Rozliczanie kilometrówki prywatnego samochodu

W wielu firmach prywatne samochody nadal pełnią funkcję narzędzia pracy – zarówno w jednoosobowych działalnościach, jak i w spółkach zatrudniających pracowników lub współpracowników B2B. Aby właściwie ująć koszty takich przejazdów i jednocześnie zabezpieczyć się przed zastrzeżeniami organów podatkowych, stosuje się kilometrówkę, czyli ewidencję przebiegu pojazdu. Jej prowadzenie nie zawsze jest obowiązkowe, jednak w wielu sytuacjach umożliwia korzystniejsze rozliczenia lub pełne odliczenia podatkowe.

Na czym polega kilometrówka?

Kilometrówka jest narzędziem pozwalającym wykazać, że dany pojazd był wykorzystywany w celach służbowych, a wydatki związane z jego eksploatacją mają bezpośredni związek z osiąganymi przychodami. Mechanizm ten stosuje się przede wszystkim przy używaniu w działalności prywatnych samochodów przedsiębiorcy lub pracowników, ale także w sytuacji, w której trzeba udowodnić, że firmowy pojazd nie jest wykorzystywany do użytku prywatnego.

Jej znaczenie jest podwójne: pozwala na prawidłowe ujęcie kosztów, a jednocześnie chroni przedsiębiorcę przed ryzykiem zakwestionowania rozliczeń podczas kontroli skarbowej. W praktyce kilometrówka stanowi dowód na to, że deklarowane koszty mają realne uzasadnienie.

Kto może korzystać z kilometrówki?

Ten sposób rozliczeń jest dostępny dla szerokiej grupy podatników i użytkowników pojazdów. Najczęściej dotyczy osób, które nie mają samochodu firmowego lub wykorzystują pojazd prywatny okazjonalnie. Kilometrówka obejmuje również sytuacje, w których konieczne jest udowodnienie, że firmowy pojazd służy wyłącznie działalności.

Może być stosowana m.in. przez: przedsiębiorców korzystających z prywatnych pojazdów lub chcących odliczać 100% kosztów eksploatacji aut firmowych, pracowników i zleceniobiorców otrzymujących zwrot kosztów za przejazdy prywatnym samochodem służbowo, udziałowców i współpracowników B2B używających własnych aut w ramach relacji biznesowych. Choć w wielu przypadkach prowadzenie kilometrówki jest dobrowolne, jej brak może ograniczyć możliwość rozliczenia pełnych kosztów.

Warunki rozliczania kilometrówki w 2025 roku

Podstawy prawne kilometrówki wynikają z ustawy o transporcie drogowym oraz odpowiedniego rozporządzenia Ministra Infrastruktury. Aktualne regulacje wyraźnie rozróżniają sytuację przedsiębiorców oraz pracowników.

W przypadku przedsiębiorców kluczowe znaczenie ma sposób użytkowania pojazdu. Jeżeli samochód prywatny jest wykorzystywany służbowo, można ujmować w kosztach 20% wydatków bez konieczności prowadzenia ewidencji. Gdy auto służy zarówno celom prywatnym, jak i firmowym, stosuje się limit 75% kosztów. Pełne, 100-procentowe rozliczenie przysługuje jedynie wtedy, gdy przedsiębiorca jest w stanie udowodnić wyłączne, służbowe wykorzystanie pojazdu – a to wymaga prowadzenia kilometrówki.

Dla pracowników sytuacja wygląda odmiennie, ponieważ ich rozliczenia opierają się wyłącznie na stawkach za przejechany kilometr. Nie ma tu obowiązku gromadzenia faktur za paliwo czy serwis; pracodawca wypłaca zwrot na podstawie ewidencji przebiegu i obowiązujących stawek.

Stawki kilometrówki w 2025 roku

Stawki za 1 km pozostają niezmienione w stosunku do lat poprzednich; mają zastosowanie wyłącznie przy rozliczeniach pracowniczych i obejmują:

• samochody osobowe: do 900 cm³ – 0,89 zł/km, powyżej 900 cm³ – 1,15 zł/km,
• motocykle – 0,69 zł/km,
• motorowery – 0,42 zł/km.

Zastosowanie odpowiedniej stawki pozwala na szybkie ustalenie kwoty zwrotu należnej pracownikowi lub współpracownikowi.

Rozliczanie kilometrówki w działalności gospodarczej

W przypadku przedsiębiorcy kluczowe znaczenie ma właściwe przypisanie wydatków do działalności. Wydatki takie jak paliwo, naprawy, części eksploatacyjne czy opłaty drogowe ujmuje się w KPiR na podstawie faktur. Wydatki dotyczące prywatnego samochodu wykorzystywanego w działalności ujmowane są w kosztach procentowo, zależnie od sposobu użytkowania pojazdu.

Jeśli auto jest środkiem trwałym wykorzystywanym wyłącznie służbowo, prowadzenie kilometrówki staje się obowiązkowe, a wszystkie koszty mogą być rozliczone w 100%. Brak ewidencji oznacza automatyczne ograniczenie odliczenia do 75%.

Pracownik, który wykorzystuje własne auto do celów służbowych, musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Dokument ten stanowi podstawę do obliczenia kwoty zwrotu, a jego poprawność jest kluczowa dla rozliczeń pracodawcy.

Ewidencja powinna zawierać m.in. informacje o trasie, celu wyjazdu, liczbie przebytych kilometrów, danych kierowcy oraz stanach licznika. Przy podróżach służbowych konieczne jest polecenie wyjazdu, które dodatkowo potwierdza zasadność przejazdu. Faktury za paliwo nie są wymagane, co znacznie upraszcza proces.

Potrzebujesz pomocy przy obliczaniu kilometrówki?
Wypróbuj nasz bezpłatny kalkulator kilometrówki.

Obowiązkowe elementy ewidencji pojazdu

Poprawnie prowadzona ewidencja powinna obejmować wszystkie dane pozwalające powiązać przejazd z działalnością. Obejmuje to m.in. numer rejestracyjny, daty rozpoczęcia i zakończenia ewidencji, stany licznika oraz opisy tras. Coraz częściej stosuje się rozwiązania elektroniczne – systemy, aplikacje lub arkusze, które mogą zostać zatwierdzone podpisem elektronicznym. Pozwala to na automatyzację zapisów i ograniczenie błędów.

W praktyce pojawia się wiele pytań dotyczących kilometrówki. Jednym z nich jest możliwość rozliczenia kilku pojazdów – przepisy dopuszczają taki wariant, pod warunkiem prowadzenia osobnej ewidencji dla każdego auta.

Trudności może sprawiać również kwestia pojazdu współdzielonego z rodziną. W takim przypadku nie ma możliwości wykazania, że auto wykorzystywane jest wyłącznie służbowo, dlatego odliczenie pełnych kosztów nie wchodzi w grę.

Pojawia się również kwestia zgłoszenia pojazdu do urzędu skarbowego. Obowiązek dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy przedsiębiorca odlicza 100% VAT od wydatków eksploatacyjnych. W pozostałych wariantach zgłoszenie nie jest wymagane.

Alternatywne formy finansowania samochodu

W wielu przypadkach korzystniejsze może okazać się rozwiązanie inne niż kilometrówka. Leasing operacyjny, leasing konsumencki czy wynajem długoterminowy umożliwiają ujęcie w kosztach stałych opłat miesięcznych, często bez konieczności prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu. Zakup samochodu na firmę i wprowadzenie go do ewidencji środków trwałych pozwala natomiast na amortyzację i pełne rozliczenie wydatków, jeśli pojazd służy wyłącznie działalności.

Podsumowanie

Rozliczanie kilometrówki wymaga znajomości aktualnych zasad i dopasowania ich do specyfiki prowadzonej działalności lub zasad współpracy z pracownikami. Choć przepisy mogą wydawać się złożone, odpowiednio prowadzona ewidencja pozwala bezpiecznie i efektywnie ujmować koszty związane z użytkowaniem pojazdu. Jest to narzędzie, które porządkuje rozliczenia, zwiększa transparentność i minimalizuje ryzyko podatkowe. W przypadku wątpliwości warto skorzystać z pomocy księgowej, która oceni najkorzystniejszy sposób dokumentowania i rozliczania przejazdów służbowych.

Data publikacji: 2025-12-03, autor: FakturaXL