Opublikowany przez Komisję Europejską w dniu 8 grudnia 2022 roku pakiet VAT in Digital AGE, inaczej VAT w epoce cyfrowej – ViDA zawiera nowe założenia związane z podatkiem VAT, a w szczególności dotyczące obowiązkowego e-fakturowania w Unii Europejskiej.
Pakiet VAT w epoce cyfrowej – jakie są jego podstawowe założenia?
Jak wskazuje projekt zmiany Dyrektywy VAT, pakiet ViDA ma umożliwić firmom wykorzystanie w pełni zdolności, jakie daje transformacja. Dokument wskazuje na trzy główne cele:
zmiana w obowiązkach sprawozdawczych w zakresie podatku VAT – zostaną wprowadzone wymagania dotyczące sprawozdań w wersji cyfrowej. Podatnicy zostaną zobowiązani do przekazywania organom podatkowym takich samych informacji związanych z daną transakcją oraz do stosowania e-fakturowania transakcji transgranicznych na obszarze całej Unii Europejskiej
aktualizacja przepisów VAT w związku z zastosowaniem cyfryzacji w gospodarce – aktualizacje przepisów będą dotyczyły uwzględnienia części związanych z równością opodatkowania, uściślenia zasad, co do miejsca świadczenia usług, które dotyczą danych transakcji, zwiększenia roli, jaką odgrywają platformy w poborze podatku VAT, jeżeli będą stanowiły pewnego rodzaju ułatwienia przy świadczeniu usług w zakresie najmu krótkoterminowego mieszkań lub przewozu osób
zmniejszenie posiadania ilości numerów identyfikacyjnych VAT w Unii Europejskiej oraz poprawa funkcjonalności związanych z deklaracjami i odprowadzaniem podatku VAT należnego za sprzedaż towarów na odległość przy wprowadzeniu jednej rejestracji VAT – rozszerzenie i uproszczenie systemów OSS oraz IOSS, a także odwrotnego obciążenia, celem ograniczenia konieczności rejestracji podatnika w innym państwie członkowskim.
Pakiet ViDA – kalendarium
W ostatnim okresie prace związane z pakietem ViDA bardzo przyspieszyły. W marcu 2025 roku Rada Unii Europejskiej przyjęła projekt zmian. Zgodnie z nim unijne faktury elektroniczne najprawdopodobniej będą obowiązywały już za 5 lat.
Z wprowadzeniem pakietu ViDA wiążą się następujące daty:
od 1 lipca 2028 roku – zostaną uproszczone obowiązki wobec niektórych podatników działających w kilku krajach członkowskich, czyli tzw. pojedyncza transakcja
pomiędzy 1 lipca 2028 roku, a 1 stycznia 2030 roku – zaczną obowiązywać uregulowania dotyczące opodatkowania niektórych usług świadczonych z wykorzystaniem platform (Platform Economy)
od lipca 2030 roku – zacznie obowiązywać unijny standard e-fakturowania dla transakcji wewnątrzwspólnotowych
od 2035 roku - zacznie obowiązywać unijny standard e-fakturowania dla transakcji krajowych.
Obowiązek wystawiania e-faktur transgranicznych w formacie zgodnym z założeniami ViDA będzie dotyczył tylko przedsiębiorców zawierających transakcje transgraniczne.
W przypadku wystawiania faktur krajowych przedsiębiorcy będą mogli sporządzać faktury elektroniczne na zasadzie dobrowolności. Natomiast począwszy od 2035 roku obowiązek e-fakturowania będzie dotyczył wszystkich transakcji zarówno wewnątrzwspólnotowych jak i krajowych.
Pakiet ViDA, a Dyrektywa VAT, faktury elektroniczne - wymagania
Obecnie obowiązuje Dyrektywa VAT ustanowiona jeszcze w latach siedemdziesiątych XX wieku, która nie zawiera zasad związanych z rozwiązaniami cyfrowymi, dlatego przepisy wymagały zmian w tym zakresie, a zwłaszcza w kwestii sprawozdawczości w formie cyfrowej. Chodzi przede wszystkim o to, aby do organów podatkowych trafiały dane o przeprowadzanych transakcjach w czasie rzeczywistym dokumentowane w oparciu o faktury elektroniczne. W każdym państwie członkowskim wymagania związane ze sprawozdawczością cyfrową mogą różnić się. Zgodnie z dyrektywą VAT kraje członkowskie mogą swobodnie decydować o tym, jaki będzie zakres wprowadzania obowiązków, które z nich okażą się konieczne, aby można było zapobiec oszustwom podatkowym oraz dokonać prawidłowego poboru podatku od towarów i usług. W związku z powyższym w państwach członkowskich będzie obowiązywał wspólny szablon, do którego stosowania zostaną zobowiązane osoby składające sprawozdanie. Dzięki temu podatnicy będą mogli raportować dane z faktur elektronicznych sporządzonych w oparciu o normy określone w dyrektywie 2014/55/UE – fakturowanie elektroniczne w zamówieniach publicznych.
W ramach pakietu ViDA, dyrektywa VAT musi zostać dostosowana do obecnej rzeczywistości cyfrowej. Faktury elektroniczne i papierowe nie mogą już być traktowane tak samo. Art. 232 Dyrektywy zawierał zapis zgodnie, z którym faktura elektroniczna musiała zostać zaakceptowana przez nabywcę. Jednak obecnie w związku ze zmianami w przepisach zapis ten nie może być stosowany, ponieważ państwa członkowskie miałyby trudności z wprowadzeniem obowiązku stosowania faktur elektronicznych wykorzystywanych w systemie sprawozdawczości. Podatnikom trudno byłoby dostosować własne systemy fakturowania do fakturowania elektronicznego, zwłaszcza, jeżeli zmuszeni byliby do wystawienia faktury papierowej w momencie, kiedy nabywca nie wyraził zgody na sporządzenie dokumentu w wersji elektronicznej. W pakiecie ViDA fakturowanie elektroniczne ma stanowić domyślny system wystawiania faktur. Faktury papierowe będą mogły być sporządzane tylko wtedy, kiedy dane państwo członkowskie wyrazi na nie zgodę. Podsumowując, po przyjęciu pakietu ViDA faktury elektroniczne będą musiały być wystawiane zgodnie z normą europejską. Ich wystawianie i przesyłanie nie może zależeć i nie będzie zależało od wcześniejszego uzyskania bądź walidacji przez organy podatkowe danego państwa członkowskiego konieczności przesyłania faktur do odbiorcy.
Pakiet ViDA – obowiązek fakturowania elektronicznego w Unii Europejskiej
Obowiązek e-fakturowania na terytorium całej Unii Europejskiej zostanie spełniony tylko wtedy, kiedy podatnicy nie będą musieli uzyskiwać zgody od odbiorcy na wystawienie faktury elektronicznej. W związku z tym z dyrektywy VAT został uchylony art. 232.
Kolejna zmiana zastosowana w dyrektywie VAT dotyczy samej definicji faktury elektronicznej, która powinna zostać dostosowana do tej zawartej w dyrektywie 2014/55/UE dotyczącej fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych regulująca e-fakturowanie w transakcjach zawieranych pomiędzy przedsiębiorstwami, a administracją publiczną. Projekt dyrektywy ViDA zmieniający dyrektywę VAT zawiera zapis wskazujący, że wszelkie transakcje, które należy zgłosić do organu podatkowego powinny być dokumentowane w sposób elektroniczny. Dzięki temu obowiązek sprawozdawczości będzie łatwiejszy dla podatników i organów podatkowych i będzie odbywał się w sposób bardziej automatyczny. System wystawiania faktur elektronicznych powinien zostać ustawiony, jako domyślny. Jednocześnie państwa członkowskie w stosunku do dostaw krajowych powinny posiadać możliwość stosowania również innych środków. Wystawianie faktur elektronicznych i przesyłanie ich do nabywcy nie może zależeć od ich wcześniejszego zatwierdzenia bądź wcześniejszej akceptacji organów podatkowych. W przypadku sprawozdawczości VAT organy podatkowe muszą koniecznie otrzymywać dane bezzwłocznie, dlatego przy transakcjach transgranicznych termin wystawienia faktury powinien zostać ustalony na dwa dni robocze od momentu wystąpienia zdarzenia wskazującego na powstanie obowiązku podatkowego. Dzięki fakturowaniu elektronicznemu, podatkowe organy kontrolne otrzymają dane potrzebne do wykonania kontroli w sposób automatyczny. Przesyłany dokument elektroniczny powinien zawierać wszystkie dane, które muszą zostać przekazane do organu podatkowego.
Celem pakietu ViDA jest przede wszystkim dostosowanie systemu podatkowego państw członkowskich do nowej ery cyfrowej, dlatego między innymi konieczne jest wprowadzenie e-fakturowania na terytorium całej Unii Europejskiej. Jeżeli więc wystawienie faktury elektronicznej podlegałoby akceptacji odbiorcy, to nie byłoby możliwe wprowadzenie fakturowania elektronicznego i ustawienia go, jako domyślnego systemu dokumentowania transakcji dla VAT.
KSeF, a pakiet ViDA
Niektóre państwa członkowskie, w tym Polska zostały objęte okresem przejściowym, ponieważ uzyskały zgodę na e-fakturowanie jeszcze przed 1 stycznia 2024 roku lub już wprowadziły w życie e-faktury. W związku z powyższym Polska ma czas do 2035 roku na dostosowanie własnych rozwiązań w kwestii fakturowania elektronicznego do wymagań unijnych. Na pewno zmiany będą obejmować format xml, w którym wystawiane są faktury w Polsce. Jest on inny niż format unijny, który posiada szerszy zakres. Dobrym rozwiązaniem byłaby możliwość przenoszenia z KSeF formatu xml do formatu unijnego, ale nie wiadomo czy takie rozwiązanie będzie możliwe technicznie do wykonania.
Istotną kwestią jest też zmiana dotycząca terminu wystawiania faktur. Transakcje, których ma dotyczyć obowiązek raportowania będą dokumentowane przez faktury, które powinny zostać wystawione w okresie 10 dni licząc od powstania obowiązku podatkowego. Dzisiaj faktury wystawia się w terminie nie późniejszym niż 15 dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa towaru lub została wykonana usługa.
Zgodnie z pakietem ViDA, jedynie faktura ustrukturyzowana daje podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego wszędzie tam gdzie dokument powinien zostać wystawiony w tej formie. Wszystkie państwa członkowskie muszą przyjąć taką zasadę.
Trybunał Sprawiedliwości UE orzekł, że prawo do odliczenia podatku naliczonego nie zależy od formy wystawienia faktury. W projekcie ustawy o wprowadzeniu KSeF nie znalazł się zapis zgodnie, z którym nie można byłoby odliczyć VAT-u naliczonego z faktury niewystawionej w KSeF. Zmiany, które trzeba będzie zastosować w Polsce w związku z przyjęciem pakietu ViDA będą miały wpływ na stosowanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF.
Jak wprowadzenie pakietu ViDA wpłynie na KSeF?
Ministerstwo Finansów zapewnia, że postara się, aby zmiany wprowadzane przez pakiet ViDA nie zmieniły za bardzo zasad związanych z funkcjonowaniem KSeF. Ministerstwo chce do minimum ograniczyć dodatkowe obowiązki, jakie mogłyby być nałożone na przedsiębiorców w związku z wprowadzeniem pakietu ViDA. Jednocześnie należy pamiętać, że format faktur krajowych powinien być zgodny z normą unijną. Obecnie, struktura zgodna z normą europejską stosowana jest tylko w transakcjach dokonywanych w sektorze rządowym, a docelowo dotyczyć ma również transakcji pomiędzy przedsiębiorcami, dlatego muszą one zostać dostosowane do struktury europejskiej. Między innymi z tego powodu Polska nie zdecydowała się teraz na wprowadzenie struktury europejskiej w ramach KSeF, ponieważ przyjęcie jej w tej chwili mogłoby narazić na zastosowanie kolejnych dostosowań systemów informatycznych w późniejszym okresie, kiedy będzie wchodziła nowa wersja struktury. Według ministerstwa wszelkie ewentualne zmiany mają zostać ograniczone do niezbędnego minimum.
Pakiet ViDA, a wątpliwości przedsiębiorców
Przedsiębiorcy obawiają się, że wprowadzany pakiet ViDA będzie miał wpływ na funkcjonowanie KSeF, ponieważ do tej pory Ministerstwo Finansów nie przedstawiło żadnych konkretnych rozwiązań. W szczególności chodzi o wyjaśnienie różnic w formatach e-faktur, czyli formatu xml stosowanego w Polsce i formatu unijnego. Wątpliwości dotyczą również objęcia obowiązkiem korzystania z KSeF podatników zagranicznych posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
Obowiązek e-fakturowania w Polsce
Projekt nowelizacji ustawy o VAT zawiera zapis mówiący o obowiązku wystawiania faktur elektronicznych przez wszystkich podatników, zarówno czynnych jak i zwolnionych z VAT. Pakiet ma zacząć obowiązywać w następujących terminach:
od 1 lutego 2026 roku – podatnicy dokonujący sprzedaży o wartości przekraczającej w 2025 roku kwotę 200 mln złotych razem z podatkiem
od 1 kwietnia 2026 roku – pozostali przedsiębiorcy.
Do końca 2026 roku został przewidziany okres przejściowy, w którym będzie można stosować dobrowolnie tryb „offline”. Wszyscy podatnicy będą mogli przesyłać wystawione faktury do KSeF z opóźnieniem jednego dnia roboczego zanim zostaną wprowadzone one do obrotu gospodarczego, czyli zostaną przekazane kontrahentowi. Faktury elektroniczne będą mogły być wystawiane konsumentom na zasadzie dobrowolności.
