Co do zasady każda sprzedaż lub wykonana usługa powinna być udokumentowana wystawioną fakturą. Jednak nie zawsze tak jest. Czasami mają miejsce transakcje, które nie wymagają wystawienia dokumentu. Mówimy wtedy, że doszło do sprzedaży bezrachunkowej. Na czym ona polega i jak ją udokumentować?
Sprzedaż bezrachunkowa wiąże się ze zwolnieniem z VAT i zwolnieniem z kasy fiskalnej. Aby doszło do sprzedaży bezrachunkowej musi wystąpić jedno z wymienionych zwolnień. Sprzedaż bezrachunkową dokumentuje się w różny sposób, który zależy od tego czy sprzedawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT, czy jest zwolniony z płacenia VAT-u.
Dokumentowanie sprzedaży bezrachunkowej przez firmę zwolnioną z VAT
Firmy, które są zwolnione z VAT-u oraz nie mają obowiązku stosowania kasy fiskalnej mogą stosować jeden z dwóch sposobów dokumentowania sprzedaży bezrachunkowej. Może to być przez:
codzienne wystawianie i księgowanie dowodu wewnętrznego w KPiR (zapisów dokonuje się na koniec każdego dnia, jednak nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w kolejnym dniu. Jest to system dość kłopotliwy, zwłaszcza dla przedsiębiorcy, który korzysta z usług biura rachunkowego)
prowadzenie ewidencji sprzedaży i księgowanie przychodów w KPiR miesięcznie (wygodny sposób dla przedsiębiorców, którzy prowadzą rozliczenia za pośrednictwem biura rachunkowego. Nie wymaga sporządzania dowodów wewnętrznych).
Sprzedaż bezrachunkową ujmuje się w ewidencji bez wystawiania dodatkowych dokumentów. Przy prowadzeniu ewidencji sprzedaży, przychody można zapisywać w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca. Przedsiębiorca ma obowiązek zrobić to do 20 dnia kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Sprzedaż bezrachunkowa u podatnika VAT
Czynni podatnicy VAT nie muszą prowadzić oddzielnej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Mogą zapisywać ją w rejestrze sprzedaży VAT, z którego dane przepisuje się do KPiR.
Co musi zawierać ewidencja sprzedaży bezrachunkowej?
numer porządkowy lub okres, jak np.: konkretny miesiąc
data uzyskania przychodu
kwota nieudokumentowanego przychodu.
Obowiązkiem przedsiębiorcy jest zbroszurowanie ewidencji i ponumerowanie kart, czyli wydrukowanie ewidencji, a następnie zszycie razem wszystkich jej kartek i ponumerowanie ich. Przedsiębiorca nie ma obowiązku zgłaszania ewidencji do urzędu skarbowego, ale w razie kontroli urząd może sprawdzić, czy jest ona prowadzona terminowo.
Przepisy pozwalają (nie jest to obowiązek) łączyć ewidencję sprzedaży bezrachunkowej z ewidencją uproszczoną VAT, co pozwala przedsiębiorcy określić moment przekroczenia limitu związanego z utratą zwolnienia z VAT.
Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej w programie FakturaXL
W programie Faktura XL księgowanie przychodów, wynikających z prowadzonej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, wprowadzić można za każdy dzień jako zsumowaną wartość sprzedaży z tego dnia lub w formie jednego wpisu na koniec miesiąca, który jest sumą miesięcznej sprzedaży. Sprzedaż taką wprowadza się w dziale Przychody dokumentem Paragon bez podawania danych Nabywcy. Należy wybrać podtyp niefiskalny, a w pozycjach wprowadzić np. nazwę "Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej miesiąc/rok" i wartość tej sprzedaży. Data wystawienia i data sprzedaży powinna wskazywać dzień w którym został uzyskany przychód lub ostatni dzień miesiąca jeśli to zbiorczy wpis miesięczny. Wymagane oznaczenie WEW dla tego typu sprzedaży pojawi się automatycznie w pliku JPK_V7M i JPK_V7K.
