służy do zgłaszania przez płatnika składek, osób do ubezpieczeń oraz zgłaszania zmian danych osób ubezpieczonych z wyłączeniem osób przebywających na urlopie wychowawczym lub pobierających zasiłek macierzyński bądź zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Druk ZUS ZUA – zgłoszenie do:
ubezpieczeń
zmiany/korekty dotyczących osoby ubezpieczonej z wyłączeniem:
zmiany danych identyfikacyjnych (składa się na formularzu ZUS ZIUA)
schematu podlegania, korekty kodu tytułu ubezpieczenia, daty objęcia ubezpieczeniami (należy najpierw dokonać wyrejestrowania na druku ZUS ZWUA, a następnie dokonać ponownej rejestracji z aktualnymi danymi na druku ZUS ZUA).
Wypełnianie formularza ZUS ZUA – krok po kroku
1. DANE ORGANIZACYJNE W bloku tym wypełnia się tylko jedno z pól:
zgłoszenie pierwszorazowe ubezpieczonego z danego tytułu do ubezpieczeń – pole 01 należy zaznaczyć „X”
zgłoszenie zmiany/korekty danych podanych wcześniej w złożonym zgłoszeniu ubezpieczonego z danym kodem ubezpieczenia – pole 02 należy wpisać:
w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej – cyfrę 1
w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej – cyfrę 2.
Zmiana ma miejsce wtedy kiedy zmieniły się dane w stosunku do tych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, jak np.: zmiana adresu zamieszkania. Natomiast korekta dotyczy poprawianych błędów popełnionych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, jak np.: nieprawidłowo podany adres zamieszkania. Pola 03 i 04 pozostają niewypełnione
2. DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK w ZUS ZUA W tym miejscu wpisuje się dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku CEIDG-1. W przypadku zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek wpisuje się dane podane w bloku III formularza ZUS ZIPA lub wniosku CEIDG-1.
pole 01 – wpisuje się numer NIP jednym ciągiem bez oddzielania kreskami
pole 02 – wpisuje się numer REGON
pole 03 – wpisuje się numer PESEL
pole 04 i 05 – wypełnia się tylko w sytuacji kiedy płatnik nie ma nadanego numeru: NIP, REGON, PESEL lub jednego z nich
w polu 04 w zależności od rodzaju dokumentu wpisuje się: 1 (dowód osobisty) lub 2 (paszport lub inny dokument potwierdzający tożsamość mieszkańca UE)
w polu 05 – wpisuje się serię i numer dokumentu (dowód, paszport lub inny dokument), odpowiednio do kodu podanego w polu 04
pole 06 – wpisuje się nazwę skróconą płatnika podaną w zgłoszeniu płatnika składek lub we wniosku EDG-1
pola od 07 do 09 – wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną
pole 07 – wpisuje się nazwisko płatnika składek (poszczególne człony nazwiska oddziela się kreską)
pole 08 – wpisuje się pierwsze imię płatnika składek
pole 09 – wpisuje się datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok)
3. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ Zgłoszenie do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA jest podstawą założenia ubezpieczonemu indywidualnego konta, dlatego cała ta część powinna być wypełniona dokładnie i starannie. Wszystkie dane powinny być wpisane prawidłowo i czytelnie.
pole 01 – wpisuje się numer PESEL osoby zgłaszanej do ubezpieczenia jeżeli taki został nadany Obywatel Polski otrzymuje numer PESEL w momencie zameldowania na pobyt stały lub czasowy trwający powyżej 3 miesięcy oraz wtedy kiedy ubiega się o wydanie dowodu osobistego. Numer PESEL otrzymują także cudzoziemcy, którzy meldują się na pobyt stały lub czasowy trwający powyżej 3 miesiące. Zarówno cudzoziemcy jak i obywatele polscy podlegający ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu na terenie RP również mają nadany numer PESEL
pole 02 – pozostaje puste
pola 03 i 04 – wypełnia się tylko w sytuacji kiedy osoba zgłaszana lub już zgłoszona nie posiada numeru PESEL:
w polu 03 w zależności od rodzaju dokumentu wpisuje się: cyfrę 1 – w przypadku dowodu osobistego cyfrę 2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość mieszkańca UE
w polu 04 – wpisuje się serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość w zależności od wpisanego kodu w polu 03
pole 05 – wpisuje się imię i nazwisko osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń
pole 06 – wpisuje się pierwsze imię osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń
pole 07 – wpisuje się datę urodzenia osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń (dzień/miesiąc/rok)
4. DANE EWIDENCYJNE OSOBY ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ
pole 01 – wpisuje się drugie imię osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń. Jeżeli osoba nie posiada drugiego imienia, to pole pozostaje puste
pole 02 – wpisuje się nazwisko rodowe podane w akcie urodzenia
pole 03 – wpisuje się obywatelstwo. Jeżeli osoba posiada polskie obywatelstwo, to nie trzeba koniecznie go wypełniać
pole 04 – wpisuje się płeć osoby: „K” (kobieta) lub „M” (mężczyzna)
5. TYTUŁ UBEZPIECZENIA Informacje podane w tym miejscu pokazują jak wyglądał przebieg ubezpieczenia. Na podstawie podanego kodu tytułu ubezpieczenia, weryfikowany jest schemat podlegania pod poszczególne ubezpieczenia, jak również kod jaki został podany w imiennym raporcie miesięcznym składanym za danego ubezpieczonego. Kod ubezpieczenia ma wpływ na prawidłowe rozliczenie składek
pole 01 – wpisuje się kod tytułu ubezpieczenia składający się z 6 znaków obowiązujący w danym okresie
6. DANE O OBOWIĄZKOWYCH UBEZPIECZENIACH SPOŁECZNYCH Osoby wymienione w art. 6, 11 ust. 1 i 12 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym
pole 01 – wpisuje się datę, od której obowiązuje obowiązek ubezpieczeń społecznych (dzień/miesiąc/rok)
pola od 02 do 05 – należy oznaczyć symbolem „X” w zależności od rodzaju ubezpieczenia (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), któremu obowiązkowo podlega osoba zgłaszana do ubezpieczeń zgodnie z podaną informacją w bloku V tytułu ubezpieczenia
7. DANE O OBOWIĄZKOWYM UBEZPIECZENIU ZDROWOTNYM Ubezpieczenie zdrowotne jest obowiązkowe dla osób wymienionych w art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych
pole 01 – wpisuje się datę, od której powstał obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego zgodnie z informacją podaną w bloku V kodu tytułu ubezpieczenia (dzień/miesiąc/rok)
pole 02 – wpisuje się kod oddziału NFZ składający się z 3 cyfr, do którego zgodnie z adresem zamieszkania należy osoba zgłaszana/zgłoszona do ubezpieczeń
8. DANE O DOBROWOLNYCH UBEZPIECZENIACH SPOŁECZNYCH Osoby wymienione w art. 7 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podlegają dobrowolnym ubezpieczeniom: emerytalnemu i rentowemu. Dobrowolnie mogą ubezpieczyć się też osoby, dla których ubezpieczenia te są dobrowolne zgodnie z art. 9 wymienionej ustawy. Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe dotyczy osób wymienionych w art. 11 ust. 2 tejże ustawy, które zostały objęte obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym. Dobrowolne ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe obowiązują od dnia wskazanego we wniosku, ale nie wcześniej niż od dnia, w którym wniosek został zgłoszony. Objęcie w sposób dobrowolny ubezpieczeniem chorobowym może nastąpić od dnia wskazanego we wniosku tylko wtedy kiedy zgłoszenie do ubezpieczeń: emerytalnego i rentowego zostanie dokonane w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku danych ubezpieczeń. Osoby, które zostają zgłoszone do ubezpieczeń dobrowolnych i jednocześnie podlegają z danego tytułu obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego muszą być zgłoszone do wszystkich ubezpieczeń w tej samej dacie
pola 01, 03, 05 – wpisuje się symbol „X” w zależności od rodzaju ubezpieczenia
pola 02, 04, 06 – wpisuje się daty, od których osoba zgłaszana wnosi o objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi (dzień/miesiąc/rok)
9. DANE O DOBROWOLNYM UBEZPIECZENIU ZDROWOTNYM Osoby, o których mowa jest w art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych podlegają dobrowolnemu ubezpieczeniu zdrowotnemu
pole 01 – wpisuje się datę rozpoczęcia ubezpieczenia (dzień/miesiąc/rok)
pole 02 – wpisuje się kod oddziału NFZ trzycyfrowy, do którego zgodnie z adresem zamieszkania należy osoba zgłaszana/zgłoszona do ubezpieczeń
10. INNE DANE O OSOBIE ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ Część X formularza ZUS ZUA należy wypełnić w celu zgłoszenia/korekty danych dotyczących okresu sprzed dnia 1 stycznia 2009 roku. Dane za okres po tej dacie wykazywane są w formularzu ZUS ZSWA
pole 01 – wypełnia się tylko wtedy kiedy osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (łącznie z polami 02, 03)
pole 02 – wypełnia się w sytuacji jeżeli osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze
pole 03 – wpisuje się okres pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze w dacie „od – do” (dzień/miesiąc/rok). Jeżeli nie jest znana data zakończenia pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, to pole „do” pozostaje puste
11. ADRES ZAMELDOWANIA NA STAŁE MIEJSCE POBYTU
pole 01 – wpisuje się kod pocztowy (przy adresie zagranicznym pole pozostaje puste)
pole 02 – wpisuje się miejscowość zameldowania na stałe miejsce pobytu
pole 03 – wpisuje się nazwę gminy lub dzielnicy (przy adresie zagranicznym pole pozostaje puste)
pole 04 – wpisuje się nazwę ulicy (jeżeli w adresie brak jest nazwy ulicy pole pozostaje puste)
pole 05 – wpisuje się numer domu (jeżeli numer domu jest łamany, to należy wpisać go oddzielając numery pochyłą kreską, jak np. 2/4, jeżeli w numerze występuje litera, to należy ją wpisać dużą drukowaną literą bez przerwy, jak np.: 20A)
pole 06 – wpisuje się numer lokalu (jeżeli w adresie nie występuje numer lokalu pole pozostaje puste)
pole 07 – wpisuje się numer telefonu, poprzedzając go numerem kierunkowym (jeżeli osoba nie posiada numeru pole pozostaje puste)
pole 08 – wypełnia się jeżeli adres osoby zgłaszanej do ubezpieczeń jest inny niż polski
12. ADRES ZAMIESZKANIA
pola od 01 do 08 – wypełnia się tylko w sytuacji kiedy adres zamieszkania jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu wskazane w bloku XI. Dane należy wypełnić w podobny sposób jak te zawarte w części XI ZUS ZUA
13. ADRES DO KORESPONDENCJI
pola od 01 do 09 – wypełnia się tylko w sytuacji kiedy osoba zgłaszana do ubezpieczeń chce, aby korespondencja była przekazywana na adres inny niż ten wskazany w bloku XI lub XII druku ZUS ZUA
pola od 01 do 08 – wypełnia się w podobny sposób do danych z części XI
pole 09 – wpisuje się adres poczty elektronicznej
14. OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK
pole 01 – wpisuje się datę wypełnienia formularza (dzień/miesiąc/rok)
pole 02 – potwierdzenie wiarygodności danych z podpisem płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej
pole 03 – miejsce na umieszczenie pieczątki płatnika składek (jeżeli płatnik jest w jej posiadaniu)
15. OŚWIADCZENIE OSOBY ZGŁASZANEJ/ZGŁOSZONEJ DO UBEZPIECZENIA
pole 01 – potwierdzenie zgodności danych zawartych w formularzu ze stanem faktycznym przez osobę zgłaszaną do ubezpieczeń przez złożenie przez nią podpisu.
