Obecne regulacje – na czym polega staż pracy?
W obowiązującym stanie prawnym wyróżnia się dwa główne rodzaje stażu pracy:- staż zakładowy – obejmuje okres zatrudnienia u jednego pracodawcy, mający znaczenie dla wewnętrznych regulaminów, np. prawa do dodatków stażowych;
- staż ogólny – obejmuje łączny czas pracy w różnych miejscach, który wpływa m.in. na wymiar urlopu wypoczynkowego czy okres wypowiedzenia.
Kodeks pracy wskazuje, że do stażu wlicza się przede wszystkim zatrudnienie wynikające ze stosunku pracy – czyli umowę o pracę, powołanie, mianowanie czy spółdzielczą umowę o pracę. Dodatkowo ustawodawca uwzględnia określone okresy niezwiązane bezpośrednio z zatrudnieniem: naukę w szkołach, służbę wojskową, pracę w gospodarstwie rolnym czy pobieranie zasiłku dla bezrobotnych.
W praktyce oznacza to jednak wykluczenie z rozliczeń wielu osób, które przez lata wykonywały pracę na podstawie umów zlecenia czy kontraktów B2B. Ten brak równowagi był od dawna przedmiotem krytyki i stanowił impuls do nowelizacji przepisów.Dlaczego reforma jest potrzebna?
Rynek pracy w Polsce i w Europie uległ w ostatnich dwóch dekadach istotnym przeobrażeniom. Coraz więcej osób świadczy pracę w elastycznych formach zatrudnienia – od umów zlecenia, przez kontrakty menedżerskie, aż po samozatrudnienie. Dotychczas te aktywności nie były w pełni uwzględniane przy ustalaniu stażu, co w efekcie ograniczało prawa wielu pracowników do podstawowych świadczeń.
Problem szczególnie mocno dotykał młodych osób, które po studiach podejmowały pierwszą pracę właśnie w formie cywilnoprawnej. Po kilku latach realnego doświadczenia zawodowego wciąż traktowane były tak, jakby zaczynały od zera.
Nowe przepisy mają więc nie tylko uprościć rozliczenia, ale przede wszystkim zbliżyć regulacje prawne do rzeczywistości rynku pracy i zapewnić większą sprawiedliwość w zakresie nabywania uprawnień pracowniczych.Zmiany od 2026 roku – co się wliczy do stażu?
Nowelizacja, która zacznie obowiązywać 1 stycznia 2026 r., zakłada istotne poszerzenie katalogu okresów uwzględnianych w stażu pracy; do rozliczeń będą wliczane m.in.:- wykonywanie pracy na podstawie umów cywilnoprawnych – zlecenia, agencyjnej czy kontraktu o świadczenie usług,
- prowadzenie działalności gospodarczej, o ile były opłacane składki na ubezpieczenie społeczne,
- praca w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych oraz kółkach rolniczych,
- udokumentowana praca za granicą, niezależnie od jej formy prawnej,
- okresy aktywności zawodowej osób do 26. roku życia, które wykonywały zlecenia bez obowiązku odprowadzania składek, pod warunkiem przedstawienia odpowiednich dowodów.
Jak dokumentować staż po nowelizacji?
Podstawową instytucją odpowiedzialną za potwierdzanie okresów zatrudnienia stanie się Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Od 1999 roku ZUS dysponuje pełnymi danymi dotyczącymi opłacania składek i na tej podstawie będzie wydawał zaświadczenia. Dokument ten stanie się najważniejszym dowodem stażu pracy.
Jeżeli jednak okresy aktywności nie znajdują się w rejestrach ZUS – np. praca za granicą lub działalność gospodarcza bez składek – pracownik będzie zobowiązany do przedłożenia dodatkowych dokumentów, takich jak:- kopie umów cywilnoprawnych,
- faktury i rachunki wystawiane w ramach działalności,
- zaświadczenia od pracodawców lub kontrahentów,
- dokumenty zagranicznych instytucji potwierdzające zatrudnienie i odprowadzanie składek,
- potwierdzenia przelewów wynagrodzeń.
Przepisy przewidują, że pracownicy będą mieli 24 miesiące od wejścia ustawy w życie, aby zgłosić brakujące okresy i uzupełnić dokumentację.
Wyzwania dla pracodawców i działów kadr
Zmiana sposobu ustalania stażu pracy oznacza dla firm konieczność przeorganizowania procesów kadrowych; najważniejsze wyzwania to:- aktualizacja systemów kadrowo-płacowych tak, aby umożliwiały rozliczanie stażu na podstawie różnych form zatrudnienia,
- weryfikacja dokumentacji pracowniczej i ewentualne uzupełnienie jej o brakujące dane,
- przygotowanie się na konieczność retrospektywnego przeliczania stażu – szczególnie w przypadku pracowników z długą historią zatrudnienia na umowach cywilnoprawnych,
- wdrożenie nowych procedur weryfikacji i archiwizacji dokumentów.
Rola systemów informatycznych w naliczaniu stażu
Nowe przepisy w praktyce wymuszą na przedsiębiorstwach korzystanie z nowoczesnych narzędzi kadrowych, które oferują funkcje automatycznego przeliczania stażu pracy, integrację z danymi ZUS oraz generowanie raportów dla poszczególnych pracowników.
Dzięki temu proces ustalania stażu może stać się prostszy i mniej podatny na błędy. W dużych organizacjach, zatrudniających setki czy tysiące osób, takie rozwiązania będą wręcz niezbędne, by sprostać nowym obowiązkom.Jak przygotować się do 2026 roku?
Choć przepisy zaczną obowiązywać dopiero od stycznia 2026 roku, już dziś warto rozpocząć przygotowania. Należy dokładnie przeanalizować dokumentację pracowniczą i upewnić się, że akta osobowe zawierają pełne informacje o dotychczasowych okresach zatrudnienia. Równie istotne jest uświadomienie pracowników o konieczności gromadzenia dokumentów potwierdzających aktywność zawodową poza etatem, tak aby w przyszłości uniknąć problemów z udowodnieniem stażu. Firmy powinny także zaktualizować systemy kadrowo-płacowe, by były zgodne z nowymi przepisami oraz umożliwiały prawidłowe rozliczenia. Kluczowe jest również przeszkolenie działów HR, aby mogły sprawnie interpretować przepisy i prawidłowo ustalać staż pracy w nietypowych przypadkach. Warto przy tym zadbać o komunikację wewnętrzną i stworzyć procedury ułatwiające gromadzenie brakujących danych. Im szybciej przedsiębiorstwo podejmie działania, tym płynniej przejdzie przez okres zmian i zyska przewagę organizacyjną, minimalizując ryzyko błędów i opóźnień.Podsumowanie
Staż pracy wciąż pozostaje jednym z fundamentów prawa pracy. Reforma planowana na 2026 rok to krok w stronę większej sprawiedliwości i dostosowania przepisów do realiów współczesnego rynku pracy. Wliczanie do stażu umów cywilnoprawnych, działalności gospodarczej czy pracy za granicą sprawi, że wielu pracowników zyska dodatkowe uprawnienia, a system stanie się bardziej przejrzysty.
Dla pracodawców oznacza to jednak spore wyzwania organizacyjne – od konieczności gromadzenia dodatkowych dokumentów, po modernizację systemów informatycznych. Warto zacząć przygotowania już teraz, by w 2026 roku być gotowym na nowe zasady i uniknąć kosztownych błędów.
Data publikacji: 2025-09-22, autor: FakturaXL
