Jak wypełnić Świadectwo pracy dla pracownika?

Świadectwo pracy to jeden z najważniejszych dokumentów wystawianych przez pracodawcę po zakończeniu stosunku pracy. Zawiera kluczowe informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i zasiłkowych byłego pracownika w przyszłości. Z tego względu jego prawidłowe sporządzenie ma znaczenie nie tylko formalne, ale również praktyczne i prawne. Jak wystawiać świadectwo pracy zgodnie z aktualnymi przepisami prawa pracy? Odpowiadamy.

Obowiązek wydania świadectwa pracy

Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy oraz rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy, pracodawca ma obowiązek niezwłocznego wydania świadectwa pracy w dniu ustania stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z byłym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w terminie 7 dni. W przypadku kontynuacji zatrudnienia (nawet po przerwie krótszej niż tydzień), świadectwo pracy wydawane jest wyłącznie na wniosek pracownika.

Od 7 września 2019 r. świadectwo pracy musi zostać przekazane pracownikowi w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą pracodawcy. Co istotne, od 1 stycznia 2017 r. zrezygnowano z obowiązku opatrywania dokumentu pieczęcią firmową.

Struktura świadectwa pracy – krok po kroku

Świadectwo pracy składa się z szeregu ustępów, z których każdy zawiera ściśle określone informacje wymagane przez przepisy. Poniżej przedstawiono szczegółowe omówienie każdego z nich.

Ustęp 1 – dane podstawowe

W pierwszym ustępie dokumentu wskazuje się:

• imię (imiona) i nazwisko pracownika,
• datę urodzenia,
• dane pracodawcy (nazwa, adres),
• okres zatrudnienia, uwzględniający wszystkie umowy zawarte z tym samym pracodawcą, jeśli nie wydano wcześniej osobnych świadectw pracy,
• wymiar czasu pracy (pełny etat, część etatu itp.).

W przypadku przejęcia pracownika zgodnie z art. 231 Kodeksu pracy, pracodawca wskazuje również wcześniejsze okresy zatrudnienia oraz dane poprzednich pracodawców.

Ustęp 2 – agencje pracy tymczasowej

W przypadku zatrudnienia za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej, należy wskazać dane wszystkich pracodawców użytkowników oraz okresy wykonywania pracy tymczasowej.

Ustęp 3 – rodzaj pracy i stanowiska

W tym miejscu dokumentu opisuje się charakter wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska oraz pełnione funkcje. Zaleca się formułowanie opisów w sposób syntetyczny, lecz precyzyjny.

Ustęp 4 – sposób ustania stosunku pracy

To jeden z najważniejszych ustępów, wskazujący tryb i podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Wymagane jest również określenie strony, która złożyła oświadczenie woli o rozwiązaniu stosunku pracy.

Przykłady:

• „Stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania umowy o pracę przez pracownika za wypowiedzeniem – art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy.”
• „Stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania umowy o pracę przez pracodawcę bez wypowiedzenia – art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.”

Ustęp 5 – odszkodowanie za skrócony okres wypowiedzenia

Jeśli w wyniku rozwiązania umowy doszło do skrócenia okresu wypowiedzenia (np. na podstawie art. 36 § 1 k.p.), należy wskazać okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie.

Ustęp 6 – informacje o urlopach i świadczeniach

Ten ustęp składa się z kilku punktów:

• 6.1 – urlop wypoczynkowy: należy wskazać liczbę dni i godzin urlopu przysługującego oraz wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Osobno należy wykazać urlop na żądanie (art. 167² k.p.).
• 6.2 – urlop bezpłatny: informacja o urlopie bezpłatnym, wraz z podstawą prawną jego udzielenia.
• 6.3 – urlop ojcowski: wykazuje się wykorzystany urlop ojcowski, podając imię i nazwisko dziecka, dla którego urlop został wykorzystany.

Ustęp 7 i kolejne – inne świadczenia i obowiązki informacyjne

W dalszych częściach świadectwa pracy pracodawca musi ująć dodatkowe informacje, w tym:

• świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego, np. okres pobierania zasiłku chorobowego,
• okresy oddelegowania lub świadczenia pracy za granicą,
• wzmianka o zajęciu wynagrodzenia, zgodnie z przepisami postępowania egzekucyjnego,
• informacje o członkostwie w związkach zawodowych, jeśli wpływały na stosunek pracy,
• szkolenia BHP oraz badania lekarskie.

Na żądanie pracownika świadectwo może zawierać również dane dotyczące wysokości i składników wynagrodzenia oraz uzyskanych kwalifikacji zawodowych.

Korekta świadectwa pracy i odpis

Pracownik, który zauważy nieścisłości lub błędy w wystawionym świadectwie, ma prawo wnioskować o jego sprostowanie. Jeżeli pracodawca odmówi uwzględnienia wniosku, pracownik może wnieść powództwo do sądu pracy. W przypadku uznania roszczenia przez sąd lub po uwzględnieniu wniosku przez pracodawcę, wystawia się nowe świadectwo pracy z aktualną datą.

Odpis świadectwa pracy nie jest wymagany przepisami prawa, jednak dla celów dowodowych zaleca się jego sporządzenie i przechowywanie w aktach osobowych pracownika. Dokument należy archiwizować zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, tj. przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Podsumowanie

Wystawienie świadectwa pracy jest obowiązkiem prawnym, który należy zrealizować rzetelnie, terminowo i zgodnie z przepisami. Dokument ten stanowi ważny dowód w zakresie przebiegu zatrudnienia i wpływa na możliwość korzystania przez byłego pracownika z dalszych uprawnień – zarówno zawodowych, jak i socjalnych. Właściwe wypełnienie każdego ustępu świadectwa oraz przejrzysta forma jego przedstawienia zwiększają transparentność i profesjonalizm organizacji jako pracodawcy.

Data publikacji: 2025-06-21, autor: FakturaXL