Porównanie rodzajów podpisów elektronicznych dla firm
W obecnych czasach wiele spraw urzędowych można załatwić online bez konieczności wychodzenia z domu. Wszystkie czynności wykonywane w Internecie wymagają potwierdzenia tożsamości. W tym celu można skorzystać z: kwalifikowanego podpisu elektronicznego, niekwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego, e-dowodu, danych autoryzujących, pieczęci elektronicznej.
Kwalifikowany podpis elektroniczny, w skrócie podpis kwalifikowany służy do podpisywania dowolnych dokumentów oraz umożliwia załatwianie różnych spraw urzędowych, a także prywatnych i firmowych, jak np.:
podpisywanie różnych umów: handlowych, pracowniczych lub pełnomocnictw
potwierdzanie tożsamości w kontaktach z urzędami
podpisywanie dokumentów urzędowych, jak: wnioski, formularze, oświadczenia itp.
Kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest narzędziem bezpłatnym. Wydatek poniesiony na jego zakup może być dla przedsiębiorcy kosztem uzyskania przychodu. Osoby zainteresowane mogą zakupić podpis u certyfikowanych dostawców korzystając z listy zamieszczonej na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji.
Na podpis kwalifikowany składa się:
specjalna karta kryptograficzna, na której zapisany jest certyfikat kwalifikowany
czytnik kart, który podłącza się do komputera
oprogramowanie, które należy zainstalować na komputerze.
Niekwalifikowany podpis elektroniczny
Niekwalifikowany podpis elektroniczny, czyli powszechny można stosować jedynie w kontaktach firmowych lub prywatnych, jeżeli obie strony zawrą umowę akceptującą taki podpis. Za jego pomocą nie można załatwić spraw urzędowych.
Profil zaufany
Profil zaufany związany jest z platformą ePUAP i jest bezpłatny. Za jego pomocą można online załatwić sprawy urzędowe logując się do serwisu danego urzędu lub na ePUAP i w ten sposób poświadczyć swoją tożsamość. Częścią profilu zaufanego jest podpis zaufany, który służy do podpisywania dokumentów.
Profil zaufany stosuje się między innymi:
w sprawach urzędowych dotyczących firmy na stronie CEIDG (rejestracja, zawieszenie, likwidacja działalności oraz inne sprawy związane z działalnością)
w sprawach związanych z ZUS-em (ubezpieczenie przedsiębiorcy oraz jego pracowników na PUE ZUS)
w sprawach urzędowych dotyczących rozliczeń podatkowych oraz innych spraw na e-Urząd Skarbowy.
Profil zaufany można założyć na kilka sposobów, między innymi podczas rejestracji na ePUAP (tworzy się automatycznie). Można go też utworzyć za pośrednictwem swojego banku lub za pomocą e-dowodu czy podpisu kwalifikowanego. W przypadku 3 ostatnich opcji można go utworzyć bez wychodzenia z domu. Pozostałe przypadki wymagają potwierdzenia tożsamości w ciągu 14 dni w punkcie potwierdzającym.
E-dowód
E-dowód z certyfikatem podpisu osobistego posiada funkcję podpisu elektronicznego. Osoby, które nie posiadają takiego dowodu mogą złożyć wniosek o jego wydanie.
Za pomocą e-dowodu z certyfikatem podpisu osobistego można między innymi:
podpisywać dokumenty wysyłane online do urzędu
logować się do portali administracji publicznej, jak: biznes.gov.pl, ePUAP, PUE, praca.gov.pl
korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego – e-dowód daje możliwość umieszczenia w nim podpisu kwalifikowanego.
Dane autoryzujące i pieczęć elektroniczna
Za podpis elektroniczny można też uznać dane autoryzujące w skład, których wchodzi:
imię i nazwisko
data urodzenia
numer PESEL lub NIP
kwota przychodu za ubiegły rok na podstawie zeznania PIT rocznego.
Danymi autoryzującymi można podpisać deklaracje podatkowe PIT i VAT. Pieczęć elektroniczna, czyli pieczątka nie jest podpisem elektronicznym. Zawiera dane firmy, jak: nazwa, NIP i REGON firmy. Mogą z niej korzystać jedynie osoby prawne. Służy do poświadczenia jaki podmiot przekazał dokument.
