Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga od przedsiębiorcy dokonywania różnych czynności, jak np. rozliczania niektórych wydatków w kosztach firmowych, co pozwala mu obniżyć podatek. Czy do takich wydatków przedsiębiorca może zaliczyć wykup dostępu do usług online? Jeżeli tak, to jak należy prawidłowo zaksięgować taki koszt?
W ramach subskrypcji Spotify konsument może wykupić daną usługę na pewien określony okres czasu, za który to czas zobowiązany jest uiścić opłatę w ustalonej kwocie. Z kolei usługodawca w zamian za wykupioną usługę zobowiązuje się dostarczyć i świadczyć oferowane usługi. Po upływie czasu, na który została podpisana umowa w ramach, której została wykupiona subskrypcja konsument może zrezygnować z usługi lub może dokonać jej przedłużenia. Wykup subskrypcji daje nabywcy prawo do korzystania z najnowszych aktualizacji oprogramowania lub pozwala mu zainstalować najnowszą wersję pakietu biurowego bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
Czy wydatek na subskrypcję Spotify może być kosztem?
Opłacony abonament na usługi online np. Spotify może być kosztem podatkowym o ile będzie służył prowadzeniu danej działalności i przedsiębiorca będzie potrafił to udowodnić. Jedynym problemem może okazać się możliwość zaksięgowania subskrypcji Spotify bądź dostępu do serwisu VOD. Do rozliczenia usług online, których sprzedawcą jest firma mająca siedzibę na terytorium Unii Europejskiej zaleca się, aby przedsiębiorca posiadał europejski numer NIP. Wtedy sprzedawca zagraniczny nie doliczy na fakturze podatku VAT. NIP europejski można otrzymać po złożeniu wniosku w urzędzie skarbowym na druku VAT-R w części C3. Brak europejskiego NIP-u powoduje, że nabywca zostaje uznany za osobę prywatną, a na fakturze do wartości towaru/usługi zostaje doliczony podatek VAT, który nie podlega odliczeniu. NIP europejski nie jest potrzebny przy sprzedaży dokonywanej przez firmę mającą siedzibę poza obszarem unijnym.
Subskrypcja, a koszty firmowe
Przedsiębiorca, który korzysta z wykupionej subskrypcji może wydatki poniesione na ten cel ująć w kosztach firmowych niezależnie od miejsca siedziby firmy dostawcy. Jednak, aby wydatek został zaliczony do kosztów firmowych musi spełnić określone wymagania. Przede wszystkim musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, czyli musi służyć prowadzonej przez podatnika działalności. Przedsiębiorca musi potrafić udowodnić związek z prowadzoną działalnością, co w przypadku subskrypcji na Spotify lub dostępu do serwisu VOD w niektórych przypadkach może okazać się trudnym zadaniem. Na przykład grafik może rozliczać w kosztach podatkowych wydatki poniesione na opłatę w Adobe Creative Cloud, co jednak nie oznacza, że inne firmy nie mogą ująć w kosztach firmowych opłat wniesionych do Google Apps pod warunkiem zasadności zakupu takiej usługi. Natomiast nie jest dozwolone zaliczanie do kosztów firmowych opłat za zakup usług online wykorzystywanych w celach prywatnych. Przykładem może być zakup hostingu, na którym osoba prowadzi prywatny blog. Dodatkowo każdy wydatek firmowy powinien być koniecznie potwierdzony właściwym dokumentem księgowym.
Koszt zakupu subskrypcji na firmę musi być udokumentowany fakturą, na m.in. której znajdują się:
nazwy, adresy i numery NIP kupującego oraz sprzedającego
nazwa usługi
cena netto
data wystawienia faktury.
W przypadku, kiedy usługa online kupowana jest od firmy zagranicznej, to podatnik z Polski zobowiązany jest do rozliczenia podatku VAT. W związku z tym, że na fakturze zagranicznej występuje kwota netto, to w zależności od statusu posiadanego przez nabywcę wymaga się, aby:
czynny podatnik VAT doliczył do wartości wskazanej na fakturze stawkę podatku VAT w wysokości 23%, którą następnie powinien wykazać w rejestrze zakupów i sprzedaży
podatnik zwolniony z VAT powinien rozliczyć podatek, a następnie wykazać go na formularzu VAT-9M.
Jeżeli sprzedawcą usług online jest firma z siedzibą na terytorium Unii Europejskiej, to wskazane jest, aby podatnik posiadał numer NIP europejski. W tej sytuacji na fakturze wystawionej przez firmę zagraniczną nie zostanie doliczona kwota podatku VAT, a podatek będzie rozliczany wg procedury specjalnej. W przypadku braku NIP-u europejskiego nabywca zostanie uznany za osobę prywatną, a do zakupu będzie doliczony podatek VAT bez możliwości odliczenia.
Księgowanie wydatku poniesionego za zakup subskrypcji
Wydatek poniesiony na subskrypcję Spotify należy właściwie zaksięgować w Książce Przychodów i Rozchodów w dacie wystawienia faktury. Faktura wystawiona w obcej walucie powinna zostać przeliczona na złotówki zgodnie z kursem waluty obowiązującym na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień poniesienia wydatku. Jeżeli chodzi o podatek VAT, to należy go rozliczyć w terminie wykonania usługi lub w terminie zapłaty pod warunkiem, że została ona dokonana przed wykonaniem usługi. W przypadku, kiedy sprzedaż dotyczy usług importowanych od zagranicznego sprzedawcy, to nie bierze się pod uwagę daty wystawienia faktury.
