Kiedy wystawia się rachunek uproszczony, a kiedy fakturę?
Wszelkie czynności dokonane w działalności gospodarczej powinny być udokumentowane w odpowiedni sposób. W przypadku osób fizycznych odpowiednim dokumentem jest paragon. W niektórych okolicznościach możliwe jest też wystawienie faktury.
O rachunku uproszczonym można przeczytać w Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 87 ustawy podatnicy prowadzący działalność gospodarczą mają obowiązek na żądanie nabywcy wystawić rachunek potwierdzający dokonaną sprzedaż lub wykonaną usługę, pod warunkiem, że z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury. Przedsiębiorca, który zwolniony jest z VAT nie ma możliwości dokonania wyboru pomiędzy wystawieniem faktury, a rachunku. Taki wybór pozostaje w gestii nabywcy towaru/usługi. Rachunek uproszczony może być wystawiony tylko w sytuacji kiedy sprzedaż była zwolniona z VAT i jednocześnie kupujący nie zgłosił żądania wystawienia faktury, ale zażyczył sobie wystawienie rachunku.
Rachunek uproszczony – termin na wystawienie
Jeżeli klient zażąda wystawienia rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, to przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia rachunku w terminie nie późniejszym niż 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. W sytuacji kiedy kontrahent zażąda wystawienia rachunku po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, to przedsiębiorca musi wystawić rachunek w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania. Jeżeli żądanie zostanie zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, to podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku. Zależy to od jego dobrej woli.
Co to jest faktura?
Ustawa o VAT zawiera definicję faktury. Zgodnie z przepisem fakturą jest dokument wystawiony w formie papierowej lub elektronicznej, na którym koniecznie muszą znaleźć się dane wymagane ustawą. Podmiot prowadzący działalność gospodarczą, czynny podatnik VAT ma obowiązek wystawienia faktury na rzecz innego podatnika.
Podmiot zwolniony z VAT podmiotowo lub przedmiotowo w zasadzie nie ma obowiązku wystawiania faktur, pod warunkiem, że klient nie zgłosi żądania jej wystawienia w terminie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym otrzymał towar lub została wykonana usługa.
Faktura – termin na wystawienie
Jeżeli stronami transakcji są przedsiębiorcy, to fakturę VAT należy wystawić w terminie nie późniejszym niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż. Termin wymagany do wystawienia faktury zależy od momentu, w którym nabywca towaru/usługi złożył żądanie jej wystawienia.
W przypadku kiedy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury, a kontrahent zgłosi żądanie jej wystawienia, to podatnik powinien ją wystawić:
do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce transakcja - żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone w tym samym miesiącu, co miała miejsce sprzedaż
w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania – nabywca zażądał wystawienia faktury po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż.
Faktura VAT i bez VAT oraz rachunek uproszczony – jakie dane powinny zawierać?
Faktura VAT, faktura VAT zwolniona, czy rachunek uproszczony muszą zawierać obowiązkowe pozycje. Regulacje związane z tą kwestią znajdują się w ustawie o podatku VAT, rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej jak również zakresu informacji jakie muszą zawierać rachunki. Zgodnie z przepisami:
kolejny numer nadany jej w ramach jednej lub więcej serii jednoznacznie ją identyfikujący
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy towarów/usług
adresy podatnika i nabywcy
numer identyfikujący podatnika na potrzeby podatku
numer identyfikujący nabywcę na potrzeby podatku
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów/wykonania usług lub datę otrzymania zapłaty
nazwę/rodzaj towaru
miarę i ilość towarów/zakres wykonanych usług
cenę jednostkową netto
kwoty opustów, rabatów, obniżek cen itp. jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto
wartość towarów/usług netto
stawkę podatku
sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
kwotę należności ogółem.
Faktura bez VAT musi zawierać:
datę wystawienia
kolejny numer
dane podatnika i nabywcy łącznie z adresami
nazwę/rodzaj towaru/usługi
miarę i ilość towarów/usług
cenę jednostkową
kwotę należności ogółem
informacje o przepisie ustawy lub aktu wydanego na podstawie ustawy, który upoważnia podatnika do zastosowania zwolnienia z VAT.
Rachunek uproszczony musi zawierać:
imiona i nazwiska/nazwę lub firmę, a także adresy sprzedawcy i kupującego lub wykonawcy i odbiorcy usługi
datę wystawienia
kolejny numer rachunku
określenie rodzaju, ilości towarów/wykonanych usług
ceny jednostkowe
ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.
Przykłady
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą zwolnioną z VAT. 20 maja dostarczył towar do kontrahenta. Klient 20 sierpnia zażądał wystawienia rachunku. Przedsiębiorca zgodnie z przepisami ma obowiązek wystawienia rachunku w terminie 7 dni.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą zwolnioną z VAT wykonał 10 lutego usługę na rzecz innego przedsiębiorcy. Kontrahent 11 lutego zażądał wystawienia faktury. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę w terminie do 15 marca.
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą zwolnioną z VAT. 22 kwietnia wykonał usługę dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Klient w dniu 10 lipca zażądał wystawienia faktury. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia, czyli do 25 lipca.
