Każdy pracodawca ma obowiązek rozliczać się co miesiąc z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Rozliczenia dokonywane są na podstawie sporządzanych deklaracji rozliczeniowych. Czasami może zdarzyć się, że już po jej sporządzeniu nastąpią zmiany np. w wynagrodzeniu pracownika lub w wysokości składek ubezpieczeniowych ZUS. W takiej sytuacji pracodawca powinien dokonać korekty w dokumentach rozliczeniowych wysyłanych do ZUS-u.
Pracodawca ma obowiązek przekazywania do ZUS-u niżej wymienione rodzaje deklaracji rozliczeniowych:
ZUS DRA – deklaracja służy do rozliczania składek oraz świadczeń, które zostały wypłacone przez płatnika składek w danym miesiącu
ZUS RCA – deklaracja jest imiennym raportem informującym o wysokości naliczonych składek i wypłaconych świadczeń indywidualnie za każdą ubezpieczoną osobę. Dotyczy ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego
ZUS RSA – deklaracja informująca o przerwach w opłacaniu składek i wypłaconych świadczeniach
Jeżeli przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników, to sporządza i składa w ZUS-ie tylko deklarację ZUS DRA.
Dokumenty rozliczeniowe powinny być przekazane w następujących terminach uzależnionych od statusu płatnika składek:
jednostki i zakłady budżetowe – do 5 dnia następnego miesiąca
płatnicy posiadający osobowość prawną – do 15 dnia następnego miesiąca
pozostali płatnicy składek – do 20 dnia następnego miesiąca.
Korekta dokumentów rozliczeniowych ZUS
Czasami już po sporządzeniu i wysłaniu deklaracji do ZUS-u z różnych powodów pracodawca musi dokonać zmian w dokumentach. W tym celu powinien sporządzić korektę deklaracji w ustawowym terminie:
do 7 dni – jeżeli przedsiębiorca sam zauważy nieprawidłowości lub otrzyma z ZUS-u zawiadomienie o nieprawidłowościach
do 7 dni liczonych od uprawomocnienia się decyzji o nieprawidłowościach stwierdzonych przez ZUS
do 30 dni – po otrzymaniu z ZUS-u protokołu kontroli, zgodnie z art. 41 ust. 7a i 7b ustawy o SUS o imiennych raportach miesięcznych.
Jeżeli przedsiębiorca nie będzie przestrzegał powyższych terminów, to może zostać nałożona na niego kara grzywny w wysokości do 5 000 zł. Aby dokonać korekty dokumentów rozliczeniowych ZUS należy złożyć nowy dokument z poprawnymi danymi. Korekta raportu imiennego wymaga złożenia również korekty deklaracji ZUS DRA za wszystkich ubezpieczonych nawet, jeżeli w poprzedniej deklaracji nie pojawiły się błędy ich dotyczące. W przypadku korekty samej deklaracji ZUS DRA do ZUS-u zgodnie z art. 47 ust. 3a ustawy o SUS przekazuje się jedynie ten rodzaj deklaracji bez konieczności przesyłania raportów imiennych za pracowników.
Korekta dokumentów rozliczeniowych ZUS – krok po kroku
W zależności od ilości zatrudnionych pracowników korekty dokumentów rozliczeniowych mogą być przekazywane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w formie papierowej lub elektronicznej. Jeżeli składki rozliczane są:
za maksymalnie 5 pracowników – dokumenty mogą zostać przekazane w formie papierowej wg ustalonego wzoru bądź w formie wydruku dostępnego na oprogramowaniu udostępnianym bezpłatnie lub w formie elektronicznej
za więcej niż 5 pracowników – dokumenty przekazywane są wyłącznie w formie elektronicznej.
W celu dokonania korekty dokumentów rozliczeniowych płatnik składek powinien:
zalogować się do swojego konta na profilu PUE ZUS lub za pomocą programu Płatnik bądź innego oprogramowania przeznaczonego do rozliczeń z ZUS
przygotować certyfikat kwalifikowany i PIN do certyfikatu lub login i hasło do Profilu Zaufanego ePUAP.
Certyfikat kwalifikowany służy do podpisywania dokumentów w oprogramowaniu interfejsowym, takim jak np. program Płatnik. Natomiast za pomocą Profilu Zaufanego ePUAP można podpisywać jedynie dokumenty w ePłatniku. Dokumenty rozliczeniowe składane za styczeń 2022 roku mogą być korygowane tylko w ciągu 5 lat licząc od dnia, w którym upłynął termin opłacania składek rozliczanych w tych dokumentach.
Korekta błędów w deklaracjach rozliczeniowych powinna być sporządzona i przekazana do ZUS-u razem z nowym kompletem dokumentów rozliczeniowych za miesiąc, w którym został popełniony błąd. W bloku I w dwóch pierwszych kratkach pola Identyfikator należy podać kolejny numer miesiąca, którego dotyczy. Na komplet dokumentów rozliczeniowych składają się imienne raporty miesięczne korygujące, które powinny zostać dołączone do deklaracji rozliczeniowej korygującej. Raporty składa się jedynie za tych pracowników, których dotyczy korekta, a w deklaracji DRA należy ująć wszystkich pracowników zatrudnionych w danym miesiącu. Imienny raport korygujący należy oznaczyć w polu 01 „Identyfikator raportu” takim samym numerem jaki posiada deklaracja rozliczeniowa korygująca. Przygotowane dokumenty podpisane podpisem elektronicznym za pomocą Certyfikatu kwalifikowanego należy przekazać do ZUS-u:
za pomocą programu Płatnik
przez aplikację ePłatnik na PUE z użyciem podpisu elektronicznego za pomocą Certyfikatu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego ePUAP
Korekta dokumentów rozliczeniowych ZUS wiąże się z różnymi konsekwencjami widocznymi na koncie płatnika ZUS, takimi jak nadpłata lub niedopłata. W przypadku niedopłaty, pracodawca musi jak najszybciej dopłacić brakującą kwotę razem z odsetkami za zwłokę. Do wyliczenia odsetek służy kalkulator odsetek dostępny na stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W przypadku niskiej wysokości odsetek, która nie przekracza 1% minimalnego wynagrodzenia za pracę odsetek nie trzeba płacić.
Jeżeli po korekcie na koncie płatnika pojawi się nadpłata, to w takiej sytuacji kwota nadpłaty:
może zostać zaliczona na poczet zaległych lub bieżących należności bądź na przyszłe należności
może zostać zwrócona płatnikowi na podstawie złożonego przez niego wniosku o zwrot nadpłaty.
Przykłady
PRZYKŁAD 1 Pani Anna została zatrudniona w dniu 1 października 2023 roku. Po miesiącu poszła na zwolnienie lekarskie związane z ciążą. ZUS skontrolował umowę pracownicy i uznał, że jest ona pozorna. W związku z tym pracodawca zobowiązany jest wyrejestrować panią Annę z ubezpieczeń ZUS z dniem zgłoszenia, czyli przesłania formularza ZUS ZWUA. Jednocześnie powinien dokonać korekty dokumentów rozliczeniowych, w których dana pracownica została ujęta. W tym celu powinien wyzerować wymiar składek w raportach imiennych ZUS RCA i ZUS RSA za miesiące, w których pracownica przebywała na zwolnieniu lekarskim. Korekty raportów imiennych za panią Annę muszą być wysłane razem ze skorygowaną deklaracją ZUS DRA.
PRZYKŁAD 2 Pracodawca przesłał do ZUS-u komplet dokumentów rozliczeniowych za 60 pracowników. Raport dotyczył miesiąca kwietnia 2024 roku. Już po przekazaniu dokumentów dokonał korekty wysokości wynagrodzenia jednego z pracowników, które zostało wypłacone w kwietniu. W tej sytuacji pracodawca zobowiązany jest do sporządzenia korekty raportu imiennego za tego pracownika oraz deklaracji ZUS DRA za wszystkich pracowników i przesłania całego kompletu do ZUS-u.
