot1K i Podmiot2K. Służą one do poprawiania błędów występujących w danych sprzedawcy i nabywcy.
Podmiot1K służy do wskazania poprawnych danych sprzedawcy w przypadku, kiedy faktura pierwotna zawiera błędy.
Podmiot1K stosuje się je w przypadku:
zmiany adresu firmy
konieczności uzupełnienia brakującej formy prawnej firmy, np.: spółka cywilna
poprawy błędu literowego w nazwie firmy.
Pole Podmiot2K – poprawa danych nabywcy lub dodatkowego nabywcy
Pole Podmiot2K służy do wskazania poprawnych danych nabywcy lub dodatkowego nabywcy w przypadku, kiedy faktura pierwotna zawiera błędy.
Podmiot2K stosuje się je w przypadku:
poprawy adresu nabywcy
zmiany nazwy firmy
skorygowania innych danych formalnych z wyłączeniem numeru identyfikacyjnego.
Poprawa danych w polu Podmiot2K dotyczy:
podmiotu 2 – główny nabywca
podmiotu 3 z rolą 4 – dodatkowy nabywca wskazany na fakturze.
Czego nie można poprawić w polu Podmiot1K i Podmiot2K?
Za pomocą pól Podmiot1K i Podmiot2K nie można poprawić:
błędnego numeru NIP sprzedawcy – jeżeli na fakturze zostanie wskazany niepoprawny NIP, to należy wystawić fakturę korygującą do zera i wystawić nową fakturę z poprawnym numerem NIP
błędnego numeru NIP nabywcy głównego i dodatkowego - jeżeli na fakturze zostanie wskazany niepoprawny NIP, to należy wystawić fakturę korygującą do zera i wystawić nową fakturę z poprawnym numerem NIP.
Jeżeli korekta dotyczy innych danych niż numer NIP, to należy pamiętać, że numer identyfikacyjny nabywcy w polu Podmiot2K musi być taki sam jak numer NIP w części Podmiot2 lub Podmiot3 na fakturze korygującej.
Jak często w KSeF może wystąpić element Podmiot2K?
W Krajowym Systemie e-Faktur element Podmiot2K może wystąpić wiele razy. Jeżeli na fakturze pierwotnej występuje kilku nabywców, to dzięki tej możliwości można poprawić dane wielu kontrahentów. W przypadku, kiedy faktura pierwotna zawiera więcej niż jednego dodatkowego nabywcę, np.: Podmiot 3 z rolą 4, to należy na fakturze korygującej powtórzyć właściwą liczbę wystąpienia elementu Podmiot2K, czyli po jednym wystąpieniu dla każdego dodatkowego nabywcy, którego dane są korygowane. Oznacza to, że element Podmiot2K ma charakter powtarzalny. Może wystąpić nawet do 101 razy. Każde wystąpienie elementu, to jeden konkretny nabywca umieszczony na fakturze pierwotnej, zarówno nabywca główny, jak i nabywcy dodatkowi. W przypadku, kiedy na fakturze pierwotnej występuje dwójka dodatkowych nabywców i korekta ma zawierać poprawione dane obu nabywców, to faktura korygująca musi obejmować dwa oddzielne elementy Podmiot2K, gdzie każdy z nich powinien posiadać taki sam numer NIP jak ten występujący na fakturze pierwotnej i zawierać poprawione dane formalne.
Podsumowanie
Podmiot1K i Podmiot2K – to elementy służące do korygowania danych sprzedawcy i nabywcy w niepełnym zakresie
niepoprawne numery NIP sprzedawcy i nabywcy – zawsze wymagają korekty do zera i ponownego wystawienia faktury
błędy w innych danych, jak np. w adresie lub nazwie firmy – można korygować w polu Podmiot1K lub Podmiot2K
Podmiot2K – obejmuje głównego nabywcę i dodatkowego odbiorcę wskazanego jako Podmiot3 z rolą 4.
