Przedsiębiorcy czasami kierowani różnymi powodami podejmują decyzję o zmianie miejsca siedziby firmy. Często o przeprowadzce decyduje np.: atrakcyjna cena najmu, lepsza lokalizacja, czy większy lokal. Jednak każda przeprowadzka jest dość trudnym przedsięwzięciem. Wymaga dobrej organizacji i wiąże się z określonymi kosztami, a także z podaniem informacji o zmianie siedziby.
Przedsiębiorcy nie zawsze zdają sobie sprawę z tego, że o każdej zmianie miejsca prowadzenia działalności gospodarczej powinni powiadomić urząd. Obowiązkowo muszą dokonać aktualizacji danych w CEIDG. Jeżeli adres podany podczas rejestracji firmy zmienił się, to należy o tym fakcie poinformować stosowne urzędy. W przypadku kiedy przedsiębiorca posiada kwalifikowany podpis lub Profil Zaufany, to może zaktualizować wpis online.
Miejsce prowadzenia działalności gospodarczej jest o tyle ważne, ponieważ na tej podstawie przedsiębiorca rozlicza się i składa deklaracje podatkowe VAT. Z kolei deklaracja PIT składana jest w urzędzie właściwym dla miejsca zamieszkania. Przeprowadzka do innego miejsca może spowodować, że firma będzie podlegała pod inny Urząd Skarbowy.
Aktualizacja danych u dostawców usług
Zmiana adresu prowadzenia działalności gospodarczej sprawia, że przedsiębiorca powinien również przekazać stosowną informację do stałych usługodawców, jak np.: do operatora telefonii komórkowej, a także do banku, w którym posiada rachunek firmowy. Dzięki temu ma pewność, że ewentualne pismo, które zostało do niego wysłane, na pewno dotrze.
Informowanie klientów
O zmianie miejsca prowadzenia działalności warto poinformować także swoich klientów, zwłaszcza jeżeli firma prowadzi sprzedaż stacjonarną lub posiada naziemny punkt usługowy. Czasami zmiana adresu na stronie internetowej może nie wystarczyć, dlatego też należy wykorzystać wszystkie dostępne kanały za pomocą, których można przekazać informacje, np.: media społecznościowe, czy reklamę Google Ads. Adres należy zaktualizować także w dokumentacji firmowej, jak: faktury, wizytówki, czy papier firmowy.
Jak przeprowadzić sprawnie przeprowadzkę?
Przede wszystkim warto zacząć od spisu czynności i spraw, które należy wykonać na początku, zaraz po podjęciu decyzji. Następnie trzeba sporządzić spis rzeczy ruchomych, które będą przeniesione do nowego biura. Trzeba zrobić to rzetelnie, aby o czymś nie zapomnieć. Jeżeli lista rzeczy przeznaczonych do przewiezienia jest spora (duże ilości wyposażenia, mebli, sprzętu komputerowego itp.), to dobrym rozwiązaniem wydaje się być zatrudnienie profesjonalnej firmy przeprowadzkowej. Przy przeprowadzce należy zadbać również o bezpieczeństwo przenoszonych danych klientów, realizowanych projektów itp. zarówno cyfrowych jak i fizycznych. Można np.: wykonać kopie cyfrowe wszystkich dokumentów i umieścić je w chmurze. Najbardziej skomplikowanym procesem jest przeprowadzka z całą infrastrukturą. Wtedy najlepiej zatrudnić profesjonalną firmę, która zdemontuje urządzenia i powtórnie zamontuje je w nowym miejscu. Podobnie jeżeli trzeba przenieść np.: maszyny produkcyjne, a nawet całe linie produkcyjne.
