Przedsiębiorcy prowadzący księgowość w formie Podatkowej Książki Przychodów i Rozchodów mają obowiązek sporządzenia na koniec roku inwentaryzacji, czyli spisu z natury, znanego też pod nazwą remanent.
Zasady oraz sposób przeprowadzania spisu z natury zostały określone w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, a dokładniej w par. 27 ust. 1 wymienionego rozporządzenia.
Wynik remanentu powinien zostać ujęty w PKPiR na:
dzień 1 stycznia
koniec każdego roku podatkowego
dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego
w przypadku utraty w roku podatkowym prawa do rozliczania podatkiem zryczałtowanym
w przypadku zmiany wspólnika
w przypadku zmiany proporcji udziałów wspólników
przy likwidacji działalności.
Remanentem objęte są następujące składniki:
towary handlowe
materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze
półwyroby
produkcja w toku
wyroby gotowe
braki i odpady.
W remanencie uwzględnia się także towary będące własnością podatnika znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza firmą, a także te niebędące własnością podatnika, ale będące w jego posiadaniu. Zgodnie z przepisami wystarczy jedynie spisanie ich ilości bez konieczności wyceny oraz wskazanie ich właściciela.
Przedsiębiorca powinien dokonać wyceny składników majątku objętych inwentaryzacją najpóźniej w terminie 14 dni licząc od dnia zakończenia remanentu zgodnie z przyjętymi zasadami, czyli:
materiały i towary handlowe – wg cen zakupu lub nabycia bądź cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, o ile są one niższe od cen zakupu lub nabycia
półwyroby i wyroby gotowe – wg kosztu wytworzenia
braki, które straciły swoją pierwotną wartość – wg oszacowania czy będą nadawały się do dalszej użyteczności.
W przypadku czynnych podatników VAT wycena towarów, od których przysługiwało odliczenie VAT powinna być dokonana w kwocie netto. Przy braku prawa do odliczenia VAT, wyceny dokonuje się w kwocie brutto.
Spis z natury – co powinien zawierać?
Przedsiębiorca musi pamiętać, że spis z natury powinien zostać sporządzony w sposób staranny i trwały i zakończony podpisami osób w nim uczestniczących. Par. 28 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR zawiera szczegółowe informacje o danych jakie powinny znaleźć się w arkuszu inwentaryzacyjnym.
Spis z natury powinien zawierać między innymi:
imię i nazwisko właściciela (nazwa firmy)
datę sporządzenia
numery kolejnych pozycji
szczegółowe określenie towaru
jednostki miary
ilość składników stwierdzoną w spisie
łączną wartość spisu z natury.
Spis powinna zakończyć klauzula o treści: „Spis zakończono na pozycji...” oraz podpisy właściciela (wspólników) i innych osób uczestniczących w inwentaryzacji.
Remanent końcowy – remanent początkowy
Obowiązujące przepisy wymagają, aby przedsiębiorca przeprowadził na koniec roku spis z natury, który ma na celu zamknięcie roku podatkowego. Sporządza się go na dzień 31 grudnia. Nie ma obowiązku informowania o tym naczelnika urzędu skarbowego. Podatnik, który wykona inwentaryzację na koniec roku nie musi już przeprowadzać remanentu początkowego, ponieważ remanent końcowy jest jednocześnie remanentem początkowym. Oznacza to, że wartość ze spisu z natury wpisana do książki na dzień 31 grudnia jest jednocześnie wpisem początkowym na dzień 1 stycznia roku kolejnego. Powyższa zasada nie dotyczy nowych przedsiębiorców, którzy otworzyli działalność 1 stycznia i nie mieli możliwości wykonania remanentu na koniec roku. Osoby te muszą obowiązkowo sporządzić spis z natury na początek roku, na dzień 1 stycznia.
Inwentaryzacja, a towary handlowe zakupione jeszcze przed rozpoczęciem działalności
Czasami przedsiębiorcy kupują towary handlowe dużo wcześniej, jeszcze zanim rozpoczną prowadzenie firmy. Czy taki zakup podlega ujęciu w książce przychodów i rozchodów? Niestety nie można zaksięgować wcześniej zakupionych towarów i ująć ich bezpośrednio w kosztach. Jedyną możliwością jest ujęcie wcześniej zakupionych towarów w początkowym spisie z natury przeprowadzanym na dzień rozpoczęcia działalności W/w składniki wycenia się następująco wg:
cen zakupu:
netto – w przypadku prawa do odliczenia
brutto – w przypadku braku prawa do odliczenia
wartości z dnia sporządzenia spisu – kiedy wartość ta jest niższa od ceny zakupu.
Kto nie ma obowiązku sporządzania remanentu?
Z dniem 1 stycznia 2019 roku podatnicy, którzy jako formę opodatkowania wybrali ryczałt od przychodów ewidencjonowanych nie mają obowiązku sporządzania spisu z natury na koniec roku podatkowego. Tak stanowi ustawa o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym.
