Kiedy ewidencja przebiegu pojazdu jest obowiązkowa?
Wielu przedsiębiorców nabywa samochody osobowe tylko do celów związanych z prowadzoną firmą, dlatego przysługuje im prawo wprowadzenia do kosztów 100% wydatków eksploatacyjnych, a także odliczenie 100% podatku VAT od ponoszonych wydatków – warunkiem jest skrupulatnie prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu.
Zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT, ewidencja przebiegu pojazdu zawiera:- nazwisko, imię i adres osoby użytkującej pojazd,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd – dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- podpis osoby użytkującej i przedsiębiorcy (podatnika).
Podpis elektroniczny a kilometrówka
Elektroniczna ewidencja przebiegu pojazdu może zostać podpisana podpisem elektronicznym przez przedsiębiorcę albo osobę upoważnioną – to oficjalne stanowisko fiskusa.
Akceptacja danych w ewidencji odbywa się w formie elektronicznej z wykorzystaniem systemu domenowego. Tożsamość jest potwierdzana nazwą użytkownika i hasłem. Z kolei uwierzytelnienie zostaje zaszyfrowane, dzięki technikom kryptograficznym. Weryfikacja danych jest możliwa, dzięki wprowadzonemu imieniu i nazwisku, a także dacie udzielenia akceptacji.
Jeżeli dane w kilometrówce zostaną zatwierdzone w sposób elektroniczny, nie będzie można ich edytować. Będą też bezpiecznie archiwizowane.
Co ciekawe, wiele interpretacji indywidualnych wskazywało, iż stosowanie podpisu elektronicznego jest niezgodne z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT dotyczącym kilometrówki i wymagany jest podpis własnoręczny albo opcjonalnie kwalifikowany podpis elektroniczny.
Szef KAS w wydanej interpretacji zauważył, iż w przepisach nie widnieje dokładna informacja, jaką formę ma mieć podpis pracodawcy pod ewidencją przebiegu pojazdu, co nie wyklucza elektronicznego podpisywania dokumentów.
Podpis elektroniczny zawiera informacje elektroniczne i dane podmiotu składającego, które pozwalają na identyfikację. Co oznacza, że własnoręczny podpis albo kwalifikowany podpis elektroniczny nie są wymagane.
Cyfryzacja obrotu gospodarczego jest nieunikniona i trzeba mieć tego świadomość, a także akceptować nowe metody weryfikacji dokumentów – to również stanowisko szefa KAS.
Warto zauważyć, iż w orzecznictwie sądowym znalazł się postulat wykładni gospodarczej prawa podatkowego, który wskazuje, że podczas interpretacji przepisów podatkowych konieczne jest uwzględnianie realiów gospodarczych (por. np. wyroki NSA: z 26 lipca 2017 r. sygn. akt II FSK 1793/15, z 22 listopada 2016 r. sygn. akt II FSK 2977/14, z 23 sierpnia 2016 r. sygn. akt II FSK 2120/14).
Akceptacja podpisu elektronicznego, w którym używana jest kombinacja login i hasło umożliwiająca identyfikację podatnika nastąpiła również w interpretacji indywidualnej wydanej 15 września 2023 roku przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (0114-KDIP2-2.4010.373.2023.1.AS)
Gdy ewidencja jest prowadzona zgodnie z art. 86a ust. 4) może służyć także do celów rozliczeń w podatku dochodowym.Podsumowanie
Ewidencja przebiegu pojazdu dokumentuje używanie samochodu osobowego jedynie w celach związanych z prowadzoną działalnością. Jeżeli przedsiębiorca nie prowadzi ewidencji albo jest prowadzona niestarannie lub nierzetelnie, wydatki nie mogą zostać w 100% zakwalifikowane jako koszty firmowe, odebrane zostaje również prawo do odliczenia 100% VAT naliczonego. Kilometrówka może być prowadzona w formie elektronicznej i potwierdzana podpisem elektronicznym uwierzytelnionym loginem i hasłem.
Data publikacji: 2024-02-16, autor: FakturaXL
