Czy wniosek o wakacje składkowe trzeba składać osobiście?
W ramach wprowadzonej z dniem 1 listopada 2024 r. ulgi znanej jako „wakacje składkowe” przedsiębiorca będący wpisanym do Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) płatnikiem składek może skorzystać z jednomiesięcznego zwolnienia z obowiązku opłacania składek społecznych. Przy czym szczegółowe warunki stosowania oraz procedura złożenia wniosku budzą często pytania — jednym z nich jest kwestia: czy wniosek trzeba składać osobiście?
Co to są „wakacje składkowe” i kto może z nich skorzystać?
Ulga „wakacje składkowe” pozwala przedsiębiorcy, który spełnia określone warunki, na zwolnienie z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe) za wybrany miesiąc roku kalendarzowego. Zwolnienie obejmuje również dobrowolne ubezpieczenie chorobowe (pod warunkiem, że przedsiębiorca podlegał mu w miesiącu poprzedzającym oraz w miesiącu składania wniosku), a także składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. Nie obejmuje natomiast składki zdrowotnej ani składek odprowadzanych za zatrudnionych pracowników.
Z poniesionych warunków wynika, że korzystający z ulgi przedsiębiorca:
musi być wpisany do CEIDG jako płatnik składek,
w miesiącu przed złożeniem wniosku miał zgłoszonych nie więcej niż 10 osób (łącznie z przedsiębiorcą) do ubezpieczeń społecznych (emerytalne–rentowe–wypadkowe lub zdrowotne) — w tym nie uwzględnia się studentów i uczniów do 26 lat, ani osób na urlopie wychowawczym lub zasiłku macierzyńskim,
w co najmniej jednym z dwóch poprzednich lat w roku kalendarzowym nie przekroczył przychodu odpowiadającego równowartości 2 milionów euro; ulga ta stanowi pomoc publiczną w formie de minimis — tzn. przedsiębiorca musi uwzględnić poprzednie formy pomocy i dysponować nieprzekroczonym limitem (300 tys. euro w ciągu trzech lat).
W praktyce więc „wakacje składkowe” stanowią realną ulgę kosztową dla małych firm, jednak też wymagają spełnienia formalnych warunków.
Forma i termin złożenia wniosku – czy konieczna jest osobista obecność?
Kluczowym pytaniem jest forma składania wniosku: czy przedsiębiorca musi udać się osobiście do siedziby ZUS lub innej instytucji? Odpowiedź w świetle obowiązujących przepisów i komunikatów ZUS jest jednoznaczna: wniosek można złożyć wyłącznie elektronicznie – za pomocą konta płatnika na platformie elektronicznej (PUE ZUS / e-ZUS). Formy papierowej nie przewidziano. Wniosek o symbolu „RWS” (wniosek o zwolnienie z obowiązku opłacenia składek za wskazany miesiąc) należy złożyć w miesiącu poprzedzającym miesiąc, za który przedsiębiorca chce skorzystać z ulgi. Przykładowo, chce-li skorzystać w lipcu, wniosek musi być złożony w czerwcu.
Jak wygląda sytuacja „osobistego złożenia”? Wymienione komunikaty wskazują, że wniosek można złożyć przez pełnomocnika — pod warunkiem posiadania odpowiedniego upoważnienia (najczęściej w formie formularza ZUS-PEL). Zatem osobista wizyta nie jest wymagana, a nawet spotyka się z wyraźnym zakazem – system nie przewiduje składania wniosku papierowo lub w oddziale ZUS.
Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorcy - co uwzględnić przed złożeniem wniosku?
Aby skutecznie przygotować się do złożenia wniosku RWS, warto zwrócić uwagę na następujące aspekty (w formie wypunktowania dla klarowności):
sprawdzenie czy liczba osób zgłoszonych do ubezpieczeń w miesiącu poprzedzającym wniosek nie przekracza limitu (maks. 10 osób, wliczając przedsiębiorcę) oraz czy nie nastąpiły sytuacje wyłączające osoby z tego limitu (np. zasiłek macierzyński, urlop wychowawczy),
upewnienie się, że w ostatnich dwóch latach co najmniej w jednym roku przychód z działalności nie przekroczył równowartości 2 mln euro,
przygotowanie danych dotyczących wcześniejszej pomocy de minimis – należy wykazać łączną wartość otrzymanej pomocy w ciągu trzech lat lub załączyć zaświadczenia – oraz sprawdzić czy formularz RWS (nowy wzór obowiązuje od września 2025) został prawidłowo uzupełniony.
Warto także pamiętać, że choć przedsiębiorca może prowadzić działalność w miesiącu objętym zwolnieniem (ulga nie wymaga zawieszenia działalności), to nadal zobowiązany jest do opłacenia składki zdrowotnej za siebie oraz ewentualnych składek za zatrudnionych. Ponadto: jeżeli przekroczy wartość pomocy de minimis lub nie spełni warunków, wniosek może zostać odrzucony lub przyznany częściowo – decyzja przekazywana jest na konto płatnika.
Podsumowanie
Analizując obowiązujące regulacje oraz oficjalne wyjaśnienia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, można stwierdzić, że wniosek o „wakacje składkowe” składa się wyłącznie drogą elektroniczną, za pośrednictwem konta płatnika na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Nie ma możliwości jego złożenia osobiście w placówce ZUS ani przesłania w formie papierowej. Dopuszcza się natomiast złożenie wniosku przez pełnomocnika, o ile posiada on aktywne upoważnienie do działania w imieniu przedsiębiorcy, np. na podstawie formularza ZUS-PEL. Aby skutecznie skorzystać z ulgi, należy złożyć wniosek w miesiącu poprzedzającym okres, którego ma dotyczyć zwolnienie, a także spełnić warunki dotyczące limitu zatrudnienia, wysokości obrotów i pomocy de minimis. W świetle tych zasad jednoznacznie można stwierdzić, że wniosek nie musi być składany osobiście. Przedsiębiorca powinien skorzystać z narzędzi elektronicznych, które umożliwiają pełną obsługę procesu bez konieczności wizyty w urzędzie. Kluczowe znaczenie ma nie osobiste stawiennictwo, lecz prawidłowe przygotowanie dokumentu, wypełnienie formularza RWS zgodnie z wymogami oraz jego terminowe przesłanie. Ulga w postaci „wakacji składkowych” stanowi realne wsparcie finansowe dla mikroprzedsiębiorców, pod warunkiem, że zostanie wykorzystana zgodnie z przepisami. Skuteczność w skorzystaniu z tej preferencji zależy przede wszystkim od właściwego założenia konta w systemie PUE ZUS, spełnienia określonych kryteriów oraz terminowości działania. Elektroniczna forma obsługi nie tylko ułatwia procedurę, ale także wpisuje się w kierunek cyfryzacji administracji publicznej, umożliwiając przedsiębiorcy załatwienie wszystkich formalności bez konieczności osobistego pojawienia się w urzędzie.
