Jednym z obowiązków przedsiębiorcy jest przeprowadzanie w przedsiębiorstwie okresowych spisów z natury środków trwałych. Obowiązek ten dotyczy podatników prowadzących księgowość w formie ksiąg handlowych.
Podstawowa zasada dotycząca przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych w firmie dostępna jest w ustawie o rachunkowości, a dokładnie w art. 26 ust. 1, który zawiera między innymi zapis, że środki trwałe powinny być inwentaryzowane raz w roku w ostatni dzień roku obrotowego. Przedsiębiorca musi wykonać spis z natury: policzyć ilość, dokonać wyceny ilości, porównać wartości z danymi z ksiąg rachunkowych, wyjaśnić i rozliczyć ewentualne różnice. Od podanej zasady obowiązują pewne wyjątki, które dotyczą:
nieruchomości zaliczonych do środków trwałych
inwestycji
innych środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym
maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.
Aby inwentaryzacja środków trwałych została uznana za dokonaną to powinna być przeprowadzona przynajmniej 1 raz w ciągu 4 lat (art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości). W przypadku:
środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony
gruntów
praw zakwalifikowanych do nieruchomości
należności spornych i wątpliwych
Jeżeli nie było możliwe przeprowadzenie spisu z natury wymienionych wyżej składników majątku lub ich uzgodnienie nie było możliwe z uzasadnionych przyczyn, to w takim przypadku spisu z natury można dokonać na podstawie porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości).
Podczas zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej nie ma obowiązku przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych pod warunkiem, że księgi rachunkowe nie zostają zamknięte. W przypadku zamknięcia działalności, przedsiębiorca ma obowiązek przeprowadzenia spisu z natury na dzień zamknięcia.
Inwentaryzacja co 4 lata
Firmy, które przyjęły regułę, że inwentaryzację niektórych środków trwałych będą przeprowadzać raz na 4 lata muszą stosować się do pewnych zasad.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami księgi handlowe muszą być prowadzone w sposób rzetelny i bezbłędny, sprawdzalnie oraz na bieżąco. Dodatkowo przedsiębiorcy zobowiązani są do stosowania przyjętych zasad rachunkowości poprzez rzetelne i jasne przedstawianie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego przedsiębiorstwa. Z tego to powodu inwentaryzacja środków trwałych przeprowadzana co 4 lata powinna być dokonywana w ostatnim dniu roku obrotowego w drodze weryfikacji w czasie kiedy w firmie przeprowadzany jest spis z natury pozostałych środków trwałych. Metoda weryfikacji stanu ewidencyjnego jest przeznaczona między innymi dla środków trwałych, do których jest utrudniony dostęp. Korzystając z niej należy porównać dane pochodzące z ksiąg handlowych z odpowiednimi dokumentami, a następnie dokonać weryfikacji wartości tych składników.
Jakie środki trwałe obejmuje inwentaryzacja?
Sytuacja majątkowa każdego przedsiębiorstwa powinna być przedstawiona w sposób jasny i dokładny. Księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie i bezbłędnie. Z tego powodu inwentaryzacja majątku powinna być przeprowadzona w stosunku do wszystkich środków trwałych, nawet tych, które posiadają wartość niższą niż 10 000 zł. W corocznym spisie z natury należy pominąć jedynie środki trwałe, dla których stosuje się zasadę inwentaryzacji raz na 4 lata.
Celem przeprowadzanego spisu z natury środków trwałych w przedsiębiorstwie jest między innymi okazja do skontrolowania stanu majątkowego firmy oraz zweryfikowania, czy w międzyczasie dany środek trwały nie został zniszczony lub nie zaginął.
