Czy KSeF zastąpi OCR faktur?

Faktury elektroniczne już na stale przyjęły się w Polsce. Statystyki wskazują, że ponad ¾ firm zarejestrowanych w Polsce wystawia tego typu dokumenty. Odpowiedzią na nowoczesny sposób prowadzenia działalności jest Krajowy System e-Faktur stworzony przez Ministerstwo Finansów w celu wystawiania oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych. KSeF miał być obowiązkowy dla czynnych podatników VAT już w tym roku, jednak termin został przeniesiony na nieokreśloną jeszcze przyszłość.

Niektóre państwa europejskie już wprowadziły obowiązkowe e-faktury. Mowa o Hiszpanii, Włoszech i Rumunii.

Wprowadzenie elektronicznych faktur ma wiele korzyści:

• ograniczenie oszustw podatkowych,
• bezpieczeństwo w wystawianiu dokumentów,
• brak duplikatów,
• 10-letnia archiwizacja w systemie,
• szybszy zwrot podatku,
• uproszczenie księgowości,
• oszczędność czasu i pieniędzy.

OCR – co to jest?

OCR to system używany do rozpoznawania informacji widniejących w dokumencie, jego opisu, digitalizacji i kategoryzacji. Jest wykorzystywany na szeroką skalę do skanowania, a następnie odczytywania danych z faktur. W systemie dostępna jest funkcja archiwizacji dokumentów. Dowody sprzedaży w wersji papierowej mogą być rozpoznawane i wprowadzane do systemu.

JobRouter a elektroniczne faktury

JobRouter jest jednym z narzędzi pośredniczych w przekazywaniu informacji pomiędzy programem do księgowości używanym przez przedsiębiorstwo a KSeF. Oznacza to brak obowiązku używania rządowego systemu webowego i integracji każdego procesu biorącego udział w obrocie faktur elektronicznych wewnątrz jednostki.

Istotną rolę odgrywa również moduł IDR (skrót od angielskich słów Intelligent Data Recognition) służący do automatyzacji obiegu faktur, rozpoznawania informacji widniejących w fakturze, a następnie ich klasyfikacji. IDR został wzbogacony w samouczące się algorytmy umożliwiające rozpoznawanie danych na różnorodnych formach dokumentów, co z kolei przekłada się na automatyczne wprowadzanie danych w pola formularzy systemów wewnętrznych.

Czy OCR będzie dalej potrzebny po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF?

Po wprowadzeniu obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych każdy dowód sprzedaży będzie wyglądał tak samo, zawierał identyczne informacje, stąd korzystanie z OCR zostanie ograniczone, jednak technologia nie będzie całkowicie zbędna, gdyż obowiązek używania KSeF nie spocznie na wszystkich przedsiębiorcach – zgodnie z przepisami faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowe dla czynnych i zwolnionych podatników VAT. Pozostałe podmioty nie będą korzystać z KSeF, co jest równoznaczne z występowaniem dowodów sprzedaży w wewnętrznych procesach, a więc i dalszego używania OCR.

KSeF nie umożliwia dodawania do faktur ustrukturyzowanych żadnych załączników. Jeśli zaistnieje taka konieczność, trzeba tego dokonać w formie wiadomości e-mail albo dostarczyć listownie. Załączniki muszą być zapisane w archiwum firmowym razem z opisem ręcznym albo napisem przygotowanym przez OCR.

Wiele dokumentów nie funkcjonuje i w najbliższej przyszłości nie będzie występować w formie ustrukturyzowanej:

• dowody magazynowe,
• umowy,
• dokumenty kadrowe.

Warto je archiwizować w formie elektronicznej, używając do tego modułu IDR, wspieranego przez OCR dokumentów. Zastosowana technologia umożliwia klasyfikację dokumentów, a jeśli będzie to konieczne – odszukanie dowodu po wprowadzeniu słów kluczowych.

Data publikacji: 2024-02-04, autor: FakturaXL