Od stycznia 2019 roku przedsiębiorcy nie muszą już prowadzić kilometrówki dla celów podatku PIT. Dotyczy podatników, którzy wykorzystują swój prywatny samochód w prowadzonej działalności gospodarczej. Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu w 2020 roku – podstawy jej prowadzenia

Ewidencja przebiegu pojazdu, a podatek dochodowy
Do końca 2018 roku, kilometrówkę dla celów podatku dochodowego musieli prowadzić wszyscy przedsiębiorcy, którzy chcieli zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, wydatki związane z użytkowaniem samochodu osobowego w działalności (pojazd niewprowadzony do ewidencji środków trwałych), który jest:
  • własnością prywatną przedsiębiorcy
  • własnością pracowników przedsiębiorcy
  • własnością osoby trzeciej i jest użytkowany na podstawie umowy najmu, leasingu, dzierżawy, czy użyczenia.
Prywatny samochód przedsiębiorcy – likwidacja kilometrówki
Od stycznia 2019 roku przedsiębiorca, który posiada w działalności własny samochód prywatny nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Wydatki związane z eksploatacją prywatnego pojazdu w działalności może odliczyć do obowiązującego stałego limitu w wysokości 20%. Dla przedsiębiorcy oznacza to, że z faktur za zakup paliwa, oleju, czy płynu do spryskiwacza może odliczyć tylko 20% bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. 

Ewidencja przebiegu pojazdu w przypadku samochodów użyczonych i z najmu krótkookresowego
Z dniem 1 stycznia 2019 roku został zniesiony także obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku samochodów używanych w firmie na podstawie umowy użyczenia bądź najmu krótkookresowego. W tym przypadku limit, do którego można dokonać odliczenia wydatków wynosi 75%. Dla przedsiębiorcy oznacza to, że może on z faktur za zakup paliwa, oleju, czy płynu do spryskiwaczy odliczyć 75% wydatków i zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. 

Ewidencja przebiegu pojazdu – pracownicy użytkujący samochód prywatny w firmie
W przypadku do pracowników, którzy korzystają z prywatnych samochodów w firmie, obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nadal obowiązuje. Pracownik dla celów rozliczenia z pracodawcą za użytkowanie prywatnego pojazdu do działalności, musi prowadzić kilometrówkę. W ich przypadku obowiązuje ustawowa stawka w rozliczeniu za 1 km. 

Samochody używane wyłącznie w działalności – obowiązek prowadzenia kilometrówki
Zgodnie z nowelizacją ustawy o PIT od dna 1 stycznia 2019 roku przedsiębiorcy mają obowiązek prowadzenia szczegółowej kilometrówki łącznie z podaniem danych stanu licznika pojazdu osobowego używanego w działalności jako pojazd firmowy. Dopiero po spełnieniu tego warunku podatnik będzie mógł uznać 100% wydatków poniesionych na eksploatację pojazdu i zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów. 
Pojazd firmowy, czyli:
  • będący środkiem trwałym
  • używany na podstawie umowy leasingu, najmu, dzierżawy. 
Ewidencja przebiegu pojazdu, a podatek VAT
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest obowiązkowe dla tych wszystkich podatników, którzy będą odliczali 100% VAT od zakupu samochodu i wydatków związanych z jego eksploatacją, w tym zakupu paliwa. Chodzi przede wszystkim o pojazdy o masie do 3,5 tony wykorzystywane wyłącznie w celach związanych z działalnością gospodarczą, (przykładowo środek trwały lub leasing). Dla pojazdów wykorzystywanych w działalności koniecznie musi być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, która będzie potwierdzeniem, że pojazd wykorzystywany jest tylko dla celów prowadzonej działalności.

Kto nie musi prowadzić ewidencji? 

Obowiązkiem prowadzenia ewidencji nie jest objęty przedsiębiorca, który rozlicza wydatki poniesione na pracownika w ramach miesięcznego ryczałtu. Chodzi o wydatki związane z użytkowaniem przez nich pojazdów w działalności, dla których kosztem nie będzie: 
  • wyjazd służbowy poza miejscowość - w wysokości, która przekracza kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawki za 1 km przebiegu pojazdu
  • jazdy lokalne – kwota wyższa niż wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub w wysokości przekraczającej stawkę za 1 km przebiegu pojazdu określone w odrębnych przepisach wydanych przez właściwe ministerstwo.
Ewidencji przebiegu pojazdu nie muszą prowadzić również przedsiębiorcy, którzy użytkują samochody ciężarowe powyżej 3,5 t. lub poniżej 3,5 t. wyposażone w jeden rząd siedzeń posiadający zaświadczenie o spełnieniu wymagań technicznych uznających pojazd za samochód ciężarowy (VAT-1 lub VAT-2). 

Prowadzenie ewidencji przy pełnym odliczeniu podatku VAT oraz pełnym odliczeniu kosztów nie jest obowiązkowe jeżeli: 
  • konstrukcja samochodów pozwala na przewożenie przynajmniej 10 osób łącznie z kierowcą, o ile z wydanych dokumentów zgodnie z przepisami o ruchu drogowym, wynika takie przeznaczenie
  • konstrukcja tych samochodów pozwala na ich użycie tylko i wyłącznie dla celów działalności lub ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością jest nieistotne
  • pojazdy przeznaczone są tylko do: odsprzedaży, sprzedaży (dotyczy pojazdów wyprodukowanych przez podatnika), oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy mającej podobny charakter
    Odsprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie musi być przedmiotem działalności przedsiębiorcy. 
  • w przypadku tych pojazdów:
    • podatnika obowiązuje ograniczenie do 50% przy obliczaniu podatku naliczonego od wydatków
    • podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków związanych z tymi pojazdami.
Ewidencji nie musi prowadzić również przedsiębiorca, który użytkuje pojazd osobowy w działalności, ale nie odlicza 100% VAT ani 100% wydatków związanych z jego eksploatacją.

Ewidencja przebiegu pojazdu – co musi zawierać? 

Wyróżnia się 2 rodzaje ewidencji przebiegu pojazdu, które różnią się szczegółowością  informacji jakie powinny być w nich zawarte:

1. Ewidencja przebiegu pojazdu dla przedsiębiorców prowadzona celem odliczenia 100% VAT oraz 100% wydatków związanych z pojazdem powinna zawierać:

  • numer rejestracyjny pojazdu
  • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji
  • stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego, na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji
  • liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji
  • wpis osoby kierującej pojazdem, który dotyczy wykorzystania pojazdu.

Wpis powinien zawierać takie dane jak:
  • kolejny numer
  • data i cel wyjazdu
  • opis trasy (skąd – dokąd)
  • liczba przejechanych kilometrów
  • imię i nazwisko oraz podpis kierującego pojazdem
Jeżeli osoba kierująca pojazdem nie jest podatnikiem, to wtedy musi zostać potwierdzona autentyczność podpisu, najlepiej przez podatnika.

2. Ewidencja przebiegu pojazdu dla pracowników zgodna z ustawą o PIT, która powinna zawierać następujące dane:

  • imię i nazwisko oraz adres zamieszkania osoby używającej pojazd
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika (ważne ze względu na zastosowanie odpowiedniej stawki za 1 km)
  • opis trasy (skąd – dokąd)
  • kolejny numer wpisu
  • data i cel wyjazdu
  • liczba faktycznie przejechanych kilometrów
  • stawka za 1 km przebiegu
  • kwota wynikająca z przemnożenia faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu
  • podpis pracodawcy i jego dane.
Ewidencja przebiegu pojazdu może być prowadzona w formie papierowej i elektronicznej. Forma elektroniczna wymaga sporządzenia na koniec miesiąca wydruku i podpisania go.

Aktualne stawki za 1km przebiegu pojazdu na podstawie Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku

1. dla samochodu osobowego o pojemności skokowej do 900 cm3 – 0,5214 zł
2. dla samochodu osobowego o pojemności skokowej powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł
3. dla motocykla – 0,2302 zł
4. dla motoroweru – 0,1382 zł.

Sposób wyliczania kosztu prywatnego samochodu używanego w działalności przed 2019 rokiem oraz po 1 stycznia 2019 r. 

Do końca 2018 roku wydatki związane z użytkowaniem samochodu osobowego w działalności gospodarczej podatnika, a nieujętego w ewidencji środków trwałych były księgowane na koniec miesiąca w KPiR w oparciu o limity wynikające z kilometrówki.
Od stycznia 2019 roku nastąpiła zmiana przepisów i od tej pory koszt należy od razu ująć w KPiR na podstawie faktury w określonym limicie 20%. 

PRZYKŁAD


2019 2018
  Faktura za paliwo PLN Koszt księgowany do KPiR PLN Przebieg pojazdu limit (km x 0,5214 stawka za 1 km) Miesięcznie koszty eksploatacji pojazdu PLN Miesięczny koszt księgowany do KPiR Narastająco koszty uzyskania przychodu
Styczeń 100 20 200x0,5214=104,28 100 100 100
Luty 210 42 250x0,5214=130,35 210 134,63 234,63
Marzec 70 14 150x0,5214=78,21 70 78,21 312,84
Suma 380 76 312,84 380 312,84 -



Na podstawie przedstawionego przykładu widać, że przy takiej samej sytuacji w 2018 roku do kosztów została zaliczona kwota 312,84 zł, a w 2019 roku po zmianie przepisów, koszt wyniósł jedynie 76 zł.

Podsumowanie

Od stycznia 2019 roku obowiązuje nowa forma prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Przedsiębiorca użytkując samochód osobowy w firmie nie musi prowadzić już kilometrówki, ale w KPiR może ująć znacznie mniej kosztów niż jak miało to miejsce do końca 2018 roku. Z początkiem 2019 roku zmienił się charakter prowadzonej ewidencji. Obecnie jest ona bardziej dokumentem potwierdzającym użytkowanie samochodu wyłącznie do celów działalności, co pozwala aby wydatki związane z pojazdem mogły zostać uznane za koszt w 100%.

Data publikacji: 2020-09-21, autor: FakturaXL

ZADAJ PYTANIE DO ARTYKUŁU