Jakie narzędzia zostaną wykorzystane do informowania podatników o awarii albo niedostępności KSeF?
Awaria KSeF to stan oficjalnie ogłoszony w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) Ministerstwa Finansów. Informacja może zostać przekazana także do programu finansowo-księgowego zintegrowanego z KSeF poprzez interfejsowe złącze (zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy Dz. U. 2023 poz. 1598). Interfejs oprogramowania podatnika zapewni bieżący dostęp do informacji o występującej awarii, a także szacowanym czasie naprawy.
Kolejnym kanałem umożliwiającym przekazanie podatnikom informacji o niesprawnym KSeF są media masowego przekazu – radio, telewizja, wiadomość tekstowa. W przypadku przekazania informacji o awarii środkami masowego przekazu przedsiębiorca nie ma obowiązku przesłać wystawionej faktury do KSeF. Jednak zdaniem ekspertów mimo braku obowiązku, warto wysłać faktury do rządowego systemu. W przypadku ewentualnej kontroli podatkowej, dowody sprzedaży, które nie trafiły do KSeF mogą przyczynić się do nałożenia sankcji karnych, a udowodnienie awarii może być problematyczne.
Kiedy KSeF zacznie działać prawidłowo, informacja zostanie opublikowana przy pomocy tych samych narzędzi, czyli w razie awarii dostarczone zostaną dwa komunikaty.Awaria KSeF na skutek problemów technicznych – jak postępować?
Teleinformatyczny KSeF będzie używany przez czynnych podatników VAT oraz przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia podmiotowego i przedmiotowego. W przypadku wystąpienia awarii jest to adekwatne z brakiem możliwości wystawiania faktur, co jest równoznaczne ze sporym utrudnieniem w prowadzeniu działalności gospodarczej.
Dokładna instrukcja postępowania w przypadku awarii KSeF została wyjaśniona w art. 106nf ustawy o VAT. Ustawodawca pozwala wystawiać faktury w innych narzędziach, pod warunkiem że spełnione zostaną niniejsze przesłanki:- wystawiona poza KSeF faktura musi odpowiadać wzorcowi faktury ustrukturyzowanej,
- faktura zostaje przekazana kontrahentowi w sposób odpowiadający wcześniejszym ustaleniom,
- faktura została oznaczona kodem QR,
- fakturę należy przesłać do KSeF w terminie 7 dni, liczonych od momentu usunięcia awarii.
Niedostępność KSeF – jak wystawiać faktury?
Prace serwisowe lub aktualizacyjne to doskonały przykład niedostępności KSeF. Podatnicy mogą spodziewać się uzyskania informacji o planowanych działaniach z wyprzedzeniem, chociaż tryb offline systemu może wystąpić także zupełnie niespodziewanie. W niniejszej sytuacji podatnik nie ma możliwości korzystania z systemu, ale MF nie przekazuje oficjalnej informacji na stronie Ministerstwa czy z wykorzystaniem innych kanałów. Brak oficjalnego komunikatu jest uwarunkowany faktem, iż usterka czy problem prawdopodobnie zostanie naprawiona po upływie kilku lub kilkunastu godzin.
Jak należy wtedy postępować? Mechanizm działania jest taki sam, jak opisano wcześniej. Wystawiona faktura musi jednak trafić do KSeF następnego dnia roboczego, liczonego od dnia zakończenia okresu niedostępności. Od podatnika wymaga się wystawiania faktur zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, wzbogaconej w kod QR.Problemy techniczne u podatnika – co z wystawianiem faktur w KSeF?
Awaria techniczna uniemożliwiająca przesłanie faktury do KSeF może wystąpić także po stronie podatnika. Przepisy wskazują, iż dokument należy wystawić poza systemem i przesłać do KSeF w terminie jednego dnia roboczego, liczonego od dnia wystawienia faktury.Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla czynnych i zwolnionych podatników VAT, co nie oznacza, że system jest wolny od błędów i nie pojawią się żadne problemy techniczne. Aby właściwie postępować, trzeba w pierwszej kolejności zweryfikować, kto ponosi winę za problem – czy jest to podatnik czy Ministerstwo Finansów. Nie ma przeciwwskazań, aby faktura została wystawiona poza KSeF, jednak na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek przesłania dowodu sprzedaży do systemu w terminie 1 albo 7 dni. Niewywiązanie się z tego obowiązku jest równoznaczne z nałożeniem wysokich sankcji karnych.
Data publikacji: 2024-02-15, autor: FakturaXL
