Duże podmioty gospodarcze (jednostki budżetowe, spółki skarbu państwa, prywatni przedsiębiorcy prowadzący firmy w formie spółek prawa handlowego lub spółki cywilne) zobowiązane są do sporządzania rocznych sprawozdań budżetowych i finansowych.
W księgach rachunkowych zapisy ujmowane są na podstawie dowodów księgowych, które powinny spełniać określone wymagania.
Dowód księgowy jest podstawowym dokumentem na podstawie, którego księguje się operacje gospodarcze zgodnie z ich rzeczywistym przebiegiem, który powinien zawierać potrzebną treść. Dokument ma stwierdzić stan poszczególnych zasobów i źródeł ich pochodzenia na dany dzień oraz ma potwierdzać prawdziwość przebiegu i zgodność operacji gospodarczych z przepisami prawa.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości dowody księgowe mogą być:
zewnętrzne – otrzymany od innego podmiotu, jak np. od kontrahenta lub przekazany innemu podmiotowi
wewnętrzne – dotyczy operacji wewnątrz podmiotu.
Obowiązkowe elementy dowodu księgowego
W art. 21 ustawy o rachunkowości zostały zawarte wymagania dotyczące dowodów księgowych. Obecnie nie ma znaczenia czy dowód wystawiony jest w formie papierowej, czy elektronicznej. Ważne żeby zawierał takie same dane dotyczące nabywcy, sprzedawcy i przedmiotu transakcji. Forma papierowa dokumentów dostępna jest na papierze. Dokumenty papierowe z reguły przechowywane są w segregatorach. Forma elektroniczna ma postać pliku. Przechowuje się go na serwerze lub na dysku twardym komputera. Dokument księgowy powinien być przechowywany przez odbiorcę w takim samym formacie w jakim został do niego przesłany.
Dokument jest dowodem księgowym jeżeli zawiera przynajmniej dane określone w ust. 1 wspomnianego przepisu. Należy do nich:
określenie stron transakcji, ich nazwy wraz z adresami. Przy dokumencie zewnętrznym może to być pieczątka firmy.
Dokument wewnętrzny powinien zostać oznaczony w celu identyfikacji komórki organizacyjnej po przez umieszczenie na nim:
opis operacji, jej wartość, a jeżeli jest to możliwe określenie w jednostkach naturalnych. W przypadku rzeczowych składników majątku należy podać ilość i cenę jednostkową
data dokonania operacji. W przypadku gdy dowód został sporządzony pod inną datą, należy wskazać również datę jego sporządzenia
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której zostały wydane lub od której zostały przyjęte składniki aktywów
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (tzw. dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Kontrola powinna być dostosowana do realnych możliwości każdej jednostki. Przebieg kontroli musi zostać opisany w polityce rachunkowości, gdzie należy również wskazać osoby upoważnione do dokonywania czynności weryfikacyjnych. Zadaniem kontroli dowodu księgowego jest niedopuszczenie do sytuacji, w której księgowany byłby wadliwy dowód i to pod kątem merytorycznym, formalnym, prawnym i rachunkowym. Kontrola ma też zweryfikować treść dokumentu ze stanem faktycznym.
Po sprawdzeniu, dowód księgowy ujmuje się w księgach rachunkowych ze wskazaniem:
podziału klasyfikacji budżetowej wykorzystywanej w analityce niektórych kont księgi głównej zgodnej z pozycją planu finansowego
kont księgowych Winien i Ma dla zapisu kwot danej operacji w księdze głównej, gdzie obowiązuje zasada podwójnego zapisu.
Przepisy dopuszczają pewne wyjątki w tym zakresie wskazane w art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości, które dotyczą kwestii nieumieszczania na dowodach księgowych podpisu wystawcy oraz osoby, która otrzymała lub od której zostały przyjęte składniki aktywów. Dotyczy również wykonania czynności sprawdzających i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych wskazując miesiąc oraz sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód księgowy wystawiony w obcym języku
Niektóre dowody księgowe wystawiane są w obcej walucie i w języku obcym. Najczęściej ma to miejsce w sektorze finansów publicznych. Nie ma obowiązku tłumaczenia dokumentów księgowych przed ich zaksięgowaniem. Taki obowiązek pojawia się dopiero w przypadku przeprowadzanej kontroli przez Regionalną Izbę Obrachunkową, Najwyższą Izbę Kontroli, Urząd Kontroli Skarbowej, Europejski Trybunał Obrachunkowy, jak i przez biegłego rewidenta. Jeżeli dojdzie do kontroli, to tłumaczone są jedynie określone pozycje. Nie ma potrzeby tłumaczenia całych dokumentów.
Instytucje publiczne mają obowiązek bieżącego tłumaczenia dokumentów wystawionych w obcym języku, które potwierdzają przeprowadzone transakcje zagraniczne.
Innym powodem, chociaż nieobowiązkowym jest tłumaczenie dokumentów w związku z wykonywaniem pracy na tych dokumentach, np. konieczność sporządzenia korekty. W tym przypadku przetłumaczony dokument znacznie ułatwia pracę i wyklucza popełnienie pomyłki, ponieważ istnieje pewność, że dokumenty są zgodne z rzeczywistym przebiegiem transakcji i zostały sporządzone w zgodzie z obowiązującymi w Polsce przepisami.
Dowód księgowy wystawiony w obcej walucie
W ostatnim czasie sporo transakcji przeprowadzanych jest z kontrahentami spoza Polski, dlatego wiele transakcji odbywa się w obcej walucie, jak i dokumenty księgowe wystawiane są w walucie innej niż polska. Dowód księgowy sporządzony w obcej walucie musi zawierać przeliczenia wartości kapitału zagranicznego na polską walutę. Sposób przeliczenia musi być potwierdzony na odpowiednim wydruku.
Elektroniczne systemy księgowe, a dekretacja dowodu
Kiedy dowodowi księgowemu zostanie nadany numer, określona data i sposób ujęcia w księgach, to mówimy o dekretacji, czyli tzw. dekrecie księgowym. Często dekretacja zastępowana jest stemplem dekretacyjnym. Każda dekretacja wymaga podpisu osoby odpowiedzialnej za wymienione wskazania.
Przepisy pozwalają na odstąpienie od ręcznego dekretowania dowodów księgowych, co oznacza, że nie trzeba koniecznie zamieszczać informacji dotyczących stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu w celu ujęcia go w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca, sposobu ujęcia dowodu w księgach, a także podpisu osoby odpowiedzialnej. Od powyższych zasad można odstąpić pod warunkiem zastosowania przez dany podmiot techniki dokumentowania zapisów księgowych. Dany podmiot powinien używać właściwego systemu komputerowego, co pozwala na automatyczne księgowanie operacji finansowych wg algorytmów danego systemu oraz wydruku dekretu księgowego, na którym znajduje się informacja o sposobie ujęcia w księgach rachunkowych każdego dokumentu, a także dane, które umożliwiają powiązanie wydruku z danym dowodem księgowym. Wydruk dekretu powinien być dołączony do dokumentu źródłowego.
Cechy dokumentów księgowych, a kontrola podatkowa
Art. 22 ustawy o rachunkowości mówi, że dowody księgowe powinny być:
rzetelne – zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, która dokumentowana jest przez te dowody
kompletne – powinny zawierać wszystkie elementy prawidłowego dokumentu, również dane charakteryzujące daną operację gospodarczą, której dotyczą
bezbłędne – treść nie może zawierać pomyłek.
Rzetelność dokumentu będzie niepodważalna dopiero po przeprowadzonej kontroli. Bez odpowiedniej kontroli nie można stwierdzić, że dowody księgowe stanowią wiarygodną podstawę zapisów księgowych.
Kontrola przeprowadzana jest pod kątem:
formalnym – oceniana jest prawidłowość i kompletność dowodu księgowego, badana jest treść i forma dokumentu pod kątem zgodności z przepisami prawa i ustalonymi normami oraz czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot i czy zdarzenie zostało dokonane przez właściwe osoby
merytorycznym – oceniana jest prawidłowość, celowość i zasadność operacji gospodarczej przedstawionej w dokumencie pod kątem widzenia celowości transakcji. Kontrola ustala, czy dana transakcja nie narusza obowiązujących przepisów oraz dokonuje weryfikacji czy dane zawarte w dokumencie zgodne są z rzeczywistością w aspekcie czasu, miejsca, charakteru i rozmiaru operacji
