Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą co do zasady mogą uwzględniać w kosztach firmowych wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Czy do kosztów uzyskania przychodu mogą zostać zaliczone wydatki osobiste przedsiębiorcy, takie jak np. wydatki na rehabilitację?
Czym są koszty uzyskania przychodów? Kwalifikacja wydatków
Za koszty uzyskania przychodu uważa się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W oparciu o wskazaną definicję, przedsiębiorca powinien dokonać oceny wszystkich wydatków jakie ponosi pod kątem ujęcia ich w kosztach uzyskania przychodu biorąc pod uwagę również te wydane na rehabilitację. Katalog wydatków, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu nie jest katalogiem zamkniętym. Każdy wydatek poniesiony w działalności, który będzie racjonalnie uzasadniony, którego celem będzie osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów w taki sposób, aby przyczynił się do zwiększenia przychodów również w przyszłości może stanowić koszt podatkowy w działalności. Oznacza to, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć zarówno wydatki, które mają bezpośredni związek z osiągniętymi przychodami oraz te, które pozostają w związku pośrednim. Jednak przedsiębiorca musi sam potrafić wykazać i udowodnić, że wydatek został poniesiony przez niego w danym celu i związany jest z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Zgodnie z ustawą wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli będzie spełniał łącznie niżej wymienione warunki:
wydatek został poniesiony przez podatnika
wydatek jest definitywny i rzeczywisty
wydatek ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą
wydatek został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów
wydatek jest właściwie udokumentowany
wydatek nie może zostać wymieniony w katalogu wydatków wyłączonych zgodnie z artykułem 23 ustawy o PIT.
Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku nr II FSK 1528/24 z dnia 11 lutego 2025 roku wskazał, że za koszt uzyskania przychodu może zostać uznany tylko taki wydatek, który jest rzeczywisty i pozostaje w związku z przychodami i jest prawidłowo udokumentowany. Tylko to pozwala ustalić, czy wydatek spełnia warunki wskazane w ustawie.
Wydatki na rehabilitację – czy mogą stanowić koszt podatkowy?
W niektórych sytuacjach wydatki na rehabilitację mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, chociaż czasami trudno jest jednoznacznie stwierdzić, czy stanowią one koszt podatkowy z uwagi na to, że jest to rodzaj wydatków o charakterze osobistym. Jednak niekiedy ich poniesienie może okazać się konieczne, aby przedsiębiorca mógł nadal kontynuować prowadzenie działalności gospodarczej, zwłaszcza w sytuacji, kiedy wykonywana przez niego praca wymaga sprawności fizycznej.
Aby dokonać prawidłowej kwalifikacji wydatku należy zwrócić uwagę na:
rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej
związek rehabilitacji z możliwością wykonywania danej pracy
spełnienie warunków wymienionych w ustawie o podatku PIT.
W przypadku jakichkolwiek wątpliwości w tym temacie warto zapoznać się z wydanymi już interpretacjami lub samemu wystąpić z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej zwłaszcza, że w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych brak jest bezpośrednich przepisów w zakresie zaliczania wydatków na rehabilitację do kosztów podatkowych firmy. Przedsiębiorca powinien wykazać związek przyczynowo – skutkowy występujący pomiędzy poniesionymi wydatkami na rehabilitację, a przychodami osiąganymi w działalności gospodarczej.
Wydatki na rehabilitację – prawidłowa dokumentacja
W zaliczeniu danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu dużą rolę odgrywa jego prawidłowe udokumentowanie, do którego zobowiązany jest podatnik. Wydatek ujęty w kosztach podatkowych wpływa na wysokość podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym poprzez jej zmniejszenie.
W przypadku wydatków na rehabilitację, dokumentację stanowią:
faktury i rachunki
dokumentacja medyczna potwierdzająca konieczność rehabilitacji i jej związek z możliwością wykonywania działalności gospodarczej, taka jak np.:
zaświadczenie lekarskie
skierowanie na rehabilitację
dokumentacja medyczna opisująca stan zdrowia i zdolność do wykonywania pracy.
Istotną rolę odgrywa opis charakteru wykonywanej działalności gospodarczej i wykazanie wpływu stanu zdrowia na możliwość wykonywania pracy. Opis powinien być dość szczegółowy, wyczerpujący, ponieważ tylko taki daje większe szanse na to, aby wydatki na rehabilitację zostały zaakceptowane przez organ podatkowy. Z przedstawionej dokumentacji musi jednoznacznie wynikać, że bez rehabilitacji przedsiębiorca nie będzie w stanie kontynuować prowadzenia działalności gospodarczej na poziomie takim jak przed zachorowaniem. Rehabilitacja musi służyć przede wszystkim zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów, a ma nie tylko podnosić komfort życia przedsiębiorcy. Jej celem ma być poprawa zdrowia.
Rodzaje działalności gospodarczej, a możliwość rozliczenia wydatków na rehabilitację w kosztach podatkowych
Działalność gospodarcza prowadzona przez przedsiębiorców w niektórych grupach zawodów pozwala zaliczyć poniesione wydatki na rehabilitację do kosztów uzyskania przychodów. Jednym z ważniejszych kryteriów jaki należy wziąć pod uwagę jest ustalenie stopnia zależności wykonywanej pracy od sprawności fizycznej przedsiębiorcy. Koszt rehabilitacji może zostać uznany za koszt podatkowy w prowadzonej działalności gospodarczej między innymi w takich zawodach, jak:
trener personalny
instruktor fitness
fizjoterapeuta
masażysta
pracownik fizyczny prowadzący działalność gospodarczą
instruktor sportu i rekreacji
pracownik budowlany
artysta wykonujący zawód wymagający sprawności fizycznej.
W wymienionych wyżej zawodach utrzymanie sprawności fizycznej jest niezbędnym czynnikiem, bez którego dalsze prowadzenie działalności gospodarczej byłoby niemożliwe i znacznie ograniczałoby osiąganie przychodów na dotychczasowym poziomie. Zakwalifikowanie wydatków na rehabilitację do kosztów uzyskania przychodu powinna zależeć przede wszystkim od całościowej, obiektywnej i rzetelnej oceny, w której należy poddać analizie fakt czy w świetle występujących okoliczności podatnik mógł przewidzieć, że poniesiony wydatek pozwoli mu zachować lub zabezpieczyć źródła przychodów.
W przypadku zawodów mających charakter intelektualny, takich jak np.:
adwokat
radca prawny
doradca podatkowy
księgowy
programista i specjalista IT
konsultant i analityk
tłumacz
copywriter
nie ma możliwości zaliczenia wydatków na rehabilitację do kosztów uzyskania przychodów. Według organów podatkowych w tego typu zawodach koszty na rehabilitację stanowią koszty osobiste, które nie mają związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Interpretacja z dnia 14 marca 2024 roku o nr. 0113-KDIPT2-1.4011.29.2024.2.MZ wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
W wymienionej interpretacji dotyczącej podatnika prowadzącego działalność gospodarczą i wykonującego zawód trenera personalnego, Dyrektor KIS przychylił się pozytywnie do możliwości zaliczenia kosztów rehabilitacji poniesionych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodu. Swoją decyzję uzasadnił tym, że kontuzja kolana jakiej doznał podatnik może bez odpowiedniej rehabilitacji uniemożliwiać mu wykonywanie pracy na poziomie odpowiednim i zadowalającym klientów. Praca, którą wykonuje podatnik wymaga od niego sprawności fizycznej. Wskazane przez niego argumenty pozwalają ocenić pozytywnie poniesione przez podatnika wydatki na rehabilitację. Podatnik wykonując pracę trenera personalnego nie mógł po kontuzji kolana prowadzić swoich zajęć na wysokim poziomie. Dzięki rehabilitacji mógł odzyskać sprawność fizyczną, która pozwoliła mu świadczyć usługi treningu w dalszym ciągu na wysokim poziomie, co z kolei pozwoliło mu zachować i zabezpieczyć źródło przychodów z prowadzonej działalności. Organ podatkowy był zdania, że wydatki na rehabilitację, również zabiegi rehabilitacyjne mogą stanowić koszty uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej o ile korzystanie z nich pomaga podatnikowi podreperować zdrowie i tym samym pozwala mu prowadzić treningi personalne na odpowiednio wysokim poziomie. Podatnik jako trener personalny musi być w pełni sprawny fizycznie, ponieważ od tego zależy uzyskanie przychodu. W tym przypadku występuje związek przyczynowo - skutkowy pomiędzy wydatkami na rehabilitację, a prowadzoną działalnością gospodarczą.
Według Dyrektora KIS wydatki poniesione na rehabilitację, również zabiegi rehabilitacyjne będące w związku przyczynowo – skutkowym z prowadzoną działalnością gospodarczą mogą być ujęte w kosztach uzyskania przychodów tej działalności zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Czy każdy przedsiębiorca może powołać się na powyższą interpretację?
Argumentacja oraz pozytywna opinia wydana przez Dyrektora KIS w kwestii zaliczenia wydatków na rehabilitację do kosztów uzyskania przychodów przedstawiona w powyższej interpretacji nie może zostać wykorzystana przy każdym rodzaju działalności gospodarczej. Istotnym warunkiem, który musi mieć miejsce, aby można było zaliczyć wydatki na rehabilitację do kosztów podatkowych jest wystąpienie związku przyczynowo – skutkowego pomiędzy koniecznością skorzystania z rehabilitacji, a rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej. W przypadku trenera personalnego taki związek występuje. Jednak w przypadku innych rodzajów działalności gospodarczej taki związek może nie mieć miejsca. Przykładowo kontuzja kolana i koszty poniesione na jego rehabilitację nie będą kosztem podatkowym w przypadku osoby prowadzącej działalność gospodarczą w zakresie usług księgowych bądź prawnych. Jeżeli wykonywany zawód nie wymaga dużej sprawności fizycznej, to organ podatkowy może nie uznać wydatku na rehabilitację za koszt uzyskania przychodu uznając, że wydatek ma charakter osobisty i stanowi wydatek prywatny podatnika, który nie ma związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Potwierdzeniem takiego stanowiska organu podatkowego może być wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 13 grudnia 2024 roku o nr II FSK 2024, w którym sąd stwierdza, że wydatki na rehabilitację osoby fizycznej, która w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wykonuje zawód np.: adwokata, radcy prawnego, notariusza, doradcy podatkowego lub inny podobny mają charakter osobisty i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Wymienione zawody wymagają raczej sprawności intelektualnej, a nie fizycznej. Argumentacja, że praca w zawodach biurowych wymaga sprawności fizycznej nie przemawia do urzędników podatkowych.
Możliwość zaliczenia wydatków na rehabilitację do kosztów podatkowych – jak złożyć wniosek o wydanie interpretacji?
Przedsiębiorca, który nie jest pewny czy może zaliczyć wydatki na rehabilitację do kosztów podatkowych może złożyć wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej do Dyrektora KIS. Organ podatkowy w wydanej interpretacji przedstawia swoją opinię w sprawie problematycznych wydatków, która będzie dla podatnika wiążąca.
Wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej powinien zawierać następujące dane:
rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej
charakter wykonywanej pracy
opis wymagań fizycznych potrzebnych do wykonywania danego rodzaju prowadzonej działalności
opis stanu zdrowia wpływającego na możliwość wykonywania pracy
wskazanie planowanych lub już poniesionych wydatków na rehabilitację
wykazanie związku pomiędzy rehabilitacją, a możliwością kontynuowania działalności.
Głównie należy skupić się na wykazaniu związku pomiędzy stanem zdrowia, a możliwością osiągania przychodów w działalności. Zależy przede wszystkim, aby przedsiębiorca w sposób szczegółowy przedstawił swoje argumenty. Im więcej szczegółów wskaże tym większa szansa na wydanie pozytywnej opinii przez organ podatkowy. Interpretacja indywidualna jest wiążąca dla organu podatkowego przez okres 5 lat licząc od dnia jej wydania. Za wydanie interpretacji należy zapłacić 40 zł.
Rozliczanie kosztów rehabilitacji w praktyce
Podatnik, który ma zamiar rozliczać wydatki na rehabilitację w kosztach uzyskania przychodu powinien dokumentować wydatki oraz prowadzić odpowiednią ewidencję. Dokumentacja musi dotyczyć nie tylko finansów, ale powinna także obejmować kwestie medyczne i zawodowe. Przedsiębiorca powinien:
prowadzić rejestr wszystkich wydatków poniesionych na rehabilitację
wykazać związek stanu zdrowia na możliwość wykonywania pracy
przechowywać wszystkie faktury i rachunki za usługi rehabilitacyjne
prowadzić notatki służbowe opisujące związek rehabilitacji z działalnością gospodarczą.
Wydatki poniesione przez przedsiębiorcę muszą być ewidencjonowane w księgach rachunkowych za okres, w którym faktycznie zostały poniesione. Przedsiębiorca musi być odpowiednio przygotowany na ewentualną kontrolę podatkową w zakresie ponoszonych wydatków na rehabilitację, dlatego powinien posiadać całościową dokumentację pokazującą związek pomiędzy poniesionym wydatkiem, a prowadzoną działalnością gospodarczą.
zaświadczenia lekarskie opisujące wpływ stanu zdrowia na możliwość wykonywania pracy
dokumentacja opisująca charakter prowadzonej działalności gospodarczej.
Koszty uzyskania przychodów, a ulga rehabilitacyjna – czym się różnią?
Przedsiębiorca w zależności od własnej sytuacji oraz charakteru ponoszonych wydatków może skorzystać z dwóch różnych mechanizmów podatkowych. Może np. rozliczyć wydatki na rehabilitację w kosztach podatkowych lub może skorzystać z ulgi rehabilitacyjnej. Nie można stosować jednocześnie obu mechanizmów w stosunku do tych samych wydatków. Na podstawie ulgi rehabilitacyjnej można od podstawy opodatkowania odliczyć określone wydatki. Aby można było skorzystać z ulgi muszą zostać spełnione określone warunki. Przy zaliczeniu wydatków do kosztów uzyskania przychodu zostaje zmniejszona podstawa opodatkowania w prowadzonej działalności gospodarczej.
Ulga rehabilitacyjna – charakterystyka
możliwość odliczenia opodatkowania od podstawy
warunki skorzystania z ulgi wskazane w ustawie
ograniczona kwota maksymalna
wymagana dokumentacja medyczna.
Koszty uzyskania przychodu
zmniejszenie podstawy opodatkowania
można skorzystać jeżeli istnieje związek z prowadzoną działalnością gospodarczą
Nie każdy przedsiębiorca może rozliczyć wydatki poniesione na rehabilitację w kosztach podatkowych. Taka możliwość dotyczy tylko niektórych grup zawodów wymagających sprawności fizycznej, takich jak np.: instruktorzy sportu, fizjoterapeuci, trenerzy personalni, pracownicy fizyczni wykonujący działalność gospodarczą. Natomiast podatnik wykonujący zawód radcy prawnego, księgowego, doradcy podatkowego itp. nie może wydatków na rehabilitację ująć w kosztach uzyskania przychodu. Organy podatkowe są zdania, że wydatki na rehabilitację poniesione przez podatników wykonujących tzw. zawody intelektualne są zaliczane do kosztów osobistych podatnika niemających związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i z tego powodu nie mogą zostać ujęte w kosztach podatkowych.
