Dostawa towarów wymaga dokonania uregulowań warunków transakcji. Jest to bardzo ważne w przypadku wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości. Umowa dostawy powinna zawierać określone, podstawowe elementy.
Umowa dostawy jest rodzajem umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy dostawcą i odbiorcą w ramach, której dostawca zobowiązuje się do:
wytworzenia rzeczy oznaczonych co do gatunku
dostarczania rzeczy częściami lub co pewien okres czasu (transze).
Odbiorca zobowiązuje się:
odebrać otrzymane rzeczy
dokonać zapłaty za nie.
Umowę dostawy regulują przepisy Kodeksu cywilnego, ale tylko w pewnym określonym zakresie. Głównie w dotyczącym relacji pomiędzy dostawcą, a odbiorcą.
Opierając się na umowie dostawy, odbiorca może uczestniczyć w procesie produkcyjnym oraz może mieć na niego wpływ. Ponadto może:
wybrać dostawę materiałów produkcyjnych
udzielać wskazówek
sprawować nadzór nad egzekucją określonych norm lub wytycznych.
Zakres wpływu jaki może mieć odbiorca w procesie produkcji musi być zapisany w umowie dostawy. Jeżeli zapis będzie tak stanowił, to odbiorca nie będzie miał żadnej kontroli nad produkcją. W takiej sytuacji nie będzie ponosił odpowiedzialności w tym zakresie.
W sytuacji kiedy dostawca rozpocznie produkcję towarów stanowiących przedmiot dostawy z opóźnieniem i w związku z tym zaistnieje możliwość, że nie uda mu się dokonać dostawy w terminie, to dostawca może odstąpić od umowy jeszcze przed określonym w umowie terminem dostawy.
Umowa dostawy – forma
Umowę dostawy sporządza się na piśmie. Jest to ważne dla celów dowodowych. Aby umowa była ważna wymagane jest złożenie zgodnych oświadczeń woli przez strony. Często do umowy dołączane są załączniki zawierające doprecyzowanie kwestii opisanych w umowie tylko w ogólnym zarysie, jak np.: specyfikacja techniczna, czy wskazanie reguł oraz metod realizacji przedmiotu dostawy.
Umowa dostawy – co powinna zawierać?
Przede wszystkim musi zawierać określenie przedmiotu dostawy oraz uregulowania dotyczące następujących zagadnień:
materiały używane do produkcji (kto będzie ich nabywcą, jak zostaną dostarczone)
odpowiedzialność stron i wysokość kar umownych
mechanizm odstąpienia od umowy
sposoby rozwiązywania sporów lub ustalania kwestii, które nie zostały objęte porozumieniem.
Na umowie dostawy koniecznie muszą znaleźć się elementy takie jak:
data i miejsce sporządzenia
dane dostawcy i odbiorcy
oznaczenie przedmiotu umowy (rzeczy, które dostawca ma wykonać i dostarczyć)
określenie terminów i miejsca dostawy
cena (całkowita wartość dostawy lub jej poszczególnych transz)
metoda płatności
kary umowne (jeżeli strony podejmą decyzję, aby je zamieścić)
podpisy stron.
Umowa dostawy – opakowania
Umowa może zawierać również zagadnienia związane z opakowaniami, w których ma być dostarczony towar. Opakowania mogą być zwrotne lub bezzwrotne. Przy opakowaniach bezzwrotnych najczęściej cena za nie wliczona jest w cenę towaru. W przypadku opakowań zwrotnych wygląda to trochę inaczej. W cenie dostarczanego towaru nie ma ceny opakowań. Są one rozliczane oddzielnie. Z tego powodu w umowie należy zawrzeć kwestie związane z ich rozliczeniem i ewidencjonowaniem. Istotne jest, aby ustalić zasady pobierania i rozliczania ewentualnej kaucji.
