Jednym z podstawowych dokumentów księgowych potwierdzających dokonaną sprzedaż jest faktura VAT. Dokument ten musi posiadać wymagane dane. Czy do jednych z nich należy podpis? czy podpis na fakturze jest wymagany

Dane jakie powinna zawierać faktura VAT

Zgodnie z przepisami, na fakturze powinny znaleźć się dane wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Są to między innymi: 
  • data wystawienia
  • kolejny numer nadany w ramach jednej serii jednoznacznie identyfikujący fakturę
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów/usług razem z ich adresami
  • numer NIP
  • nazwa towaru lub usługi
  • jednostka miary
  • ilość
  • cena jednostkowa
  • kwota
  • stawka podatku VAT
  • suma netto z podziałem na stawki
  • kwota podatku VAT
  • należność ogółem.
Wśród wymaganych danych na fakturze nie został wymieniony podpis. Dodatkowo w rozporządzeniu znajduje się zapis mówiący, że w niektórych przypadkach na fakturze może znaleźć się węższy zakres wymaganych danych oraz inny może też być sposób przeliczania kwot w walutach obcych wykazywanych na fakturach oraz późniejsze terminy wystawiania dokumentów. 

Zgodnie z przepisami, w 2004 roku został zniesiony obowiązek podpisywania wystawianych i otrzymywanych faktur. Nie ma też obowiązku umieszczania na dokumentach pieczątki firmowej. Wymóg akceptacji dokumentu potwierdzającego daną transakcję został utrzymany w stosunku do szczególnych przypadków i dokumentów. Przykładem potwierdzenia faktury może być np. podpis.

Szczególne dokumenty wymagające akceptacji

  • faktura RR
  • faktura korygująca
  • nota korygująca.

Faktura RR
Faktura RR dotyczy zakupu produktów rolnych oraz niektórych usług świadczonych przez rolników ryczałtowych. Ten rodzaj faktury wystawia nabywca towaru, a nie sprzedawca jak ma to miejsce w przypadku tradycyjnej faktury. Wykaz elementów jakie powinny znaleźć się na fakturze RR zawiera art. 116 ust. 1 i 2 ustawy o VAT. Zgodnie z przepisem, prawidłowo sporządzony dokument powinien zawierać czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub same podpisy, a także imiona i nazwiska tych osób. Podsumowując faktura RR koniecznie musi być podpisana czytelnie przez nabywcę i sprzedawcę. Rolnik podpisując się na fakturze stwierdza w ten sposób poprawność danych umieszczonych na dokumencie, a także potwierdza prawidłowość spisanego oświadczenia, że jest rolnikiem ryczałtowym zwolnionym z zapłaty podatku. Rolnik, który składa podpis na fakturze potwierdza tym samym rzeczywisty charakter transakcji. 


Faktura korygująca
Fakturę korygującą wystawia sprzedawca, jeżeli:
  • została udzielona obniżka ceny w formie rabatu
  • został udzielony opust i została obniżona cena
  • został zwrócony towar oraz opakowania
  • nabywca otrzymał zwrot części lub całości zapłaty
  • została podwyższona cena lub została stwierdzona pomyłka w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
Wśród wymienionych elementów jakie powinna zawierać faktura korygująca brak jest wymienionego podpisu. Jednocześnie art. 29a ust. 13 ustawy o VAT zawiera zapis, że korekta faktury wymaga uzyskania przez sprzedawcę potwierdzenia jej odbioru przez nabywcę. Potwierdzenie wymagane jest w szczególności, kiedy korekta wpływa na zmniejszenie kwoty VAT na fakturze. Sprzedawca, który jest w posiadaniu potwierdzenia odbioru faktury korygującej ma prawo do obniżenia podstawy opodatkowania VAT. Jednym ze sposobów potwierdzającym odbiór dokumentu może być np. podpis nabywcy złożony na fakturze korygującej, a także poświadczenie odbioru faktury za pomocą e-maila, czy za pomocą faxu. Od wymienionej zasady obowiązuje wyjątek. Zgodnie z art. 29a ust. 15 ustawy o VAT dopuszcza się obniżenie podstawy opodatkowania VAT, nawet jeżeli podatnik nie otrzymał potwierdzenia pomimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej, a z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługi ma świadomość, że dana transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami jakie zostały określone na fakturze korygującej. 


Nota korygująca
Dokumentem korygującym fakturę jest też nota korygująca. Sporządza ją nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą błędy. Nota korygująca powinna być zaakceptowana przez sprzedawcę w podobny sposób jak faktura korygująca. 

Za pomocą noty zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy o VAT nie można skorygować:
  • miary i ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług
  • ceny jednostkowej towaru lub usługi
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen
  • wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług
  • stawki podatku
  • sumy wartości sprzedaży netto
  • kwoty należności ogółem.

Podsumowanie - brak podpisu na fakturze

Z zasady faktury VAT wystawiane są na rzecz podatników prowadzących działalność gospodarczą. W niektórych przypadkach sporządzane są na żądanie nabywcy będącej osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Dokumentują sprzedaż towarów lub świadczenie usług. Kwestie związane z wystawianiem faktur reguluje ustawa o VAT i Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 roku w sprawie wystawiania faktur. Zgodnie z nim na fakturach nie jest wymagany podpis ani sprzedawcy, ani nabywcy. Podpisu, a w zasadzie potwierdzenia wymagają, jedynie dokumenty szczególne, jak: faktura korygująca, nota korygująca, czy faktura RR.


Data publikacji: 2022-08-12, autor: FakturaXL

ZADAJ PYTANIE DO ARTYKUŁU