Zdanie egzaminu notarialnego otwiera drogę do założenia własnej kancelarii notarialnej. Aby osiągnąć ten cel potrzeba czasu i spełnienia określonych warunków.
Notariusz to jeden z zawodów zaufania publicznego. Powołuje go Minister Sprawiedliwości.
Do zadań notariusza należy wykonywanie czynności notarialnych:
sporządzanie aktów notarialnych, takich jak np.: umowy sprzedaży nieruchomości, testamenty, darowizny itp.
poświadczanie autentyczności dokumentów
doradztwo prawne
oraz ochrona praw i interesów stron. Notariusz jako urzędnik państwowy podejmuje działania mające moc dokumentu urzędowego.
Kto może zostać notariuszem?
Notariuszem może zostać osoba, która ukończy pięcioletnie studia prawnicze, odbędzie aplikację notarialną i zda egzamin. Prawo do wykonywania zawodu nadaje Minister Sprawiedliwości po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku złożonego przez osobę ubiegającą się o stanowisko notariusza.
Warunki, które musi spełnić osoba chcąca zostać notariuszem:
obywatelstwo polskie, obywatelstwo innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Szwajcarii, Norwegii, Islandii, Lichtensteinu, Islandii lub obywatelstwo innego państwa, jeżeli na podstawie przepisów prawa Unii Europejskiej przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia lub samozatrudnienia na terytorium Polski
ukończone jednolite pięcioletnie studia prawnicze na polskiej lub zagranicznej uczelni uznawanej w Polsce
odbyta aplikacja notarialna w Polsce – aplikacja notarialna trwa 2,5 roku. W tym czasie aplikant wykonuje wszystkie czynności pod okiem notariusza pełniącego funkcję jego patrona. Przez ten okres zdobywa doświadczenie i przygotowuje się do samodzielnej pracy w kancelarii notarialnej oraz poznaje obowiązujące procedury
zdany egzamin notarialny w Polsce - na egzaminie sprawdzana jest wiedza teoretyczna oraz umiejętność sporządzania aktów notarialnych w praktyce
ukończone 26 lat
pełne prawa publiczne oraz pełna zdolność do wykonywania czynności prawnych
nienaganny charakter.
Aplikacja notarialna – kto nie musi jej kończyć?
W niektórych przypadkach można przystąpić do egzaminu notarialnego bez odbytej aplikacji notarialnej. Aby tak się stało musi zostać spełniony jeden z niżej wymienionych warunków:
posiadanie stopnia naukowego doktora nauk prawnych
osoba przynajmniej przez 4 lata, ale nie później niż 6 lat przed złożeniem wniosku o dopuszczenie do egzaminu była zatrudniona na stanowisku referendarza sądowego, starszego referendarza sądowego, asystenta prokuratora, asystenta sędziego lub była zatrudniona w Sądzie Najwyższym lub w Trybunale Konstytucyjnym i wykonywała zadania odpowiadające czynnościom asystenta sędziego
osoba po ukończeniu wyższych studiów prawniczych przynajmniej przez 4 lata, ale nie później niż 6 lat przed złożeniem wniosku o dopuszczenie do egzaminu wykonywała czynności notarialne w kancelarii notarialnej na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej
osoba po ukończeniu wyższych studiów prawniczych przynajmniej przez 4 lata, ale nie później niż 6 lat przed złożeniem wniosku o dopuszczenie do egzaminu była zatrudniona w urzędach publicznych świadcząc dla nich pomoc prawną
osoba po ukończeniu aplikacji legislacyjnej co najmniej przez 4 lata, ale nie później niż 6 lat przed złożeniem wniosku o dopuszczenie do egzaminu była zatrudniona w urzędach publicznych lub w państwowych jednostkach organizacyjnych i tworzyła dla tych urzędów projekty aktów prawnych • osoba pracowała na stanowisku radcy lub starszego radcy Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa
osoba zdała egzamin sędziowski, prokuratorski, adwokacki, radcowski lub komorniczy
osoba przynajmniej przez 4 lata, ale nie później niż 6 lat przed złożeniem wniosku o dopuszczenie do egzaminu była zatrudniona w międzynarodowym sądzie, a w szczególności w Trybunale Sprawiedliwości Unii Europejskiej lub Europejskim Trybunale Praw Człowieka i wykonywała zadania odpowiadające czynnościom asystenta sędziego.
Jakie warunki należy spełnić, aby nie kończyć aplikacji notarialnej i zdawać egzaminu notarialnego?
Osoba, która spełni jeden z niżej wymienionych warunków nie musi kończyć aplikacji notarialnej i zdawać egzaminu notarialnego:
osoba uzyskała tytuł naukowy profesora lub stopień naukowy doktora habilitowanego nauk prawnych
osoba zajmowała stanowisko sędziego lub prokuratora
osoba zajmowała stanowisko asesora sądowego przynajmniej przez 2 lata
osoba wykonywała zawód adwokata lub radcy prawnego przynajmniej przez 3 lata
osoba zajmowała stanowisko Prezesa Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, jej wiceprezesa lub radcy przynajmniej przez 3 lata.
Założenie i otwarcie kancelarii notarialnej – powołanie na notariusza
Po zdaniu egzaminu osoba, która chce otworzyć i prowadzić kancelarię notarialną musi złożyć do Ministra Sprawiedliwości wniosek o powołanie na notariusza razem z wymaganymi załącznikami. We wniosku musi podać miejscowość i adres lokalu, w którym ma zamiar prowadzić kancelarię notarialną. W przypadku wysyłki wniosku drogą elektroniczną należy do niego dołączyć skany potrzebnych dokumentów, takich jak:
dyplom ukończenia wyższych studiów prawniczych
życiorys zawierający opis przebiegu pracy zawodowej
2 zdjęcia
oświadczenie lustracyjne – dotyczy osób urodzonych przed 1 sierpnia 1972 roku. W przypadku wcześniejszego złożenia oświadczenia należy do wniosku dołączyć informację o jego złożeniu.
Jeżeli wniosek będzie zawierał błędy, to na wezwanie Ministra Sprawiedliwości będzie musiał zostać uzupełniony lub poprawiony w terminie 7 dni. Brak reakcji w podanym czasie pozostawia wniosek bez rozpoznania. Minister zanim wyda decyzję poprosi Radę Izby Notarialnej właściwej miejscowo o wydanie opinii. Jeżeli Rada wyda pozytywną opinię, to Minister sporządza akt powołania na notariusza. Brak wyrażonej opinii w ciągu 60 dni od otrzymania wniosku od Ministra Sprawiedliwości oznacza, że Rada zgadza się na powołanie. Po powołaniu osoba staje się formalnie notariuszem. Jednak wykonywanie czynności zawodowych notariusza może rozpocząć dopiero po ślubowaniu i w momencie zorganizowania kancelarii. Ślubowanie odbywa się przed Ministrem Sprawiedliwości lub przed wyznaczonym przez niego Prezesem Sądu Apelacyjnego.
W następnej kolejności Minister Sprawiedliwości:
dokonuje wpisu do rejestru notariuszy
wyznacza siedzibę kancelarii.
Notariusz ma 2 miesiące na uruchomienie biura licząc od dnia powołania na notariusza. W tym czasie powinien:
przygotować lokal
przygotować się do pełnej obsługi klientów
poinformować Ministra Sprawiedliwości o gotowości rozpoczęcia prowadzenia działalności w kancelarii notarialnej.
Minister po otrzymaniu zawiadomienia wpisuje kancelarię do rejestru kancelarii. Brak uruchomienia w podanym terminie 2 miesięcy oznacza, że powołanie traci moc prawną i kancelaria nie może działać. Wykaz zarejestrowanych kancelarii notarialnych znajduje się w Monitorze Polskim. Minister Sprawiedliwości powinien rozpatrzyć wniosek na powołanie notariusza w terminie 1 miesiąca. Czasami z różnych powodów termin może zostać wydłużony do 2 miesięcy o czym wnioskodawca musi zostać poinformowany. W przypadku odmowy powołania na notariusza, wnioskodawca może złożyć wniosek o ponowne rozpatrzenie w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji lub może wnieść skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w terminie 30 dni.
Rejestracja działalności gospodarczej
Prowadzenie kancelarii notarialnej musi zostać poprzedzone zarejestrowaniem działalności gospodarczej. Z zasady notariusze zakładają jednoosobową działalność gospodarcza ujętą w spisie CEIDG.
W celu rejestracji przyszły przedsiębiorca musi złożyć wniosek CEIDG-1, w którym zobowiązany jest podać między innymi:
swoje dane osobowe
adres siedziby kancelarii
wybraną formę opodatkowania
właściwy dla kancelarii notarialnej kod PKD – 69.10.Z (działalność prawnicza).
Złożenie wniosku oznacza jednocześnie zgłoszenie do ZUS-u i Urzędu Skarbowego. Przepisy wymagają, aby notariusz już od momentu rozpoczęcia działalności był czynnym podatnikiem VAT, ponieważ usługi świadczone przez notariuszy nie są objęte zwolnieniem z podatku VAT. W ich przypadku obowiązuje stawka podatku w wysokości 23%. Rejestracji do VAT należy dokonać na formularzu VAT-R składanym w urzędzie skarbowym jeszcze przed rozpoczęciem wykonywania czynności notarialnych.
Notariusz nie musi świadczonych przez siebie usług dokumentować na kasie fiskalnej i wydawać paragonów, chyba że jeszcze dodatkowo będzie chciał świadczyć inne usługi prawnicze nieuregulowane w ustawie Prawo o notariacie. Ma za to obowiązek wpisywać świadczone usługi do repertoriów A i P. W przypadku, kiedy klient zażąda wystawienia faktury VAT, to notariusz zobowiązany jest do jej sporządzenia w terminie do 3 miesięcy liczonych od dnia dokonania czynności.
Notariusz może zdecydować się na opodatkowanie w formie:
skali podatkowej – 12% i 32% w zależności od wysokości uzyskanego dochodu
podatku liniowego – 19%
ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych – 17% (wolne zawody).
Z reguły dla notariusza najbardziej korzystną formą opodatkowania jest podatek liniowy lub ryczałt.
Przedsiębiorca świadczący usługi notarialne zobowiązany jest do opłacania składek na ZUS oraz składki na ubezpieczenie OC, które ma za zadanie chronić notariusza przed skutkami ewentualnych błędów. Jeżeli notariusz nie wykupi polisy od odpowiedzialności cywilnej, to nie ma prawa prowadzić kancelarii notarialnej. W zakres składek na ZUS wchodzą:
ubezpieczenia społeczne
ubezpieczenie zdrowotne.
Wymagania dotyczące lokalu
Lokal, w którym będą świadczone usługi notarialne i przyjmowani klienci powinien spełniać wymagania techniczne oraz te związane z bezpieczeństwem. W biurze musi znaleźć się wydzielone miejsce z przeznaczeniem na archiwum oraz sejfy, w których będą przechowywane dokumenty. Ponadto kancelaria musi być wyposażona w specjalistyczne systemy informatyczne obsługujące akty notarialne. Notariusz powinien posiadać w biurze całą dokumentację, która będzie potwierdzała, że kancelaria działa legalnie. W dokumentacji musi znaleźć się decyzja Ministra Sprawiedliwości o powołaniu na notariusza, wpis do rejestru notariuszy, a także zaświadczenie z CEIDG oraz polisa OC.
Skąd wziąć środki finansowe na otworzenie kancelarii notarialnej?
Otworzenie kancelarii notarialnej wiąże się ze sporymi nakładami finansowymi. Na początku pieniądze potrzebne są nie tylko na wynajem biura i obsługę księgową, ale również na zakup wyposażenia czy oprogramowania właściwego dla kancelarii notarialnych, a także zakup ubezpieczenia OC. Notariusz podobnie jak każda inna osoba planująca rozpoczęcie działalności gospodarczej może liczyć np. na dofinansowanie z Urzędu Pracy. Dodatkowo nowi notariusze mogą otrzymać wsparcie z izby notarialnej.
Podsumowanie
Otworzenie kancelarii notarialnej wymaga czasu. Notariusz musi najpierw wykształcić się i zdobyć potrzebne uprawnienia. Następnie po uzyskaniu powołania na notariusza od Ministra Sprawiedliwości i rejestracji działalności w CEIDG powinien:
zgłosić działalność do VAT i ZUS
wybrać formę opodatkowania
zawrzeć polisę OC.
Po załatwieniu powyższych formalności pozostaje kwestia organizacji kancelarii, czyli wybór odpowiedniego lokalu, zakup wyposażenia i oprogramowania oraz zgłoszenie gotowości do Ministra Sprawiedliwości. Kancelaria notarialna powinna zostać uruchomiona w terminie 2 miesięcy od powołania na notariusza. Nieuruchomienie w tym terminie powoduje, że powołanie traci swoją moc. Przedsiębiorca, który nie ma wystarczających środków finansowych na otworzenie kancelarii może starać się o dofinansowanie np. z Urzędu Pracy.
