Każdy dowód wpłaty musi zawierać szereg informacji, aby był on sporządzony zgodnie z przyjętymi przepisami prawa. Wypełniony druk KP to przede wszystkim dane firmy (ma), która przyjęła wpłatę, na które składa się adres, nazwa oraz numer NIP, informacje te mogą być wypisane ręcznie lub występować w postaci pieczątki formowej. W drugiej kolejności należy pamiętać o zawarciu danych wpłacającego pieniądze (winien). Na dowodzie wpłaty nie może zabraknąć numeru kolejnego KP wraz z miejscowością oraz datą wystawienia. Potrzebna jest informacja za jaki towar bądź usługę nastąpiła zapłata, a więc na przykład numer faktury czy też zaliczka. Zawarta zostać musi wartość dokonanej wpłaty oraz już jako ostatni element, czytelny podpis osoby przyjmującej gotówkę.

Druk KP zawsze wystawiany jest w dwóch egzemplarzach. Oryginał przekazywany jest osobie, która uiściła należność, a kopia zostaje u wystawcy dowodu KP. Dowód wpłaty KP nie jest dokumentem obowiązkowym, co za tym idzie wystawianie go jest indywidualną decyzją każdego przedsiębiorstwa. Powszechnie stosowany jest dopisek „zapłacono” na fakturach, który zastępuje dowód wpłaty.
Warto wiedzieć, że dowód wpłaty KP może stanowić koszt uzyskania przychodu dla przedsiębiorstwa, oczywiście pod warunkiem, że jest odpowiednio wystawiony. W tym wypadku odpowiednio wystawiony oznacza taki druczek KP, który zawiera wszystkie elementy o których mowa była powyżej.