Zawieranie umowy online - jak podpisać?

Zawieranie umów na odległość, przy wykorzystaniu narzędzi elektronicznych, stało się nie tylko powszechną praktyką, ale wręcz standardem w relacjach biznesowych i prywatnych. W dobie transformacji cyfrowej warto jednak wiedzieć, kiedy forma elektroniczna jest prawnie skuteczna, jakim podpisem należy się posłużyć i w jakich przypadkach forma elektroniczna nie wystarczy. Poniżej znajdują się najważniejsze informacje dotyczące zawierania umów online, ze szczególnym uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa cywilnego.

Swoboda umów a forma zawarcia – co mówi prawo?

Zgodnie z art. 353 Kodeksu cywilnego, strony mają swobodę w kształtowaniu zarówno treści, jak i formy umowy, o ile nie stoi to w sprzeczności z przepisami ustawy, zasadami współżycia społecznego oraz naturą zobowiązania. Oznacza to, że jeśli przepisy nie narzucają szczególnej formy (np. aktu notarialnego, formy pisemnej pod rygorem nieważności), umowę można zawrzeć także ustnie, e-mailem czy za pośrednictwem dedykowanej platformy elektronicznej.

Kluczowe w tym kontekście są dwie formy przewidziane w przepisach:

• forma dokumentowa (art. 772 KC) – wystarczająca w większości codziennych umów. Polega na złożeniu oświadczenia woli w sposób umożliwiający utrwalenie jego treści i ustalenie osoby składającej (np. e-mail, SMS, scan),
• forma elektroniczna (art. 781 KC) – równoważna formie pisemnej, wymaga jednak użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Oświadczenie woli w postaci elektronicznej

Każda umowa opiera się na zgodnym oświadczeniu woli stron. Według art. 60 KC, oświadczenie to może przybrać dowolną formę – także elektroniczną – o ile wyraża wolę w sposób dostateczny. Może to być zachowanie, kliknięcie przycisku, wysłanie wiadomości e-mail czy złożenie podpisu elektronicznego.

Dla skuteczności zawarcia umowy nie liczy się samo odczytanie wiadomości przez adresata, ale moment, w którym adresat uzyskał możliwość zapoznania się z jej treścią. Zgodnie z art. 61 §2 KC, oświadczenie woli jest skutecznie złożone w momencie, gdy zostało wprowadzone do środka komunikacji elektronicznej tak, by adresat mógł się z nim zapoznać – np. trafiło do jego skrzynki e-mail.

Forma elektroniczna (kwalifikowany podpis) lub dokumentowa (e-mail, skan, podpis zaufany) są wystarczające w następujących przypadkach:

• umowy cywilnoprawne niewymagające formy pisemnej, np. umowy zlecenia, o dzieło, najmu, współpracy B2B,
• porozumienia między osobami fizycznymi, takie jak umowy sprzedaży rzeczy ruchomych,
• zamówienia składane online – w wielu przypadkach potwierdzenie warunków przez e-mail lub akceptację regulaminu sklepu internetowego uznaje się za skuteczne zawarcie umowy,

Pomimo rosnącej popularności umów online, istnieją sytuacje, w których zachowanie elektronicznej formy nie będzie wystarczające:

• umowy wymagające formy pisemnej pod rygorem nieważności, np. umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych (art. 53 ustawy o prawie autorskim),
• czynności wymagające formy aktu notarialnego, takie jak sprzedaż nieruchomości (art. 158 KC), umowy darowizny nieruchomości,
• czynności wymagające poświadczenia notarialnego podpisu, jak niektóre uchwały spółek czy zbycie udziałów w spółce z o.o.

W powyższych przypadkach nawet podpis kwalifikowany nie zastąpi notariusza.

Jakie występują podpisy elektroniczne?

W praktyce zawierania umów online wyróżnia się kilka rodzajów podpisów elektronicznych, różniących się poziomem bezpieczeństwa oraz skutkiem prawnym:

• kwalifikowany podpis elektroniczny – jedyny, który ma taką samą moc jak podpis własnoręczny. Umożliwia zawieranie umów wymagających formy pisemnej pod rygorem nieważności (np. umowa o zakazie konkurencji, przeniesienie praw autorskich),
• podpis zaufany (ePUAP) – wykorzystywany przede wszystkim w kontaktach z administracją publiczną, ale sprawdza się również w zawieraniu umów niewymagających formy pisemnej. Nie jest jednak równoważny podpisowi własnoręcznemu,
• podpis osobisty (z warstwą elektroniczną e-dowodu) – mniej popularny, ale użyteczny w urzędowych kontaktach online,
• proste formy podpisu (np. wpisanie imienia w e-mailu, kliknięcie w przycisk „Zgadzam się”) – wystarczające przy umowach, które nie wymagają szczególnej formy i gdzie wystarczy dokumentowe potwierdzenie woli.

Narzędzia do zawierania umów online

W praktyce gospodarczej często korzysta się z wyspecjalizowanych narzędzi służących do podpisywania i archiwizowania umów elektronicznych; należą do nich m.in.:

• Autenti – umożliwia podpisywanie dokumentów zarówno zwykłym podpisem elektronicznym, jak i kwalifikowanym.
• DocuSign, Adobe Sign – popularne na rynkach międzynarodowych, integrują się z systemami CRM i umożliwiają podpisywanie dokumentów przez wiele osób.
• platformy ePUAP i Profil Zaufany – dedykowane kontaktowi z administracją, ale coraz częściej wykorzystywane również w relacjach cywilnoprawnych.

Moment i miejsce zawarcia umowy przez Internet

Zgodnie z art. 61 KC, umowa zostaje zawarta w chwili, gdy druga strona może zapoznać się z oświadczeniem woli. Nie musi to być równoznaczne z jego przeczytaniem. Oznacza to, że jeśli wiadomość e-mail z ofertą dotarła na serwer odbiorcy, moment ten uznaje się za chwilę doręczenia. Zgodnie z art. 70 §2 KC, jeśli oferta składana jest elektronicznie, a jej przyjęcie nie musi wracać do oferenta, przyjmuje się, że umowa została zawarta w miejscu, w którym oferent znajdował się w chwili składania oferty. Ma to znaczenie m.in. dla określenia sądu właściwego, prawa obowiązującego w umowie oraz obowiązków podatkowych.

Czy zawarcie umowy przez Internet jest bezpieczne?

Z prawnego punktu widzenia – tak, pod warunkiem zachowania odpowiednich procedur i formy. Istotne jest zabezpieczenie tożsamości stron – np. poprzez logowanie do systemu, adres e-mail przypisany do użytkownika, podpis zaufany lub kwalifikowany. Dużą rolę odgrywa też utrwalenie treści umowy (forma dokumentowa wymaga możliwości odtworzenia treści i osoby składającej oświadczenie).

Nie można zapominać o przestrzeganiu wymogów ustawowych. Jeśli dana umowa wymaga formy pisemnej lub aktu notarialnego, forma elektroniczna nie będzie wystarczająca.

Podsumowanie

Zawieranie umów online jest nie tylko legalne, ale i coraz częściej praktykowane zarówno przez osoby fizyczne, jak i przedsiębiorców. Polskie prawo dopuszcza szeroką gamę form wyrażenia woli – w tym drogą elektroniczną – o ile nie zachodzi konieczność zachowania formy szczególnej. Kluczową rolę odgrywają tutaj rodzaj umowy, forma jej zawarcia oraz sposób potwierdzenia tożsamości stron. Korzystając z nowoczesnych narzędzi i przestrzegając wymogów prawa, można skutecznie zawierać umowy na odległość – bez konieczności spotkań osobistych i w pełni zdalnie.

Data publikacji: 2025-07-29, autor: FakturaXL