Sprzedaż na rzecz osób prywatnych zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podlega ewidencji na kasie fiskalnej. W przypadku nabycia towaru lub usługi przez inny podmiot niż ten wskazany w wymienionym przepisie nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej, co oznacza, że sprzedaż na rzecz firm, przedsiębiorstw i organizacji nie musi być zarejestrowana na kasie.
Przepisy zobowiązują podatników ewidencjonujących sprzedaż z zastosowaniem kas rejestrujących do wystawiania i wydawania nabywcom paragonu fiskalnego lub faktury z każdej dokonanej sprzedaży:
w postaci papierowej
w postaci elektronicznej – za zgodą nabywcy przesyłając go w sposób z nim uzgodniony.
Paragon fiskalny jest dowodem dokonania sprzedaży/zakupu. Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy o VAT powinien być wydrukowany z wyłączeniem dokumentów wskazanych w pkt. 1 lit. b wymienionego przepisu (paragon elektroniczny – e-paragon). Nie ma obowiązku drukowania e-paragonów, ponieważ i tak są one z reguły przesyłane drogą elektroniczną za zgodą nabywcy. Zgoda może być wyrażona w sposób dorozumiany, np. przez akceptację regulaminu sprzedaży.
Kasa fiskalna – możliwość stosowania e-paragonów
E-paragony można wystawiać za pomocą kas wirtualnych od 1 czerwca 2020 roku. Kasy wirtualne to kasy mające postać oprogramowania. Zgodnie z przepisami, a konkretnie par. 18 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania podatnicy prowadzący ewidencję mogą wystawiać i wydawać klientowi paragon fiskalny w postaci elektronicznej (e-paragon) za zgodą i w sposób uzgodniony z klientem. W przypadku, kiedy do rozpoczętej już sprzedaży nie dojdzie, to przedsiębiorca może wystawić e-paragon fiskalny anulowany.
Ewidencja sprzedaży dla określonych grup podatników lub rodzajów czynności może być prowadzona za pomocą kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Zgodnie z art. 111b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić na podstawie rozporządzenia grupy podatników lub rodzaje czynności w stosunku, do których można używać kas rejestrujących. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 roku w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności określa dokładnie w jakich przypadkach można używać kas rejestrujących w postaci oprogramowania. Został w nim zawarty katalog podmiotów, które mają prawo korzystać z kas wirtualnych. Obejmuje on między innymi podatników, którzy prowadzą działalność z zakresu:
usług przewozu osób samochodem osobowym również taksówką
usług związanych z wynajmem samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0)
usług związanych z przeprowadzkami świadczonych na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0)
usług transportowych
usług hotelarskich i podobnych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10)
usług obiektów noclegowych turystycznych oraz miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20)
usług świadczonych na polach kempingowych razem z polami przeznaczonych dla pojazdów kempingowych i pola namiotowe (PKWiU 55.30)
pozostałych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90)
usług restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10)
usług przygotowywania i dostarczania żywności, czyli catering dla osób z zewnątrz (PKWiU 56.21)
pozostałych usług gastronomicznych (PKWiU 56.29)
usług przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30)
sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych
usług mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0) również tych z użyciem urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie bezgotówkowej.
Tylko wymienione grupy podatników, które świadczą określone usługi mają prawo korzystać z kas wirtualnych i za ich pośrednictwem wystawiać paragony elektroniczne. Zgodnie z treścią par. 22 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących, od dnia 29 września 2021 roku istnieje możliwość wystawiania e-paragonów za pośrednictwem kas online. Kasa może wystawiać e-paragony fiskalne w postaci papierowej i elektronicznej. Wystawienie paragonu tylko w postaci elektronicznej zależy wyłącznie od wyboru dokonanego przez samego użytkownika.
Podsumowanie
E-paragony mogą wystawiać jedynie podatnicy korzystający z kas online i wirtualnych. Zgodnie z aktualnym stanem prawnym podatnicy, którzy prowadzą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mają prawo stosować paragony elektroniczne, ale tylko wtedy, kiedy zostaną spełnione określone warunki wskazane w przepisach rozporządzenia.
