Jednym z obowiązków każdego przedsiębiorcy jest prowadzenie księgowości. Przeważnie sprawy księgowe powierzane są profesjonalnym księgowym. Przedsiębiorca gromadzi dokumenty księgowe i na ich podstawie tworzone są później zapisy księgowe.
Dokumenty księgowe wystawiane są w celu dokumentowania różnych zdarzeń gospodarczych mających miejsce w firmie. Obowiązkowo powinny zostać sporządzone w języku polskim, nawet wtedy kiedy dotyczą transakcji przeprowadzanych z podmiotami zagranicznymi. Jeżeli zostaną wystawione w obcym języku, to muszą zostać przetłumaczone na polski język.
Do dowodów księgowych zaliczane są różne dokumenty odpowiednio sklasyfikowane, które powinny być jasne i czytelne oraz zawierać obowiązkowe elementy, jak np.:
nazwa dowodu
kolejny numer dowodu
nazwy stron transakcji
adresy stron transakcji
numery NIP każdej ze stron
data wystawienia dokumentu
data wystąpienia zdarzenia gospodarczego
przedmiot transakcji
ilość
miara jednostki
cena jednostkowa netto
wartość netto i brutto
opis operacji gospodarczej
podpisy stron.
Podział dokumentów księgowych
Dokumenty księgowe można podzielić w różny sposób w zależności od kryteriów wziętych pod uwagę.
1. Podział ze względu na pochodzenie:
dowody własne zewnętrzne – dokumenty przeznaczone dla kontrahentów firmy i przekazywane im w oryginale, jak np. faktury
dowody wewnętrzne – rejestrują zdarzenia gospodarcze jakie mają miejsce wewnątrz firmy w wyniku przeprowadzonych operacji
dowody źródłowe obce – dowody otrzymane od kontrahentów, które dokumentują fakt zakupu określonych towarów lub usług.
2. Podział ze względu na przeznaczenie
dowody zbiorcze – służą do łącznego księgowania zbioru dowodów księgowych, należą do nich wszystkie posiadane dokumenty źródłowe wchodzące w skład dowodu
dowody korygujące – służą do korekty wcześniejszych, błędnych zapisów, wykorzystuje się je do korygowania nieprawidłowo sporządzonych dokumentów VAT
dokumenty rozliczeniowe – sporządzane są w sytuacji kiedy zachodzi potrzeba dokonania zapisów zgodnie z nowymi kryteriami klasyfikacyjnymi, jak np. sprzedawanych produktów.
Czasami, w niektórych sytuacjach trzeba sporządzić tzw. dokumenty zastępcze. Taka sytuacja ma miejsce kiedy brak jest dokumentów źródłowych. Wtedy księgowanie odbywa się na ich podstawie.
Podział dokumentów księgowych – inne kryteria
Dokumenty księgowe mogą zostać podzielone również ze względu na:
sposób dokumentowania stanu środków i zobowiązań firmy na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Dowody tworzone są na podstawie sporządzonego spisu z natury
sposób opierający się na zmianach zachodzących w określonym czasie w strukturze posiadanych aktywów oraz ciążących na podmiocie zobowiązań. W tej grupie prowadzona jest ewidencja przebiegu procesu produkcji, ewidencja działalności handlowej lub usługowej. Wyróżnia się także ewidencję środków trwałych, gospodarki magazynowej, działalności finansowej, pracy i płac
dane dotyczące zmian w posiadanych aktywach i zobowiązaniach jakie notowane są na ostatni dzień danego roku obrachunkowego, a także na ostatni dzień prowadzenia działalności gospodarczej w przypadku jej likwidacji.
Inna klasyfikacja dowodów księgowych
Do prowadzenia ewidencji księgowej wykorzystywane są również inne dokumenty, jak między innymi:
polecenia księgowania
dokumenty wtórne
dokumenty zbiorcze
dokumenty zastępcze
rozdzielniki
inne dokumenty stanowiące podstawę księgowania w określonych przypadkach.
Dowody księgowe mogą zostać sklasyfikowane ze względu na:
podstawę sporządzania
jednostki sporządzające – dowody własne i obce
Dowody obce, to dowody wystawione przez inne podmioty, jak np. faktura zakupu. Z kolei do dowodów własnych należy np. polecenie księgowania. Dowody te wystawiane są przez własną jednostkę
przeznaczenie – dowody wewnętrzne sporządzane na własne potrzeby i dowody zewnętrzne sporządzane dla innych jednostek
rodzaj przedmiotu ewidencji księgowej – dowody pierwotne i wtórne
Pierwotne dowody księgowe, czyli dowody źródłowe służą do ewidencjonowania po raz pierwszy transakcji gospodarczych. Z kolei dowody wtórne wystawiane są do dowodów pierwotnych. Zalicza się do nich np. raport kasowy.
Podział dowodów zewnętrznych ze względu na rodzaj przedmiotu ewidencji księgowej
dowody magazynowe – zawierają zapisy dotyczące pracy magazynu, między innymi: przyjęcia zewnętrzne i wewnętrzne (PZ i WZ), przyjęcie oraz rozchód wewnętrzny (PW i RW) lub MM, czyli przesunięcie magazynowe
dowody operacji na środkach trwałych – dowód przyjęcia środka trwałego (OT), dowód likwidacji środka trwałego (LT), przekazanie środka trwałego (PT)
dowody kasowe służą do rejestracji zmiany środków na kasie, jak np. KW, KP lub potwierdzające stan środków (RK)
dowody bankowe związane z operacjami bankowymi, np. WB.
