Dlaczego program do fakturowania jest lepszy od Excela i Worda?
Brak wydatków to jedyna zaleta korzystania z Excela i Worda, gdyż wymienione programy nie są przystosowane do wystania faktur czy ofert, stąd w dokumentach pojawia się wiele błędów. Jednak istnieją dwie alternatywy do tego rozwiązania. Pierwsza z nich to pomoc księgowej albo biura rachunkowego. Taka opcja jest wybierana przez przedsiębiorców prowadzających sprzedaż zagraniczną, gdyż brak znajomości przepisów obowiązujących w kraju kontrahenta, a także brak wiedzy o obowiązkach sprawia, że wolą unikać błędów i korzystają z pomocy doświadczonych osób. Jednak trzeba liczyć się ze sporymi kosztami na pokrycie obsługi księgowej firmy.
Najlepszym i najskuteczniejszym rozwiązaniem jest wybór programu do fakturowania, który pozwala wystawiać dokumenty, wykonywać analizy i raporty, a także sprawować kontrolę nad całą firmą.
Jak wybrać odpowiedni program do fakturowania?
Tworzenie faktury w Wordzie czy Excelu może wydawać się zadaniem prostym, szczególnie dla osób biegle obsługujących komputer, jednak nic bardziej mylnego. To sporo pracy! Dane klienta trzeba każdorazowo wpisywać i zmieniać, tak samo, jak i produkty. Dokument należy konwertować do formatu PDF, następnie logować się na poczcie i wysyłać fakturę w formie wiadomości mailowej. Dla porównania korzystając z programu do faktur, wszystkie informacje widnieją już w systemie – dane kontrahentów, specyfika towaru oraz usługi. Wszystkie wymagane elementy wprowadza się paroma kliknięciami, a gotowy dokument zostaje automatycznie wysłany do klienta.
Faktura musi być spójna, estetyczna i zawierać wszystkie wymagane informacje. Pliki przygotowane w Excelu rozsuwają się, co sprawia, że dokument nie prezentuje się estetycznie i wymaga dodatkowych nakładów pracy, a także licznych poprawek. Zamiast siedzieć przed komputerem i przygotowywać ręcznie faktury, warto skorzystać ze sprawnego systemu, a wysiłki skupić na działaniach marketingowych, rozwoju firmy czy odnalezieniu nowych klientów.
Błędy i niski poziom bezpieczeństwa, czyli wady faktur przygotowanych w programie Excel i Word
Ręczne faktury są pełne błędów. Przedsiębiorcy może wydawać się, że dokument jest już spójny i kompletny, ale w rzeczywistości powtarza numer wcześniejszego dowodu albo pomyłka pojawia się w adresie odbiorcy. Problemem mogą być także wyliczenia wartości. Kiedy na fakturze pojawią się błędy, dokument jest nieprawomocny. Naprawa zaistniałej sytuacji wiąże się ze zmarnowanym czasem i problemami.
Faktura wystawiania w programie Word czy Excel musi zostać zapisana na komputerze, aby następnie ją powielić czy dostarczyć do klientów. W trakcie ataku hakerów lub awarii razem z ważnymi informacjami można utracić nie tylko wzór faktury, ale także wszystkie przygotowane dokumenty. W praktyce oznacza to sporo problemów, gdyż każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać faktury przez okres minimum 5 lat.
Faktury wystawianie w Wordzie i Excelu to dla przedsiębiorcy brak wielu cennych informacji. Przede wszystkim nie wiemy, jak kształtuje się sytuacja w firmie, jakie są dochody, ile wygenerowano kosztów, jakie produkty cieszą się popularnością, a co nie jest kupowane i można z tego zrezygnować. Takich informacji nie udzieli żaden Word czy Excel. Z kolei wybierając program do fakturowania, uzyskanie informacji jest łatwe i intuicyjne, a to wszystko dzięki dostępnym statystykom i raportom.
Program do faktur automatycznie wykonuje wszystkie wyliczenia, stąd jeszcze przed wystawieniem dokumentu można sprawdzić, jak będzie kształtować się sprzedaż, jaka jest wysokość VAT-u do zapłacenia i ile dokumentów oczekuje jeszcze na uregulowanie. Takie działania pozwalają przede wszystkim zaplanować kolejne działania firmy i wprowadzać potrzebne zmiany.
Korzystanie z programów Excel albo Word może wydawać się dobrym pomysłem ze względu na znajomość obsługi i brak kosztów. Jednak już po pierwszym miesiącu prowadzenia działalności przedsiębiorca zwróci uwagę na pracochłonność tego zadania i błędy, które pojawiają się na dokumentach. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest korzystanie z programu do fakturowania online. Wszystkie informacje zapisują się w systemie, a archiwum w chmurze pozwala na bezpieczne przechowywanie dokumentów. To także wiele dodatkowych funkcji i możliwości jak korzystanie z analiz i statystyk, przygotowanie faktur walutowych i obcojęzycznych, kontrola płatności czy ściganie dłużników z pomocą firmy windykacyjnej.
Data publikacji: 2022-11-15, autor: FakturaXL
