Utrzymanie czystości w miejscu pracy to nie tylko kwestia estetyki, ale również obowiązek wynikający z przepisów BHP. Niezależnie od tego, czy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, czy większa firma – sprzątanie stanowi nieodłączny element codziennego funkcjonowania biura, sklepu, magazynu czy hali produkcyjnej. W związku z tym pojawia się pytanie - czy zakup odkurzacza na firmę można uznać za koszt uzyskania przychodu? Tak, ale muszą zostać spełnione pewne wymogi.
Zgodnie z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), kosztami uzyskania przychodu są wszelkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu bądź zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu pod warunkiem, że nie są one ujęte w katalogu wyłączeń (art. 23 ustawy o PIT) i zostały odpowiednio udokumentowane.
Co ważne, ustawa nie zawiera zamkniętego katalogu kosztów, co oznacza, że każda sytuacja może być oceniana indywidualnie, na podstawie konkretnego przypadku.
Odkurzacz jako koszt firmowy – kiedy można go rozliczyć?
Zakup odkurzacza można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli:
odkurzacz jest wykorzystywany w przestrzeni firmowej,
jego zakup służy utrzymaniu czystości i porządku w miejscu pracy,
wydatki zostały odpowiednio udokumentowane (najlepiej fakturą VAT).
W praktyce oznacza to, że zarówno klasyczne odkurzacze pionowe, jak i bardziej zaawansowane urządzenia – np. roboty sprzątające mogą być kosztem firmowym, jeśli faktycznie służą działalności gospodarczej.
Działalność w domu – jak rozliczyć zakup odkurzacza?
Jeśli firma jest prowadzona we własnym mieszkaniu, rozliczenie kosztów związanych z użytkowaniem wspólnych sprzętów (takich jak odkurzacz) wymaga nieco więcej uwagi. Zgodnie z praktyką interpretacyjną:
jeśli odkurzacz będzie używany wyłącznie w firmowej części mieszkania – koszt można odliczyć w całości,
jeśli sprzęt będzie wykorzystywany zarówno prywatnie, jak i firmowo – należy zastosować proporcjonalne rozliczenie.
Przykład 1 Firma jest prowadzona w 20 m² pokoju w 80 m² mieszkaniu – czyli 25% powierzchni. W takim przypadku można odliczyć 25% wartości odkurzacza.
Usługi sprzątania i środki czystości także w kosztach
Warto pamiętać, że oprócz samego sprzętu do sprzątania (takiego jak odkurzacz), przedsiębiorca może również zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu:
usługi firm sprzątających,
zakup środków czystości,
akcesoria sprzątające (np. worki, filtry, środki dezynfekujące).
Wszystkie te wydatki mają bezpośredni związek z utrzymaniem porządku w miejscu prowadzenia działalności, co wpisuje się w definicję kosztów uzyskania przychodu.
Jak prawidłowo udokumentować zakup?
Najbezpieczniejszą formą udokumentowania zakupu jest faktura VAT wystawiona na dane firmowe. Taki dokument ułatwia zaksięgowanie wydatku i eliminuje ryzyko zakwestionowania kosztu przez urząd skarbowy.
Co jednak, jeśli faktura nie została wystawiona? Warto przytoczyć orzeczenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 8 grudnia 2023 r., który stwierdził, że inne dokumenty (np. umowa sprzedaży) mogą również pełnić funkcję dokumentu księgowego, o ile zawierają wszystkie dane wymagane dla faktury. Sąd powołał się przy tym na wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z 22 września 2022 r.
Podsumowanie
Zakup odkurzacza na firmę to wydatek, który można legalnie rozliczyć jako koszt uzyskania przychodu – pod warunkiem, że ma on związek z działalnością gospodarczą i został prawidłowo udokumentowany. W przypadku działalności prowadzonej w domu należy pamiętać o zasadzie proporcjonalnego rozliczenia.
