Krajowy System e-Faktur (KSeF) obowiązuje od lutego 2026 roku. Jest systemem teleinformacyjnym prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Obecnie do wystawiania faktur w KSeF zobowiązane są największe podmioty oraz mali i średni przedsiębiorcy, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze. Od 2027 roku obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałe firmy, w tym mikroprzedsiębiorców.
Jedną z grup zobowiązanych do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są prawnicy. Faktury elektroniczne w systemie muszą wystawiać zarówno duże kancelarie prawne, jak i radcy prawni oraz adwokaci prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. Jeżeli wartość sprzedaży brutto z faktur wystawionych poza systemem w danym miesiącu nie przekracza wartości 10 000 zł, to dokumenty fakturowe mogą być wystawiane z pominięciem KSeF. W przypadku przekroczenia powyższego limitu prawnik ma obowiązek sporządzenia faktury w systemie e-faktur począwszy od faktury, za którą został przekroczony limit 10 000 zł. Okres przejściowy będzie trwał do końca 2026 roku.
Czy usługi prawne zwolnione są z VAT?
Usługi prawne podlegają pod opodatkowanie podatkiem od towarów i usług (VAT) według stawki 23%. Prawnik nie może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT.
Kiedy prawnik koniecznie musi wystawić fakturę w KSeF?
Jeżeli obsługa prawna wykonywana jest w relacji B2B, czyli klientem jest przedsiębiorca, to faktura za usługę powinna zostać wystawiona w systemie KSeF. Dotyczy to wszystkich zleceń, zarówno tych pojedynczych, jednorazowych jak i tych stałych rozliczanych co miesiąc w ramach abonamentu. Po wystawieniu dokumentu, fakturze nadawany jest indywidualny numer KSeF. W przypadku klientów indywidualnych nieprowadzących działalności gospodarczej prawnik nie ma obowiązku automatycznego wystawiania faktury VAT. Jednak w przypadku, kiedy osoba fizyczna zgłosi żądanie wystawienia takiego dokumentu w terminie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym została wykonana usługa, to faktura VAT powinna zostać jej przekazana. Wystawca może wybrać, czy będzie wystawiał dokument w systemie czy poza nim. Osoba fizyczna może otrzymać fakturę w formie papierowej lub elektronicznej w postaci pliku PDF.
Czy usługa prawna wykonywana na rzecz osoby prywatnej musi być ewidencjonowana na kasie fiskalnej?
Jeżeli usługa prawna świadczona jest na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, to podlega ona pod ewidencjonowanie na kasie fiskalnej. Zgodnie z przepisami usługi prawnicze nie zostały objęte zwolnieniem z rejestrowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych. Potwierdzeniem wykonania usługi prawnej na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej może być paragon fiskalny wygenerowany na kasie fiskalnej.
Rozliczanie pomocy prawnej z urzędu, a KSeF
W przypadku spraw prowadzonych z urzędu, obrońcę osoby fizycznej wyznacza sąd. W tej sytuacji rozliczenie następuje pomiędzy instytucją sądową, a prawnikiem, który zobowiązany jest do sporządzenia faktury w systemie KSeF. Jeżeli prawnik korzysta z limitu 10 000 zł miesięcznie, to w tej sytuacji faktura może zostać sporządzona poza Krajowym Systemem e-Faktur.
PRZYKŁAD Ten sam prawnik prowadzi sprawę, w której reprezentuje osobę prywatną, czyli konsumenta i jednocześnie zajmuje się sprawami spółki z o. o. sporządzając na jej rzecz między innymi umowy oraz inne dokumenty. W tej sytuacji spółka z o. o. powinna mieć wystawioną fakturę w KSeF. Natomiast osoba prywatna może mieć wystawioną fakturę za usługi z pominięciem Krajowego Systemu e-Faktur.
Faktura w KSeF – jakie dokumenty można dołączyć do faktury?
Do niektórych faktur wystawianych w KSeF można dołączyć dokumenty handlowe lub biznesowe. Absolutnie nie mogą to być: umowy, aneksy, protokoły odbioru ani materiały marketingowe. Tego rodzaju załączniki powinny być przekazywane poza systemem KSeF, co oznacza, że umowy z klientem, pisma procesowe lub inne dokumenty w danej sprawie nie mogą być przesyłane do systemu.
Kancelaria prawna jest podmiotem, który w KSeF może otrzymywać również faktury kosztowe dotyczące utrzymania biura, opłat abonamentu telefonicznego, oprogramowania prawniczego, dostępu do baz danych itp. Kancelaria ma obowiązek odebrać wystawione faktury zakupowe z KSeF, nawet jeżeli prawnik korzysta z limitu 10 000 zł.
Faktura w KSeF – co z tajemnicą zawodową adwokata?
Faktura jest dokumentem, na którym umieszcza się dane obu stron transakcji oraz informacje wskazujące co jest przedmiotem wystawionego dokumentu. Jednak z uwagi na możliwość naruszenia tajemnicy adwokackiej nie należy podawać szczegółów obsługiwanej sprawy, wybranej strategii ani innych informacji, które mogłyby naruszać tajemnicę zawodową. Wystarczy, jeżeli prawnik na dokumencie zamieści prosty opis, jak np.: „obsługa prawna” lub „porada prawna”.
Błędy na fakturze w KSeF – co zrobić?
W KSeF nie ma możliwości usunięcia ani edytowania faktury wysłanej do systemu. W przypadku błędu wykrytego na dokumencie należy wystawić fakturę korygującą i wysłać do KSeF, zwłaszcza jeżeli błąd dotyczy numeru NIP nabywcy. W sytuacji, kiedy dokument zostanie wystawiony na niewłaściwego kontrahenta, to faktura z błędem musi zostać skorygowana do zera i wystawiona nowa na właściwego nabywcę. Faktura korygująca jest jedynym dopuszczalnym dokumentem za pomocą, którego można poprawić błędy. W KSeF nie funkcjonują noty korygujące.
Wystawianie faktur w KSeF przez kancelarię prawną
Wystawiona faktura VAT przesyłana jest do KSeF w dniu jej wystawienia. Po przesłaniu zostaje jej nadany nowy numer identyfikujący w systemie. Jest to inny numer niż ten przydzielony przez kancelarię prawną.
Prawnik podobnie jak każdy inny podmiot wystawiający dokumenty fakturowe w KSeF musi posiadać możliwość:
wystawiania faktur ustrukturyzowanych
wysyłania faktur do KSeF
sprawdzania statusu wysyłanych dokumentów
pobierania numerów KSeF
odbierania z KSeF faktur zakupowych
wystawiania korekt
innych działań w sytuacji, kiedy system jest czasowo niedostępny, np.: z powodu braku Internetu.
Podsumowanie
Obecnie od 1 kwietnia 2026 roku prawnicy zobowiązani są do wystawiania i odbierania faktur w KSeF, przy czym faktury kosztowe mogły być już odbierane w systemie od 1 lutego 2026 roku. Adwokaci nie są zwolnieni podmiotowo z VAT. W związku z tym prawie każda kancelaria prawna posiada status czynnego podatnika VAT i musi przestrzegać przepisów związanych z KSeF. W sytuacji, kiedy wartość sprzedaży prawnika nie przekracza w miesiącu wartości 10 000 zł brutto, to może on skorzystać z możliwości wystawiania faktur poza systemem KSeF. Kancelaria prawna przy wystawianiu faktur musi pamiętać o zachowaniu tajemnicy adwokackiej, która nie może zostać naruszona, dlatego w opisach i innych pozycjach faktury absolutnie nie wolno umieszczać żadnych poufnych informacji z prowadzonej sprawy.
