W 2026 roku zacznie obowiązywać obowiązkowe fakturowanie w KSeF. Z uwagi na to, że w KSeF nie będą obsługiwane noty korygujące, to w związku z tym w jaki sposób będzie można poprawiać błędy na fakturze? Dodatkowo w systemie nie będzie też możliwości edytowania i anulowania wystawionej faktury ustrukturyzowanej. Jeżeli faktura będzie posiadała nieprawidłowy numer NIP nabywcy, niewłaściwą stawkę VAT, błędną cenę, ilość produktów lub inne nieprawidłowe dane, to w takiej sytuacji trzeba będzie sporządzić fakturę korygującą.
Krajowy System e-Faktur ma za zadanie zapewnić jednolity i kontrolowany obieg dokumentów. Błędy na fakturach wystawionych w KSeF, nawet te najmniejsze będą mogły być poprawiane tylko za pomocą faktur korygujących przesyłanych do systemu. W KSeF nie ma możliwości obsługiwania not korygujących. Poza tym w systemie nie będzie można:
edytować raz wystawionej faktury – nie można zmienić dokumentu już po przesłaniu i nadaniu mu numeru w KSef
anulować ani usuwać faktur – faktura, która znajdzie się już na platformie MF jest zarejestrowana w systemie nawet, jeżeli dokument będzie zawierał błędy.
Faktura korygująca w KSeF – o czym należy pamiętać?
Od 2026 roku wystawiając korektę w KSeF należy pamiętać o tym, że:
każda pomyłka może zostać poprawiona tylko za pomocą faktury korygującej – każdy nawet najdrobniejszy błąd, typu tzw. literówka w nazwie nabywcy bądź pomyłka w adresie będzie musiał zostać poprawiony tylko za pomocą faktury korygującej. Od 2026 roku noty korygujące przestają obowiązywać
KSeF nie będzie prowadził weryfikacji poprawności wyliczeń – system KSeF będzie sprawdzał jedynie czy przesłany plik jest zgodny z obowiązującą strukturą XML. Niestety system nie wykryje błędów rachunkowych ani w sumach kontrolnych oraz błędnie naliczonego podatku VAT
korekty będą sporządzane w różnych typach zależnych od faktury pierwotnej.
Struktura FA(3) zawiera 3 oznaczenia faktur korygujących. Są to:
KOR – korekta faktury podstawowej lub uproszczonej
KOR_ZAL – korekta faktury zaliczkowej
KOR_ROZ – korekta faktury rozliczającej.
W zależności od zastosowanego oznaczenia, w strukturze FA(3) wypełnia się różne pola.
Wystawianie korekt faktur w KSeF
Aby wystawić fakturę korygującą w KSeF należy zachować właściwą kolejność działań. Na początku należy sprawdzić o jaki rodzaj pomyłki chodzi, czy jest to np.: błąd w kwocie, w stawce VAT, w pozycji faktury, czy w danych stron transakcji. Od rodzaju błędu będzie zależał rodzaj wystawianej korekty.
Korektę należy sporządzić w kilku krokach:
w programie przygotować właściwy rodzaj faktury korygującej
wybrać odpowiednie oznaczenie w strukturze FA(3), czyli KOR, KOR_ZAL lub KOR_ROZ
wskazać fakturę pierwotną, której dotyczy korekta. Dane należy umieścić we właściwym polu o nazwie: DaneFaKorygowanej. Wyżej wymienione pole może występować wielokrotnie. Wykorzystuje się je w przypadku korygowanych faktur zbiorczych pochodzących od jednego odbiorcy
wysłać korektę do KSeF tak samo jak wysyła się każdą zwykłą fakturę. Dokument po nadaniu mu numeru KSeF otrzymuje status „w obiegu”.
Korekta faktury w KSeF – różne sposoby wystawiania dokumentów
W zależności od rodzaju popełnionego błędu wystawia się różne korekty.
Błąd na fakturze pierwotnej w zakresie nieprawidłowej ceny, ilości, stawki podatku VAT lub pomyłki w podsumowaniu należy poprawić przez:
wystawienie faktury korygującej typu KOR
wskazanie faktury pierwotnej
poprawienie danych w pozycji lub w podsumowaniu zgodnie ze strukturą FA(3).
Począwszy od 1 lutego 2026 roku korekty na minus będą wymagały rozliczenia podatku VAT w chwili nadania numeru fakturze korygującej w KSeF.
Pomyłka w danych sprzedawcy w przypadku, kiedy faktura pierwotna zawierała prawidłowe dane, które uległy zmianie w określonym czasie, jak np. zmiana adresu Dotyczy jedynie tych zmian danych, które nie są uważane za błąd na fakturze. Takie dane powinny zostać uaktualnione. Korektę wystawia się przez:
sporządzenie faktury korygującej
uzupełnienie sekcji „Podmiot1K” danymi sprzedawcy aktualnymi przed zmianą
wpisanie poprawnych i aktualnych danych sprzedawcy na dokumencie korygującym w sekcji „Podmiot1”.
Błędne dane nabywcy na fakturze dotyczące np. nieprawidłowej nazwy firmy, błędu literowego w adresie, pomyłki w kodzie pocztowym W przypadku, kiedy pomyłki występują jedynie w danych opisowych, takich jak: nazwa firmy lub adres, a nr NIP jest prawidłowy, to korekta sporządzana jest przez:
wystawienie faktury korygującej
uzupełnienie pozycji w sekcji „Podmiot2K” poprzez wpisanie danych nabywcy przepisanych z faktury pierwotnej
wskazanie poprawnych danych nabywcy w sekcji „Podmiot2”.
Błędny NIP na fakturze wysłanej do KSeF Podatnikom najwięcej problemów przysparzają faktury z błędnie wpisanym numerem NIP. System KSeF po nadaniu fakturze numeru identyfikującego udostępnia ją podmiotowi, do którego przynależy numer wskazany na dokumencie. Na tym etapie nie ma już możliwości poprawienia numeru NIP za pomocą zwykłej korekty danych. W tej sytuacji podatnik, który chce skorygować fakturę z błędnym NIP musi:
wystawić fakturę korygującą „do zera” z błędnym numerem NIP w celu wysłania korekty do podmiotu, który w rzeczywistości otrzymał fakturę pierwotną
wystawić nową fakturę zawierającą prawidłowe dane kontrahenta i jego numer NIP.
Rabat udzielony w danym okresie – wystawianie korekty zbiorczej Jeżeli strony transakcji współpracujące ze sobą rozliczają od razu większą liczbę transakcji, to przykładowo przy udzielaniu rabatu miesięcznego, kwartalnego bądź rocznego mogą zastosować korektę zbiorczą. W tej sytuacji nie muszą wystawiać osobnej korekty do każdej faktury, a mogą przygotować jedną zbiorczą fakturę korygującą, która obejmie kilka dokumentów wystawionych dla tego samego odbiorcy. W sytuacji, kiedy:
rabat będzie dotyczył wszystkich dostaw w danym okresie – korekta może mieć formę bardziej uproszczoną. Podatnik nie musi wykazywać szczegółowych pozycji towaru, ponieważ struktura FA(3) umożliwia ominięcie części FaWiersz
rabat będzie dotyczył tylko części dostaw – podatnik musi wskazać czego dotyczy korekta. W polu P_7 pojawi się nazwa lub rodzaj towaru bądź usługi, których będzie dotyczył rabat.
Korektę zbiorczą można wystawić na „in minus” i „in plus”. Jedna korekta zbiorcza może objąć bardzo dużo faktur. Struktura FA(3) może obejmować element DaneFaKorygowanej nawet 50 000 razy. Można w niej ujmować zarówno faktury wystawione w systemie KSeF jak i poza nim.
Faktura zaliczkowa lub rozliczająca W przypadku, kiedy korekta obejmuje kwoty zaliczek lub ich rozliczenia, to w systemie KSeF należy wskazać odpowiedni typ dokumentu:
KOR_ZAL – dotyczy korekty faktury zaliczkowej
KOR_ROZ – dotyczy korekty faktury rozliczającej, czyli końcowej.
Podatnik, który chce wystawić wyżej wymienione rodzaje korekt powinien:
wybrać właściwy typ korekty
uzupełnić pola specjalne dla danego dokumentu, jak np. dane dotyczące zamówienia lub poszczególnych wierszy faktury
