Czy numeracja wszystkich faktur musi być kolejna?
Organ skarbowy zajął się oceną sytuacji przedstawionej przez przedsiębiorcę, w której dochodziło do sprzedaży w formie osobnych sieci, niezależnych kontrahentów. Sprzedaż towarów podatnika odbywała się w sposób bezpośredni w formie dostawy towarów albo po zawarciu umowy agencyjnej.
Używany przez podatnika system fakturowania funkcjonuje w taki sposób, żeby w momencie wydawania zakupionego towaru z magazynu, dostarczanego w dalszej kolejności do kontrahenta, program w sposób w pełni automatyczny przygotowywał oraz wystawiał dowód księgowy. Jeżeli ma miejsce sprzedaż towaru, wystawiona zostaje faktura sprzedaży VAT. Z kolei dla umowy agencyjnej ma miejsce przygotowanie noty wewnętrznej pozwalającej udokumentować wydanie towaru. W praktyce przekłada się to na połączenie numerów widniejących na fakturze oraz innych dowodach sprzedaży. Zgodnie z obowiązującymi zasadami wymaga się zachowania ciągłości numeracji dla wszystkich przygotowanych dowodów. Co to oznacza? W prezentowanej firmie, nawet jeżeli dwie faktury zostaną wystawione po sobie, nie muszą mieć następujących po sobie numerów. Czy jest to zgodne z zasadami ustalonymi przez ustawodawcę?Kolejność wyłącznie dla faktur
Posiłkując się wnioskiem o indywidualną interpretację, podatnik wskazał, iż przedstawiony we wcześniejszej części sposób numeracji jest sprzeczny z przepisami art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku towarów i usług. Jednak, w trakcie sprawdzania, czy stosowany przez przedsiębiorstwo system numeracji faktur, nie jest sprzeczny z ustawą o VAT należy zapoznać się z ze stanowiskiem Dyrektora KIS (interpretacja z dnia 07.02.2023 r., sygn. akt 0114-KDIP1-3.4012.603.2022.1.KP), który odwołał się do słownika języka polskiego.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji wskazał na art. 106e ust. 1 tej ustawy, gdzie wyznaczono, jakie elementy muszą znaleźć się w każdej fakturze. Jedną z niezbędnych informacji jest kolejny numer, nadany w ramach jednej albo więcej serii, pozwalający w sposób jednoznaczny na identyfikację dokumentu.
Wymagane jest, aby stosowana numeracja faktur zapewniła ciągłość ich ewidencjonowania – stosuje się kolejne numery, pozwalające na identyfikację konkretnego dokumentu. Obowiązujące przepisy nie informują, co dokładnie oznacza określenie „kolejny”. Dyrektor KIS wskazuje, iż wymagane jest skorzystanie ze słownikowej definicji tego słowa. Zgodnie ze słownikiem każda następna faktura musi mieć numer o jeden większy niż wcześniejszy. W trakcie fakturowania należy przestrzegać chronologii numerowania, która jest dedykowana wszystkim fakturom – ale tylko fakturom, a nie innym dowodom potwierdzającym generowanie przychodów przez przedsiębiorstwo.
Organ podatkowy potwierdził, iż system numeracji faktur w spółce, która zwróciła się o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej, jest zgodny z podstawowym celem numerowania faktur sprzedaży VAT, który polega na zapewnieniu ich szybkiej i bezbłędnej identyfikacji. Jedynym problemem może być fakt, iż fakturowanie odbywa się przy pomocy programu, używanego jednocześnie do rejestrowania innych dokumentów dotyczących wydania towaru w sposób ciągły, bez względu od rodzaju przygotowywanych dokumentów. Ciągłość numeracyjna obowiązuje dla wszystkich przygotowanych dokumentów, czyli w omawianym przykładzie faktur oraz not wewnętrznych. W praktyce oznacza to, że faktury sprzedaży VAT nie zawsze będą miały kolejne, następujące po sobie numery. Takie postępowanie i wybrany sposób numeracji używany przez przedsiębiorstwo nie odpowiada zasadom wyznaczonym w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy.
Data publikacji: 2023-07-19, autor: FakturaXL
