Zasady i procedury udzielania zamówień publicznych regulowane są przez ustawę Prawo zamówień publicznych. Umowa dotycząca zamówień publicznych zawierana jest pomiędzy zamawiającym, a wykonawcą oferującym roboty budowlane, usługi lub dostawy.
Najważniejsze zasady obowiązujące przy udzielaniu zamówień publicznych
zasada uczciwej konkurencji – zamawiający musi przeprowadzić postępowanie zgodnie z prawem, dobrymi obyczajami i interesem innego przedsiębiorcy lub klienta
zasada równości – zamawiający nie może preferować ani dyskryminować żadnego podmiotu przystępującego do postępowania o udzielenie zamówienia. Każdy musi być traktowany przez zamawiającego tak samo równo przez cały proces trwającego postępowania
zasada bezstronności i obiektywizmu – obowiązuje zakaz dotyczący między innymi uczestniczenia w postępowaniu przez podmioty powiązane z wykonawcą
zasada efektywności – zaleca się wybór oferty najbardziej korzystnej pod kątem ekonomicznym
zasada przejrzystości – postępowanie o udzielenie zamówienia powinno opierać się na jasnych regułach oraz powinno być przeprowadzone wg wcześniej ustalonych kryteriów
zasada pisemności i prowadzenia postępowania w języku polskim – postępowanie powinno być prowadzone w formie pisemnej w języku polskim. Dopuszcza się stosowanie odstępstw przewidzianych w ustawie, kiedy postępowanie można przeprowadzić według innych reguł
zasada jawności – informacje i dokumenty z postępowania muszą być ogólnie dostępne. W konkretnych sytuacjach wskazanych w ustawie zasada ta może zostać wyłączona.
W sytuacji, kiedy zostaną naruszone prawa wynikające z powyższych zasad wykonawca może skorzystać z określonych środków ochrony prawnej.
Zasada jawności w postępowaniu o zamówienia publiczne
Zasada jawności jest podstawową regułą obowiązującą przy postępowaniach dotyczących zamówień publicznych. Jak wskazuje ustawa Prawo zamówień publicznych postępowanie w sprawie o udzielenie zamówienia publicznego musi być jawne. Ograniczenie dostępu do informacji związanych z postępowaniem może nastąpić tylko w przypadkach określonych w ustawie. Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 19 września 2024 roku nr KIO 2896/24 stwierdziła, że postępowanie o udzielenie zamówienia powinno być przeprowadzone w sposób jawny, co oznacza:
że w pierwszej kolejności należy dążyć do zachowania jawności, zaś dopuszczone przez ustawodawcę wyjątki należy traktować w sposób ścisły. Wyjątkiem od zachowania jawności w postępowaniu o udzielenie zamówienia jest m.in. sytuacja, w której wymagana jest ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa. W art. 18 ust. 3 PZP ustawodawca uzależnił zaniechanie ujawnienia określonych informacji od tego, czy wykonawca „wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa”, czyli udowodnił, że w stosunku do tych informacji ziściły się przesłanki, o których mowa w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
Zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych nie można ujawniać informacji będących tajemnicą przedsiębiorstwa powołując się na przepisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji o ile wykonawca podczas przekazywania tych informacji zaznaczył, że nie wolno ich udostępniać i wykazał, że informacje te stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.
Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa?
Tajemnicę przedsiębiorstwa tworzą wszelkie informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne danej firmy lub inne informacje o wartości gospodarczej, które nie są powszechnie znane innym osobom zajmującym się tego typu informacjami lub takie informacje nie są łatwo dostępne dla tych osób. Tworzą one całość lub są ujęte w zestawieniu oraz w zbiorze ich elementów. Osoba uprawniona do korzystania z tych informacji lub rozporządzania nimi musi podjąć odpowiednie działania, aby utrzymać te informacje w poufności.
Których informacji nie można zastrzec?
Nie wszystkie informacje o firmie mogą zostać zastrzeżone.
Wykonawca nie może zastrzec: • nazw lub imion i nazwisk oraz adresów siedzib bądź miejsc prowadzonej działalności gospodarczej lub miejsc zamieszkania wykonawców z otwartymi ofertami • cen lub kosztów zawartych w ofertach.
Co może zamawiający?
Zamawiający ma prawo określić w dokumentach dotyczących zamówienia lub w ogłoszeniu o zamówieniu swoje wymagania związane z poufnością informacji przekazywanych wykonawcy podczas trwającego postępowania o udzielenie zamówienia.
Zamawiający może nie ujawniać poniższych informacji, jeżeli jest to zasadne z punktu widzenia ochrony prywatności lub interesu publicznego. Dotyczy to głównie informacji o:
danych osobowych o ile dostawy, usługi lub roboty budowlane świadczone są przez jednego wykonawcę z uwagi na ochronę praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów
wysokości wynagrodzenia o ile dostawy, usługi lub roboty budowlane świadczone są przez jednego wykonawcę w ramach udzielenia zamówienia w zakresie działalności kulturalnej przy organizacji wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki, jak i w zakresie działalności archiwalnej polegającej na gromadzeniu materiałów archiwalnych pod warunkiem, że powyższe zamówienia nie dotyczą wyposażania zamawiającego w środki trwałe wykorzystywane do bieżącej obsługi działalności zamawiającego, ale tylko wtedy, kiedy zamawiający jeszcze przed zawarciem umowy zamówienia dokonał zastrzeżenia, że wymienione dane nie mogą zostać udostępnione.
Powyższe dotyczy zamówień udzielanych z wolnej ręki.
W wyroku z dnia 8 października 2024 roku nr KIO 3124/24 wydanym przez Krajową Izbę Odwoławczą można przeczytać między innymi, że:
Nie zasługuje na aprobatę, aby w jawnym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, Zamawiający swoim działaniem polegającym na podejmowaniu w sposób nieprzejrzysty kolejnych czynności w postępowaniu wpływał na uprawnienie wykonawców do dostępu do jawnych informacji, a w konsekwencji na prawo do weryfikacji czynności i ich skutecznego zakwestionowania w odpowiednim terminie w drodze środków ochrony prawnej.
Zasada jawności – protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
Wszelkie działania podejmowane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego lub umową ramową muszą być udokumentowane w taki sposób, aby można było odtworzyć chronologicznie cały przebieg postępowania, a także innych ważnych czynności, które poprzedzały rozpoczęcie tego postępowania oraz czynności związanych z zawarciem umowy dotyczącej zamówienia publicznego bądź umowy ramowej. Do obowiązków zamawiającego należy przechowywanie dokumentacji postępowania, do których między innymi zalicza się także protokół postępowania. Dokumenty powinny być przechowywane w taki sposób, aby w każdym momencie niezwłocznie można było je udostępnić i odtworzyć bez cienia wątpliwości co do chronologicznego ciągu czynności i zdarzeń związanych z danym postępowaniem. Protokół postępowania ma charakter jawny i jest udostępniany na wniosek.
Załączniki do protokołu postępowania
Do protokołu postępowania dołącza się załączniki, które mogą zostać udostępnione w momencie dokonania wyboru najbardziej korzystnej oferty bądź unieważnienia postępowania. Oferty razem z załącznikami powinny zostać udostępnione niezwłocznie po otwarciu ofert, ale nie później niż w terminie 3 dni od dnia otwarcia ofert. Natomiast wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu razem z załącznikami powinny zostać udostępnione począwszy od dnia udzielenia informacji o wynikach oceny złożonych wniosków. Jednak nie można udostępnić informacji mających charakter poufny, również tych przekazywanych w trakcie negocjacji lub dialogu.
Zarówno protokół postępowania jak i załączniki do protokołu powinny być udostępniane w oryginale lub kopii za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Jeżeli taki sposób przekazania protokołu postępowania lub załączników byłby niemożliwy:
z przyczyn technicznych
z przyczyn wynikających z odrębnych przepisów
z przyczyn zaistnienia jednej z sytuacji, które zostały wskazane w art. 65 ust. 1 ustawy PZP
w przypadku złożenia zamówień związanych z obronnością i bezpieczeństwem,
to w tej sytuacji zamawiający musi niezwłocznie poinformować o tym wykonawcę. Jednocześnie musi wskazać mu inny sposób udostępnienia poprzez:
wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego
przez wysłanie za pośrednictwem poczty zgodnie z ustawą Prawo pocztowe lub za pośrednictwem posłańca.
Zasada jawności – odwołania przed Krajową Izbą Odwoławczą
Odwołania od postępowania rozpoznawane są przez Krajową Izbę Odwoławczą na rozprawie jawnej pod warunkiem, że ustawa nie stanowi inaczej. Krajowa Izba Odwoławcza może na wniosek lub z urzędu wyłączyć jawność rozprawy w całości lub w części w sytuacji, kiedy podczas rozpoznawania odwołania mogłoby dojść do ujawnienia informacji innych niż informacja niejawna będących tajemnicą chronioną, na którą wskazują odrębne przepisy. W takiej sytuacji na rozprawie mogą być obecne jedynie strony i uczestnicy postępowania odwoławczego lub ich pełnomocnicy. W przypadku, kiedy udostępniane materiały dowodowe mogłyby ujawnić informacje inne niż informacje niejawne będące tajemnicą chronioną na podstawie odrębnych przepisów, to Krajowa Izba Odwoławcza na wniosek lub z urzędu może ograniczyć stronom lub uczestnikom postępowania odwoławczego możliwość wglądu do materiałów dowodowych załączonych do akt sprawy.
