Księgowanie Wydania Zewnętrznego

Jednym z dokumentów stosowanych przez przedsiębiorców prowadzących magazyn jest Wydanie Zewnętrzne (WZ). Najczęściej wystawia go magazynier w momencie wydania towaru/materiału z magazynu na zewnątrz. Wuzetka nie podlega zapisom w rejestrach VAT, ale czy można ją zapisać w KPiR?

Co jest dowodem księgowym w KPiR?

Wykaz dowodów księgowych, które podlegają dokumentowaniu w KPiR znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów w par. 11 ust. 3. Zgodnie z nim zaliczają się do nich:

• faktury VAT, faktury VAT RR, rachunki, dokumenty celne, zwane dalej „fakturami” wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami
• dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów, czyli zwiększające przychody na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym (dowody zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów) 
• inne dowody wymienione w par. 12 i 13 Rozporządzenia, które stwierdzają dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i które zawierają przynajmniej:
  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron z ich nazwami i adresami, którzy uczestniczą w operacji gospodarczej dotyczącej dowodu
  • datę wystawienia dowodu i datę lub okres wykonania danej operacji gospodarczej, której ten dowód dotyczy (jeżeli data dokonania operacji gospodarczej jest taka sama jak data wystawienia dokumentu, to wystarczy podać jedną z nich)
  • przedmiot operacji gospodarczej oraz jego wartość i określenie ilości jeżeli przedmiot wymierny jest w jednostkach naturalnych
  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
  • oznaczenie numerem bądź w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W par. 12 Rozporządzenia zostały określone inne dokumenty, które powinny zostać uznane za dowody księgowe. Są to:

• dzienne zestawienia dowodów, na które składają się faktury dotyczące sprzedaży sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem
• noty księgowe, które zostały sporządzone w celu dokonania korekty zapisu dotyczącego operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego lub własnego otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi
• dowody przesunięć
• dowody opłat pocztowych i bankowych
• inne dowody opłat również dokonywane na podstawie książeczek opłat oraz dokumenty zawierające dane, o których mówi par. 12 ust. 3 pkt 3.

Z kolei w par. 13 ust. 1 Rozporządzenia można przeczytać, że zapisy w księdze przychodów i rozchodów dotyczące niektórych kosztów można udokumentować na podstawie sporządzonych dokumentów zaopatrzonych w datę i podpisy osób bezpośrednio dokonujących wydatków za pomocą dowodów wewnętrznych, które przy zakupie określają nazwę towaru, ilość towaru, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach przedmiot operacji gospodarczej i wysokość wydatku (kosztu). 

Czy dokument WZ jest dowodem księgowym?

Na podstawie dokumentu WZ nie można dokonywać zapisów w KPiR, ponieważ nie posiada on podstawowych danych jakie wymagane są przez przepisy i w związku z tym nie może on być uznany za dowód księgowy. 
Takie samo zdanie mają organy podatkowe, jak np. to wyrażone w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 10 stycznia 2014 r. o sygn. ILPB1/415-1140/13-2/AMN, w której można przeczytać: 

Z informacji zawartych we wniosku wynika, że Wnioskodawca zakupił od firmy towar, a sprzedawca nie wystawił faktury. Wnioskodawca posiada tylko dokument wewnętrzny, na którym widnieje data, kwota przelewu, kod banku rejestrowego wykonanego przelewu, dany asortyment w sztukach za który zapłacono w kwocie netto i brutto oraz podsumowanie, czyli wartość.
Mając na uwadze powyższe w sprawie będącej przedmiotem wniosku, na podstawie dowodu wewnętrznego tzw. „WZ”, nie można dokonać ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, bowiem taki dokument nie będzie zawierał wszystkich elementów zawartych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów niezbędnych do uznania go za dowód księgowy, czyli podpisów osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczej.
Z uwagi na powyższe dowód wewnętrzny tzw. „WZ” , który nie zawiera podpisów osób  wymaganiom określonym w cytowanym powyżej rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów i nie może stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Podsumowanie

Warunkiem, aby zakup towarów/materiałów do firmy mógł być zaliczony do kosztów na podstawie wystawionego dokumentu WZ, to taki dokument musi posiadać dane zawarte w Rozporządzeniu. Jeżeli dokument nie będzie takich zawierał, to należy wystąpić o wydanie takiego dokumentu jakim jest np.: faktura.

Data publikacji: 2021-04-24, autor: FakturaXL