Remont wynajmowanego lokalu w kosztach firmy

Wynajem lokalu użytkowego na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej wiąże się niejednokrotnie z koniecznością jego dostosowania do specyfiki firmy. Prace budowlane, adaptacyjne czy remontowe stanowią w takim przypadku istotne nakłady inwestycyjne. Z perspektywy podatkowej kluczowe jest ustalenie czy wydatki poniesione przez podatnika mogą zostać bezpośrednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, czy też powinny być ujęte jako inwestycja w obcym środku trwałym i rozliczane poprzez odpisy amortyzacyjne. Odpowiednie zakwalifikowanie tych nakładów ma bezpośredni wpływ na sposób i moment ich rozliczenia w ewidencji podatkowej.

Inwestycja w obcym środku trwałym – definicja i konsekwencje

Zgodnie z art. 22a ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa PIT), amortyzacji podlegają inwestycje w obcych środkach trwałych, a więc wydatki poniesione na ulepszenie środka trwałego nienależącego do podatnika, ale przez niego użytkowanego na podstawie stosownej umowy, np. najmu lub dzierżawy. Prace te mogą polegać na przebudowie, adaptacji, rozbudowie lub modernizacji wynajmowanego lokalu.

Aby jednak móc mówić o inwestycji w obcym środku trwałym, konieczne jest, by przedmiot najmu spełniał przesłanki uznania go za środek trwały, a więc był kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania (art. 22a ust. 1 ustawy PIT). Dopiero wówczas wydatki ulepszające lokal mogą zostać ujęte jako odrębny środek trwały w księgach najemcy i rozliczane za pomocą odpisów amortyzacyjnych.

Warunek kompletności i zdatności do użytku

Przedmiot inwestycji musi być nie tylko fizycznie gotowy do użycia, ale także spełniać wszelkie wymogi formalne umożliwiające jego legalne użytkowanie. Oznacza to m.in. posiadanie odpowiednich zezwoleń czy odbiorów technicznych. Jeżeli lokal nie spełnia tych warunków, nie można uznać, że jest środkiem trwałym, a tym samym nie może być mowy o inwestycji w obcym środku trwałym.

W takich przypadkach – gdy lokal jest wynajmowany np. w stanie surowym i wymaga gruntownego przystosowania do użytku – nakłady poniesione przez podatnika na jego adaptację są traktowane jako tworzenie środka trwałego, a nie jego ulepszanie. W efekcie, zgodnie z linią interpretacyjną organów podatkowych, wydatki te nie mogą zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów podatkowych, lecz muszą być amortyzowane jako inwestycja w obcym środku trwałym.

Remont a ulepszenie – rozróżnienie istotne podatkowo

Praktycznym wyzwaniem jest rozróżnienie pomiędzy remontem a ulepszeniem środka trwałego. Brak jednoznacznych definicji w przepisach podatkowych sprawia, że należy odwoływać się do regulacji zawartych w ustawie Prawo budowlane. Zgodnie z jej art. 3 pkt 8, remont to działania mające na celu przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego budynku, z dopuszczeniem stosowania nowoczesnych materiałów. Prace te nie mogą jednak prowadzić do zmiany przeznaczenia czy funkcji użytkowej obiektu.

Z kolei ulepszenie środka trwałego, zgodnie z art. 22g ust. 17 ustawy PIT (oraz odpowiednio art. 16g ust. 13 ustawy o CIT), to takie działania, które skutkują zwiększeniem jego wartości użytkowej – mierzonym m.in. przez wzrost funkcjonalności, zmniejszenie kosztów eksploatacyjnych lub wydłużenie okresu używania. Jeśli łączne wydatki na ten cel w roku podatkowym przekraczają 10.000 zł, podatnik ma obowiązek ująć je jako inwestycję i amortyzować.

Zatem samo nazwanie robót „remontem” nie przesądza o ich kwalifikacji podatkowej. Kluczowe znaczenie ma rzeczywisty charakter wykonanych prac oraz moment ich poniesienia.

Remont przed oddaniem lokalu do użytku

W sytuacji, gdy wydatki remontowe ponoszone są jeszcze przed rozpoczęciem użytkowania lokalu – czyli zanim stanie się on kompletnym i zdatnym do użycia środkiem trwałym – nie można ich potraktować jako kosztów uzyskania przychodu rozliczanych bezpośrednio. Prace te stanowią wówczas element procesu tworzenia inwestycji w obcym środku trwałym. Takie stanowisko potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 czerwca 2022 r. (0114-KDIP2-1.4011.245.2022.2.PD/KS).

Dopiero po zakończeniu prac i przyjęciu lokalu do używania możliwe jest rozpoczęcie amortyzacji poniesionych nakładów, przy czym – zgodnie z art. 22j ust. 4 pkt 1 ustawy PIT – minimalny okres amortyzacji inwestycji w obcym lokalu wynosi 10 lat, nawet jeżeli podatnik stosuje indywidualne stawki amortyzacyjne.

Remont w trakcie użytkowania lokalu

Inaczej wygląda sytuacja, gdy lokal został już przekazany do używania i spełnia warunki środka trwałego. Wówczas poniesione na jego remont wydatki – o ile mają charakter odtworzeniowy, nie prowadzą do zwiększenia jego wartości użytkowej i nie zmieniają jego funkcji – mogą zostać bezpośrednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Taki sposób rozliczenia nie wymaga prowadzenia odrębnej ewidencji środków trwałych ani amortyzacji. Warunkiem jest jednak wykazanie związku poniesionych wydatków z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz ich właściwa dokumentacja.

PRZYKŁAD 1
Podatnik wynajmuje lokal użytkowy w stanie surowym, a następnie ponosi wydatki na wykonanie instalacji elektrycznej, montaż ścian działowych, wyposażenie sanitariatów i wykończenie wnętrz. Lokal nie był wcześniej użytkowany i wymagał generalnego przystosowania. Nakłady te stanowią inwestycję w obcym środku trwałym, podlegającą amortyzacji od momentu przyjęcia lokalu do używania.

PRZYKŁAD 2
Podatnik prowadzi działalność usługową w wynajmowanym lokalu od kilku lat. W danym roku przeprowadza malowanie ścian, wymienia zużyte panele i instaluje nowe oświetlenie o tej samej funkcjonalności. Nie dochodzi do zmiany przeznaczenia pomieszczeń ani zwiększenia ich wartości użytkowej. Wydatki te mogą zostać rozpoznane jako remont i zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

PRZYKŁAD 3
W trakcie użytkowania lokalu najemca decyduje się na prace mające na celu podniesienie standardu obsługi klienta – montaż klimatyzacji, budowę przeszklonych ścianek działowych, instalację systemu audio. W tym przypadku mamy do czynienia z ulepszeniem środka trwałego – nakłady powinny być ujęte jako inwestycja w obcym środku trwałym i amortyzowane.

Znaczenie zapisów umowy najmu

Warto podkreślić, że zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego (art. 662–663), obowiązek utrzymania lokalu w stanie przydatnym do użytku spoczywa na wynajmującym. Jednak w praktyce to strony umowy najmu często ustalają, że to najemca ponosi określone koszty remontowe czy inwestycyjne. Ostateczny sposób ich rozliczenia podatkowego nie zależy jednak od zapisów umownych, lecz od charakteru wykonanych prac i spełnienia przesłanek ustawowych.

Podsumowanie

Rozliczenie nakładów poniesionych na wynajmowany lokal użytkowy wymaga każdorazowej analizy zakresu wykonanych prac oraz momentu ich poniesienia. Jeżeli roboty miały charakter remontowy i zostały wykonane po oddaniu lokalu do używania, koszty te mogą zostać bezpośrednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. W przeciwnym razie – w szczególności w przypadku adaptacji lokalu przed rozpoczęciem działalności – wydatki należy potraktować jako inwestycję w obcym środku trwałym i rozliczać za pomocą amortyzacji.

W kontekście dynamicznie zmieniającej się praktyki interpretacyjnej organów podatkowych warto każdorazowo dokumentować charakter wykonanych prac oraz – w razie wątpliwości – wystąpić o interpretację indywidualną, która zapewni podatkowe bezpieczeństwo rozliczeń.

Data publikacji: 2025-07-07, autor: FakturaXL