Użytkowanie samochodu prywatnego w firmie wymaga spełnienia określonych wymagań. Jednym z nich jest prowadzenie tzw. kilometrówki, czyli ewidencji przebiegu pojazdów. jak rozliczyc kilometrowke

Czym jest kilometrówka?

Ewidencja przebiegu pojazdów nazywana również kilometrówką prowadzona jest w firmach wykorzystujących samochód prywatny dla celów służbowych. Polega na spisywaniu rzeczywiście przejechanych kilometrów.

Kilometrówka prowadzona zgodnie z przepisami powinna zawierać określone dane, jak: 
  • dane osoby korzystającej z samochodu
  • numer rejestracyjny pojazdu
  • przebieg trasy, jak: odległość, cel wyjazdu, data. 
Kilometrówkę prowadzi przedsiębiorca (pracodawca) nie tylko dla samochodów prywatnych użytkowanych w firmie, ale również dla innych pojazdów. Dla wszystkich na takich samych zasadach. Zapisuje się w niej kilometry przejechane przez pojazdy nie ujęte w ewidencji środków trwałych lub używanych w ramach najmu długoterminowego. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów jest niezbędnie, jeżeli przedsiębiorca chce odliczyć pełny VAT od leasingu lub od zakupionego pojazdu. W ten sposób będzie mógł udowodnić, że dany pojazd użytkuje tylko do celów służbowych. 

Ewidencja przebiegu pojazdu – jaki jest limit wydatków na kilometrówkę?

Kilometrówkę rozlicza się wg stawek za kilometr przebiegu pojazdu. Stawki zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Stawki są różne w zależności od typu pojazdu.

W 2022 roku stawki kilometrówki kształtują się następująco za każdy kilometr przebiegu pojazdu: 
  • motorowery niebędące własnością pracodawcy – 0,1382 zł 
  • motocykle – 0,2302 zł
  • auta osobowe o pojemności silnika nie większej niż 900 cm3 – 0,5214 zł
  • auta osobowe o pojemności skokowej silnika większej niż 900 cm3 – 0,8358 zł.
Przedsiębiorca użytkujący prywatny pojazd ponosi wszelkie koszty związane z przemieszczaniem się samochodu po trasie, jak np. opłaty za winiety, opłaty postojowe lub autostradowe. Dodatkowo przedsiębiorcę obowiązuje limit przebiegu kilometrów jakie mogą być pokonane w danym miesiącu.

Limit określa się na podstawie wielkości miejscowości, w której mieści się siedziba firmy. 
  • miejscowość do 100 000 mieszkańców – 300 km
  • miejscowość od 100 000 do 500 000 mieszkańców – 500 km
  • miejscowość powyżej 500 000 mieszkańców – 700 km
Po przekroczeniu limitu kilometrów, nadwyżka powinna być przeniesiona do rozliczenia na kolejny miesiąc. W sytuacji, gdyby nadwyżka wystąpiła pod koniec roku podatkowego, to wtedy wypłaca się ją jako wynagrodzenie inne. 

Ewidencja przebiegu pojazdu – co powinna zawierać?

W ewidencji przebiegu pojazdów muszą znaleźć się podstawowe informacje takie jak: 
  • dane pracownika
  • dane pracodawcy
  • numer rejestracyjny pojazdu
  • miejsce rozpoczęcia trasy
  • miejsce docelowe
  • stan licznika przed podróżą służbową
  • liczba przejechanych kilometrów
  • ustawowa stawka za kilometr, ale tylko w przypadku pracownika.
Ewidencję musi podpisać kierowca. Dopiero wtedy zostaje ona uznana za ważny dokument. 

Ewidencja przebiegu pojazdu – rozliczenia w ryczałcie

Wydatki związane z wyjazdami w delegację bądź użytkowaniem do celów służbowych pojazdów osobowych będących prywatną własnością można rozliczać również w formie ryczałtu. Ryczałt ustala się na podstawie ustawowej stawki za kilometr oraz szacunkowej liczby kilometrów, które w miesiącu może przejechać pracownik. Jeżeli w danym miesiącu pracownik będzie przebywał na urlopie lub zwolnieniu lekarskim, to kwota ryczałtu powinna być proporcjonalnie zmniejszona o wolne dni. 

Rozliczanie ewidencji przebiegu pojazdów

Kilometrówka, którą ustala się na podstawie ustawowych stawek za kilometr nie podlega opodatkowaniu. W przypadku, jeżeli pracodawca ustali wyższe stawki niż ustawowe za kilometr, np. przy delegacjach zagranicznych, to w takiej sytuacji wartość powyżej stawki standardowej zostaje uznana za przychód pracownika i podlega opodatkowaniu wg stawek standardowych.


Data publikacji: 2022-08-20, autor: FakturaXL

ZADAJ PYTANIE DO ARTYKUŁU