Jak zgłosić zawarcie umowy o pracę na czas określony?

Ustawodawca wyznaczył zasady zatrudniania pracowników na czas określony - dozwolone jest zawarcie maksymalnie 3 umów na czas określony albo łączny okres zatrudnienia na czas określony nie może przekroczyć 33 miesięcy - w przeciwnym wypadku umowa zostaje automatycznie przekształcona w umowę na czas nieokreślony. Istnieją jednak wyjątki od tej zasady, a stosowna informacja musi zostać przekazana do Państwowej Inspekcji Pracy.

Umowa o pracę na czas określony dłuższy niż 33 miesiące - dla kogo?

Kodeks pracy wyznacza wyjątki, kiedy umowa o pracę na czas określony może zostać zawarta na okres przekraczający 33 miesiące albo strony mogą zawrzeć więcej niż 3 umowy na czas określony:

• zastępstwo pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• wykonywanie pracy o charakterze dorywczym bądź sezonowym,
• wykonywanie pracy przez okres kadencji, na przykład w przypadkach wyznaczonych w Kodeksie spółek handlowych,
• po wyznaczeniu obiektywnych przyczyn przez pracodawcę - w praktyce oznacza to najczęściej realizacja dodatkowego, tymczasowego projektu.

W wymienionych przypadkach pracodawca ma szereg obowiązków względem Państwowej Inspekcji Pracy. Stosowna informacja o zawartej umowie musi trafić do właściwego Okręgowego Inspektora Pracy.

Informacja zostaje przekazana podczas osobistej wizyty w urzędzie, listownie albo w formie elektronicznej - wymagana jest weryfikacja podpisem elektronicznym albo Profilem Zaufanym.

Informacja nie musi zostać przekazana do Okręgowego Inspektora Pracy, gdy:

• pracodawca zatrudnia pracownika na zastępstwo w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• pracodawca zatrudnia pracownika w celu świadczenia pracy o charakterze dorywczym bądź sezonowym,
• zatrudnienie obejmuje pracę przez okres kadencji.

Stosowna informacja musi trafić do Okręgowego Inspektora Pracy w terminie 5 dni roboczych, liczonych od podpisania umowy o pracę na czas określony.

Jak załatwić formalności?

Pierwszy krok polega na zawiadomieniu Okręgowego Inspektora Pracy o zawarciu umowy.

W zawiadomieniu należy zawrzeć powód zawarcia umowy, uzasadniający możliwość zawierania wielu umów na czas określony bądź umów dłuższych niż ustawowe 33 miesiące. W zawiadomieniu nie należy wprowadzać danych osobowych pracownika, gdyż udostępnienie danych wymaga dołączenia zgody zatrudnionej osoby.

Za przyjęcie zawiadomienia przez urząd nie trzeba uregulować żadnej opłaty. Jedynym wyjątkiem jest opłata skarbowa za pełnomocnictwo o wartości 17 zł. Kwotę trzeba uregulować na konto Urzędu Miasta bądź Gminy, właściwego dla siedziby urzędu, do którego przekazano pełnomocnictwo.

Po przyjęciu zawiadomienia przez urząd nie trzeba dopełnić dodatkowych formalności.

Podmiot, który w terminie 5 dni nie prześle do urzędu informacji o zawarciu umowy o pracę na czas określony, musi spodziewać się nałożenia kary grzywny, której wartość waha się od 1000 zł do maksymalnie 30 000 zł.

Data publikacji: 2023-12-22, autor: FakturaXL