Przedsiębiorcy coraz częściej wystawiają faktury elektroniczne. Takie dokumenty wysyłane są e-mailem w postaci PDF. Czy taka forma przekazania faktury jest prawidłowa? Jak do sprawy podchodzą organy podatkowe? faktura pdf e-mail

Wysyłka faktur w formie elektronicznej

Zgodnie z ustawą o podatku VAT przez fakturę elektroniczną należy rozumieć fakturę sporządzoną w formie elektronicznej i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Dokument może być przekazany w dowolnej formie. Ustawa dokładnie nie wskazuje jakie warunki w przypadku faktur elektronicznych powinny zostać spełnione. 

Faktura w formie PDF-u 

Faktury wystawione elektronicznie zarówno w formacie PDF jak i XML traktowane są tak samo jak dokumenty wystawione w formie papierowej. Najważniejsze, aby zawierały wszystkie wymagane dane zgodnie z ustawą o VAT. Poza tym fakturę VAT musi cechować:
  • autentyczność pochodzenia
  • integralność treści
  • czytelność.

Faktura wysłana w PDF, to faktura wydana?

Przedsiębiorca zwrócił się do organu podatkowego z zapytaniem w interpretacji (nr 0112-KDIL3.4012.369.2020.1JK z dnia 21.07.2020 roku), czy jeżeli prześle wystawioną fakturę elektroniczną w formacie PDF za pośrednictwem infrastruktury X na adres e-mail podany przez nabywcę, to będzie to oznaczało, że faktura została wydana nabywcy. W odpowiedzi Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko przedsiębiorcy za prawidłowe i napisał w uzasadnieniu, że: 

W konsekwencji należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że planowane przez niego wysyłanie faktur elektronicznych w formacie pliku PDF z wykorzystaniem i za pośrednictwem infrastruktury X związanej z aplikacją mobilną, na adres e-mailowy wskazany przez nabywcę podczas akceptacji regulaminu aplikacji mobilnej, w którym wyraził żądanie otrzymywania faktur w formie elektronicznej, zapisany na koncie nabywcy w Centralnym Systemie Płatności Mobilnych, będzie spełniało przesłanki do uznania, że nastąpi wydanie faktury w myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy. W świetle powyższego rozstrzygnięcia oczywiście należy uznać, że przesłanie faktury w formacie PDF uznawane jest za jej wydanie. W dobie dynamicznych zmian, szczególnie na polu wymiany danych w formacie elektronicznym, takie stanowisko wydaje się jedyną słuszną decyzją. Problematyka wystawiania i przesyłania faktur jest niezwykle ważną kwestią, ponieważ z jednej strony daje informację do wyliczenia podatku VAT należnego, a z drugiej strony warunkuje możliwość odliczenia podatku naliczonego i tym samym pozwala na realizację zasady neutralności w VAT. A tylko faktury VAT wystawione w sposób prawidłowy i otrzymane przez nabywcę dają prawo do odliczenia podatku.

Data publikacji: 2021-03-12, autor: FakturaXL

ZADAJ PYTANIE DO ARTYKUŁU