Otrzymana nota obciążeniowa od instytucji finansowej lub organu podatkowego nie zawsze musi być przyjęta przez podmiot ją otrzymujący. Prawo do odmowy przyjęcia noty obciążeniowej przysługuje w sytuacji, kiedy np. nie zgadzamy się z jej treścią lub uważamy, że jest ona nieprawidłowa i została wystawiona bezpodstawnie.
Jakie mogą być przyczyny odmowy przyjęcia noty obciążeniowej?
Wystawienie noty obciążeniowej i przekazanie jej drugiej stronie transakcji wiąże się przede wszystkim z poniesieniem kary finansowej naliczanej za opóźnienia lub nieprawidłowe wykonanie usługi, umowy oraz z zapłatą odsetek za nieterminowe płatności. Kary naliczane są na podstawie zawartych umów lub wystawionych faktur. W przypadku, kiedy strona otrzymująca notę nie zgadza się z jej treścią lub uważa, że została ona wystawiona bezpodstawnie, to ma prawo jej nie przyjąć. W tej sytuacji może odwołać się od wystawienia noty księgowej.
Istnieje kilka przyczyn, które dają prawo do odmowy przyjęcia noty obciążeniowej. Należą do nich między innymi sytuacje, kiedy:
kontrahent nie zgadza się z obliczeniami znajdującymi się w treści
według kontrahenta nota księgowa zawiera błędy
kontrahent nie jest w posiadaniu informacji, które uzasadniałyby wystawienie noty
nota dotyczy opłaty, której kontrahent nie musi regulować.
Nota może zostać odrzucona, jeżeli np. firma opłaciła fakturę na czas, ale jednocześnie środki nie zostały zaksięgowane w terminie i w międzyczasie została już wystawiona nota obciążeniowa.
Odrzucenie noty obciążeniowej
Aby można było odrzucić notę obciążeniową trzeba wystosować odpowiednie pismo, w którym należy uzasadnić dlaczego nie chcemy jej przyjąć. Najlepiej jest sporządzić takie pismo według ustalonego wzoru, który można znaleźć w Internecie. Na druku należy umieścić wszystkie niezbędne dane i uzasadnienie zgodnie ze stanem, faktycznym.
Pismo powinno zawierać takie informacje, jak:
data i miejsce wystawienia
dane nadawcy
dane odbiorcy
informacja o odmowie do zapłaty z jakiego powodu nie chcemy jej przyjąć, czyli uzasadnienie odmowy
wskazanie i odwołanie do zebranych dowodów
podpis.
Odrzucenie noty obciążeniowej – krok po kroku
analiza noty obciążeniowej – należy dokładnie sprawdzić treść dokumentu, w tym dane wystawcy i odbiorcy, kwotę oraz uzasadnienie
zebranie dowodów – należy przygotować dokumenty potwierdzające bezzasadność noty, jak np. umowa, dowody wpłat
przygotowanie pisma – należy sporządzić formalne pismo odmawiające zapłaty wraz z uzasadnieniem swojej decyzji
wysyłka pisma i noty uznaniowej – pismo najlepiej jest wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru z dołączoną notą uznaniową
monitorowanie sprawy.
W piśmie odwołującym przyjęcie noty obciążeniowej warto powołać się na właściwe przepisy prawa lub postanowienia umowne uzasadniające odmowę. Jeżeli pomiędzy stronami nie będzie porozumienia w tej sprawie, to w ostateczności zaistniały spór może zostać rozstrzygnięty na drodze sądowej.
Podsumowanie
W niektórych sytuacjach kontrahent ma prawo odmówić przyjęcia noty obciążeniowej. Do najczęściej występujących przyczyn odmowy należą: błędy w obliczeniach, nieprawidłowości w treści noty czy też brak odpowiednich dokumentów. Jeżeli dojdzie do takiej sytuacji należy starać się wyjaśnić zaistniałą sytuację i podjąć właściwe działania, których celem jest wyjaśnienie i rozwiązanie sporu.
