Przepisy prawa nie określają ściśle jakie informacje muszą zostać zawarte w dowodzie dostawy, istnieje jednak szereg informacji bez których nie może on funkcjonować. Wystawiając dokument należy pamiętać, że ma on być prosty, czytelny i nie zawierać zbędnych treści. Jedną z podstawowych informacji jest data oraz miejscowość w której dokument ten jest wystawiany. Wspomniany już wcześniej numer kolejny dokumentu, umożliwia on zaksięgowanie dokumentu oraz połączenie z fakturą, wystawianą w późniejszym terminie. Dowód dostawy koniecznie musi zawierać dane zarówno dostawcy towaru, jak i jego odbiorcy z wyszczególnieniem imienia, nazwiska bądź nazwy, adresów, a także numerów NIP oraz REGON. Przy wystawianiu dokumentu należy zawrzeć informacje o towarze lub usłudze, a więc ilość, jednostka miary, cena jednostkowa netto oraz wartość. Nie można pominąć sumy, która jest równocześnie należnością za wszystkie dostarczone towary bądź wykonane usługi. Już jako ostatni element należy zawrzeć czytelny podpis zarówno dostawcy, jak i odbiorcy.
Uwaga! Nie wystarczy parafka, podpis musi być czytelny.
Dowód dostawy zawsze powinien być wystawiony w dwóch egzemplarzach (oryginał oraz kopia). Oryginał zostaje u odbiorcy, a kopia dokumentu powraca do dostawcy towarów lub usług.

Istnieje kilka opcji, umożliwiających przedsiębiorcom wystawianie dowodu dostawy. Mogą oni zakupić gotowe druki, które dostępne są w sklepach internetowych lub stacjonarnych, specjalizujących się w sprzedaży materiałów biurowych. W Internecie pobrać można gotowe druki, służące do wystawiania dowodów dostawy, warto jednak pamiętać, iż dokument ten musi być wypełniony własnoręcznie, co przy dużej ilości dokumentów, stanowi stratę czasu. W związku z tym, największą popularnością cieszą się programy online, przy pomocy których wystawienia dowodów dostawy jest banalnie proste, a ryzyko wystawienia błędnego dokumentu jest równe zeru. Przedsiębiorcy dodatkowo oszczędzają czas, a jak powszechnie wiadomo czas to pieniądz.

Jest szereg zalet dotyczących dowodu dostawy. Przede wszystkim dokument ten przydatny jest dla kontrahentów, którzy stale ze sobą współpracują, a więc dostawa towarów następuje w bardzo krótkich odstępach czasu, umożliwia im to wystawienie jednej, łącznej faktury VAT. Faktura wystawiana jest raz w tygodniu, bądź w miesiącu, w zależności od preferencji obu stron, a dowód dostawy jest wystarczającym potwierdzeniem, umożliwiającym zaksięgowanie zdarzenia gospodarczego, mimo iż faktura nie została jeszcze dostarczona. Łatwo również poprawić ewentualne błędy, które mogą mieć miejsce w trakcie wystawiania dokumentu.