W dniu 18 września 2018 roku przyjęto projekt Ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane bądź usługi, a także partnerstwie publiczno – prawnym przez Radę Ministrów. Efektem ustawy jest wejście w życie obowiązku przyjmowania e-faktur m.in. w jednostkach samorządowych od 1 sierpnia 2019 roku. Celem niniejszego artykułu jest ukazanie różnic, które będzie można zauważyć w prawie, a także konsekwencji ściśle z tym związanych.
Podstawowym zadaniem stworzenia nowej ustawy było dopasowanie do unijnej Dyrektywy 2014/55/UE na temat elektrycznego fakturowania w dostawach publicznych do prawa obowiązujące w Polsce. Opinia rządzących jest jednoznaczna, a mianowicie chodzi o uzyskanie wielu pozytywnych zmian. Mowa chociażby o mniejszej ilości zatorów płatniczych, mniejszej ilości faktur wystawionych z błędami oraz oszczędności. Większa część wykonawców zamówień publicznych wystawia oraz księguje faktury przy zastosowaniu komputerowych systemów o charakterze finansowo – księgowym, aby w dalszej kolejności dostarczyć je do kontrahentów przy pomocy poczty. Instytut Logistyki i Magazynowania przeprowadził odpowiednie badania, które ukazały, że korzystając z elektronicznego fakturowania, na jednej fakturze wykonawca jest w stanie zaoszczędzić do 36 złotych.

Nowe prawo – dla kogo?

E-fakturowanie w zamówieniach publicznych obowiązuje:
  • organy władzy publicznej, administracji rządowej, kontroli państwowej i ochrony prawa, sądy oraz trybunały,
  • jednostki samorządu terytorialnego (mowa o gminach, powiatach, samorządach województwa) wraz z ich związkami,
  • państwowe jednostki budżetowe,
  • instytucje gospodarki budżetowej,
  • Narodowy Fundusz Zdrowia,
  • uczelnie publiczne,
  • państwowe oraz samorządowe instytucje kultury, a także państwowe instytucje filmowe.
Przepisy ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych muszą być przestrzegane przez wykonawców zamówień publicznych oraz zamawiających.

Jakie obowiązki ma wykonawca oraz zamawiający?

Od 18 kwietnia 2019 roku, zamawiający muszą być przygotowani na otrzymywanie faktury w formie elektronicznej.
Przez przygotowanie rozumie się dostosowanie systemów finansowo – księgowych oraz merytoryczne przygotowanie pracowników, co oznacza ich gotowość na pracę przy przestrzeganiu obowiązujących standardów. Z kolei wykonawcy mają prawo do wystawiania oraz dostarczania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

Faktury ustrukturyzowane

To, w jakim formacie zostaje dostarczona e-faktura jest uwarunkowane przepisami prawa. W skład ustrukturyzowanej faktury elektronicznej wchodzą informacje uwarunkowane przepisami  o podatku od towarów i usług. Oprócz tego nie może zabraknąć informacji na temat odbiorcy płatności, a także wskazanie umowy zamówienia publicznego.
Za sprawą jednakowej struktury, systemy informatyczne mają możliwość na przetwarzanie tego typu dokumentów bez obecności pracowników. W związku z tym, ryzyko wystąpienia pomyłek za które odpowiada człowiek staje się naprawdę niewielkie.

Cechy pozytywne, jakie niesie za sobą fakturowanie elektroniczne

Fakturowanie elektroniczne występujące w zamówieniach publicznych jest jednoznaczne z:
  • mniejszą ilością pomyłek w generowanych fakturach,
  • zaoszczędzenie zarówno czasu, jak i środków finansowych,
  • brak trudności w archiwizowaniu dokumentów,
  • uproszczenia aktywności polskich przedsiębiorców w zamówieniach publicznych odbywających się w pozostałych krajach członkowskich Unii Europejskiej,
  • pozytywne oddziaływanie na rozwój krajowego rynku płatności bezgotówkowych,
  • zwiększenie cyfryzacji sektora publicznego działającego w Polsce,
  • zwiększenie popytu zarówno na produkty, jak i usługi informatyczne

E-faktury w programie FakturaXL

FakturaXL wychodząc na przeciw nowym przepisom udostępniła opcję pobierania e-faktury przy każdej tworzonej w programie fakturze. Wystarczy wybrać opcję  "Pobierz fakturę ustrukturyzowaną".

Sposób tworzenia e-faktury i przesyłania na platformę PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) można obejrzeć na powyższym filmie.

Data publikacji: 2019-08-08, autor: FakturaXL
Ostatnia aktualizacja: 2020-06-07

ZADAJ PYTANIE DO ARTYKUŁU