Wszystkie transakcje dokonywane w obrocie gospodarczym powinny być udokumentowane za pomocą dostępnych dowodów księgowych. Występuje kilka rodzajów dowodów, które różnią się między sobą znaczeniem, a także sposobem przygotowania i przechowywania. Konieczność stosowania właściwych dowodów księgowych wynika z przepisów o rachunkowości.
Dowód księgowy inaczej dowód źródłowy jest dokumentem stanowiącym podstawę do zapisu w księgach rachunkowych. Jest potwierdzeniem dokonanej transakcji finansowej. Swoim zakresem obejmuje między innymi zakupy, sprzedaż, przychody, wydatki związane z działalnością gospodarczą. Na podstawie dowodu księgowego dokonywane są zapisy w księgach rachunkowych. Obowiązek ten wynika z ustawy o rachunkowości. Do księgi wprowadza się zdarzenia gospodarcze jakie miały miejsce w danym okresie rozliczeniowym, np. w danym dniu, miesiącu, kwartale, roku.
Dowód księgowy, a dokument księgowy – czy oznaczają to samo?
Dowód księgowy jest określonym dokumentem księgowym stanowiącym podstawę do zapisu w księgach rachunkowych. Jednak warto zwrócić uwagę, że nie każdy dokument, a nawet dokument księgowy można uznać za dowód księgowy. Na dokumenty, które zaliczają się do dowodów księgowych wskazuje przede wszystkim ustawa o rachunkowości. Powinny nią posiłkować się głównie podmioty prowadzące tzw. pełną księgowość. Natomiast podatnicy rozliczający się na podstawie książki przychodów i rozchodów korzystają w tym zakresie z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z dnia 23 grudnia 2019 r.
Jakie cechy posiada dowód księgowy? Ranga dowodu księgowego
Dokumenty będące dowodami księgowymi muszą być wystawiane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przede wszystkim muszą spełniać wymagania formalne i merytoryczne.
Dowód księgowy powinien być:
rzetelny
kompletny
wolny od błędów rachunkowych.
Nie wolno na nim dokonywać żadnych poprawek. Dowody księgowe są bardzo ważnym elementem wykorzystywanym podczas audytu finansowego lub kontroli podatkowej. Muszą więc być prawdziwe i wystawione zgodnie z zasadami rachunkowości. Każdy nieprawidłowo wystawiony lub brakujący dowód księgowy może mieć dla podatnika przykre konsekwencje w postaci nawet nałożenia na niego dotkliwej kary finansowej.
Na wymogi merytoryczne wskazuje art. 22 ustawy o rachunkowości:
Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
Z kolei o wymogach formalnych informuje art. 23 ustawy o rachunkowości:
Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.
Jakie dane powinien zawierać dowód księgowy?
Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać przynajmniej:
określenie rodzaju dowodu
numer identyfikacyjny
określenie stron transakcji, jak ich nazwy razem z adresami
opis operacji gospodarczej
wartość operacji, jeżeli jest możliwe określoną w jednostkach naturalnych
datę dokonania operacji
datę wystawienia dowodu, jeżeli został sporządzony w innej dacie niż data operacji
podpis wystawcy dowodu
podpis osoby, której zostały wydane lub od której zostały przyjęte składniki aktywów
potwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia go w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych, tzw. dekretacja
podpis osoby odpowiedzialnej za w/w wskazania.
Rodzaje dowodów księgowych
Wyróżnia się następujące dowody księgowe:
zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentowi
zewnętrzne obce - otrzymywane od kontrahentów
wewnętrzne - wystawiane do operacji występujących wewnątrz danej jednostki.
W księgach rachunkowych można też dokonywać zapisów na podstawie następujących, specjalnych dowodów księgowych sporządzanych przez daną jednostkę na zasadach prawa, takich jak:
dowody księgowe zbiorcze - dokonuje się w nich łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych, które koniecznie muszą zostać wymienione pojedynczo w dowodzie zbiorczym
dowody księgowe korygujące wcześniejsze zapisy
dowody księgowe zastępcze - wystawia się je w zastępstwie do czasu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego
dowody księgowe rozliczeniowe - ujmuje się dokonane wcześniej zapisy zgodnie z nowymi kryteriami klasyfikacyjnymi.
Dopuszczalne dowody księgowe zostały wymienione w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z dnia 23 grudnia 2019 roku stanowiące podstawę zapisów w księdze przychodów i rozchodów, takie jak np.:
faktury - najczęściej stosowane dowody księgowe wystawiane w formie papierowej lub elektronicznej zawierające dane wymagane w ustawie lub w innych przepisach wydanych na ich podstawie
rachunki - dokumenty wystawiane przez podmioty niezobowiązane do wystawiania faktur. Wszelkie regulacje ich dotyczące znajdują się w Ordynacji podatkowej. Art. 87 par. 1 Ordynacji podatkowej mówi, że: „Jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi”
noty księgowe
dowody przesunięć
dowody opłat pocztowych i bankowych
inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat
dokumenty zawierające dane wymagane dla dowodów księgowych
dzienne zestawienia dowodów sporządzone do zaksięgowania zbiorczym zapisem, jak faktury dotyczące sprzedaży
dowody wewnętrzne - ale tylko w ściśle określonych sytuacjach
paragony lub dowody kasowe – ale tylko w ściśle określonych sytuacjach
opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych.
Dowody księgowe zastępcze są szczególną kategorią dowodów księgowych. Wystawia się je tylko wtedy, kiedy nie ma możliwości uzyskania dowodu księgowego zewnętrznego obcego. W tej sytuacji kierownik danej jednostki może udzielić zgody na udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego za pomocą dowodu zastępczego. Jego zgoda powinna zostać poprzedzona dogłębną analizą. Dowodów zastępczych nie wystawia się do zakupów opodatkowanych podatkiem VAT oraz w przypadku skupu metali nieżelaznych od ludności.
Czasami za dowód księgowy może też zostać uznana umowa kupna-sprzedaży, co potwierdza jeden z Urzędów Skarbowych w Warszawie w piśmie nr US72/ROP1/423/626/04/AW z dnia 24.09.2004 roku.
Umowy kupna-sprzedaży zwarte zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego na sprzęt zakupiony na potrzeby działalności usługowej firmy stanowią podstawę uznania wydatku poniesionego z tego tytułu do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 i art. 16d ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych uzasadniające uznanie wydatku za koszt uzyskania przychodów. Dokumenty te stanowią dowody księgowe, gdyż zawierają elementy określone w ww. art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Jak wystawiać dowody księgowe?
W celu wystawienia poprawnego i kompletnego dowodu księgowego należy przede wszystkim:
ustalić rodzaj transakcji i uzgodnić wszystkie informacje potrzebne do wystawienia dowodu
wybrać odpowiedni rodzaj dowodu księgowego
wpisać na dowodzie wszystkie elementy wymagane ustawą, jak: kwota, data, opis transakcji i odpowiednie numery kont księgowych
dokonać weryfikacji poprawności danych
sprawdzić, czy dowód jest podpisany lub potwierdzony przez właściwe osoby.
Wystawianie elektronicznych dowodów księgowych
Obecnie coraz częściej dowody księgowe wystawiane są w wersji elektronicznej. Jest to dość wygodna forma. Poza tym daje możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych w wersji elektronicznej na komputerze. Ustawa o rachunkowości wskazuje, że zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pomocą urządzeń łączności oraz informatycznych nośników danych bądź tworzone zgodnie z programem z wykorzystaniem informacji zawartych w księgach są traktowane na równi z dowodami źródłowymi. Takie zapisy zostaną uznane za prawidłowe, jeżeli będą spełnione przynajmniej niżej wymienione warunki:
zapis musi być czytelny, trwały i zgodny z treścią właściwych dowodów księgowych
zapis musi być kompletny i zgodny
musi być znane źródło pochodzenia dowodu oraz musi istnieć możliwość ustalenia osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie danych
konieczność stosowania procedury zapewniającej sprawdzenie poprawności przetwarzania danych
dane źródłowe muszą być odpowiednio chronione w miejscu ich powstania w taki sposób, aby nie można było ich zmienić przez wymagany okres ich przechowywania.
Dowody księgowe - jak należy je prawidłowo przechowywać?
Dowody księgowe mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej przez określony okres czasu zgodnie z przepisami. Przedsiębiorca musi zadbać o to, aby były one bezpieczne i nie dostały się w niepowołane ręce. Dokumenty muszą być zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem i zniszczeniem, a także przed nieupoważnionym rozpowszechnianiem. Przy czym musi być do nich zapewniony łatwy dostęp w przypadku, kiedy będą pilnie potrzebne, np. podczas kontroli. Dowody księgowe powinny być przechowywane w postaci oryginalnej i w określonym porządku oraz podzielone na okresy sprawozdawcze. Można je przechowywać:
w siedzibie firmy
poza siedzibą firmy, co należy zgłosić we właściwym urzędzie skarbowym w terminie 15 dni od daty ich wydania.
Najczęstszym terminem obligującym do przechowywania dowodów księgowych jest okres 5 lat. Termin ten nie dotyczy sprawozdań finansowych. Ogólna zasada mówi, że dokumenty księgowe powinny być przechowywane przez okres, który zależy od daty przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Konsekwencje wynikające z braku dowodów księgowych
Zarówno brak jak i nieprawidłowo wystawione dowody księgowe mogą mieć poważne konsekwencje dla podatnika podczas przeprowadzonej w jego firmie kontroli lub audytu finansowego, czego skutkiem mogą być wysokie kary finansowe.
