Czasami sprzedawcy, pomimo że mają taki obowiązek z różnych powodów nie wystawiają nabywcom paragonu z kasy fiskalnej. Czy w świetle ustawy o VAT mają takie prawo?
Kto ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej i musi wystawić paragon?
Sprzedawcy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek ewidencjonowania takiej sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Zgodnie z art. 111 ust. 31 pkt 1 ustawy o VAT sprzedaż z zastosowaniem kasy rejestrującej przez podatników prowadzących ewidencję sprzedaży z zastosowaniem kas rejestrujących musi być udokumentowana za pomocą paragonu fiskalnego lub faktury. Powyższe dokumenty obowiązkowo musi wystawić sprzedawca i przekazać je nabywcy:
w formie papierowej
w formie elektronicznej o ile nabywca wyrazi na to zgodę. Dokument powinien zostać przesłany w sposób uzgodniony z nabywcą.
Poza tym zgodnie z par. 6 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie kas podatnicy prowadzący ewidencję mają obowiązek wystawienia i wydania nabywcy bez jego żądania paragonu fiskalnego dokumentującego dokonaną sprzedaż, nawet jeżeli nabywca nie chce go otrzymać. Paragon fiskalny powinien być wręczony klientowi nie później niż w momencie przyjęcia należności niezależnie od formy płatności (gotówka, przelew). Sprzedawca zamiast paragonu może wydać nabywcy fakturę wystawioną z użyciem kasy fiskalnej.
Jeżeli sprzedawca otrzyma jeszcze przed dokonaniem sprzedaży całość lub część zapłaty:
w gotówce – to powinien wystawić i wydać nabywcy bez jego żądania, paragon fiskalny w momencie otrzymania zapłaty
pocztą lub przelewem bankowym bądź za pośrednictwem kasy oszczędnościowo-kredytowej na rachunek bankowy lub na rachunek w kasie oszczędnościowo-kredytowej - to powinien wystawić i wydać nabywcy bez jego żądania, paragon fiskalny zaraz po uznaniu wpłaty na rachunku bankowym lub rachunku w kasie oszczędnościowo-kredytowej, ale nie później niż na koniec miesiąca, w którym wplata znalazła się na rachunku podatnika. W przypadku, kiedy sprzedaż miała miejsce przed końcem miesiąca, to nie później niż w momencie jej dokonania.
Kiedy można wystawić fakturę konsumentowi?
Z zasady faktura jest obowiązkowym dokumentem wystawianym na rzecz podatnika VAT. Wskazuje na to art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. W przypadku osób nieprowadzących działalności gospodarczej jak mówi art. 106b ust. 3 ustawy faktura może zostać sporządzona na żądanie nabywcy. W tej sytuacji obowiązek jej wystawienia powstaje w momencie, kiedy żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone przez nabywcę w terminie 3 miesięcy liczonych od końca miesiąca, w którym został dostarczony towar lub została wykonana usługa bądź sprzedawca otrzymał całość lub część zapłaty. Sprzedawca może też wystawić fakturę dobrowolnie, pomimo że nie jest to jego obowiązkiem. Taka czynność nie stanowi naruszenia prawa. Wystawienie faktury nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku zaewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.
Faktura zamiast paragonu – czy tak można?
Czy sprzedawca nie korzystający ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy rejestrującej może wystawić konsumentowi fakturę dobrowolnie nawet, jeżeli nie zgłosił on takiego żądania? Zgodnie z obowiązującymi przepisami sprzedawca ma takie prawo.
Ogólna zasada mówi, że faktura powinna być wystawiona przynajmniej w 2 egzemplarzach: jeden dla nabywcy, a drugi dla sprzedawcy. Podobna zasada obowiązuje, jeżeli odbiorcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.
W przypadku sprzedaży ewidencjonowanej z zastosowaniem kasy rejestrującej sprzedawca powinien:
do egzemplarza faktury pozostającego w jego dokumentach dołączyć paragon fiskalny w postaci papierowej odnoszący się do tej sprzedaży lub powinien
przedstawić w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej, jakie zostały umieszczone na paragonie fiskalnym wystawionym w postaci elektronicznej.
Wyżej wymienionej zasady nie stosuje się w przypadku sprzedaży udokumentowanej fakturą wystawioną za pomocą kasy fiskalnej, jeżeli wartość sprzedaży i kwota podatku zostały ujęte w dobowym raporcie fiskalnym kasy. W sytuacji, kiedy faktura wystawiona w wersji elektronicznej wiąże się ze sprzedażą zaewidencjonowaną na kasie rejestrującej podatnik powinien dołączyć do dokumentów:
paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący sprzedaży razem z danymi identyfikującymi fakturę lub
numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej jakie zostały zawarte na paragonie fiskalnym wystawionym w postaci elektronicznej.
Zgodnie z powyższym należy uznać, że podatnik może wystawiać faktury bez żądania kupującego i bez wydania paragonów fiskalnych co oznacza, że przedsiębiorca może zawsze dokumentować sprzedaż za pomocą faktury nawet bez żądania nabywcy na co wskazuje art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Dodatkowo w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej sprzedaż musi być udokumentowana za pomocą paragonu wystawionego za pomocą kasy rejestrującej, który powinien być dołączony do egzemplarza faktury będącego w posiadaniu sprzedawcy. Należy zaznaczyć, że paragon nie musi koniecznie mieć formy papierowej. Zgodnie z przepisami wystarczy, jeżeli przedsiębiorca ujmie w dokumentacji numer dokumentu i unikatowy numer kasy rejestrującej, które to numery zostały zawarte na paragonie fiskalnym mającym postać elektroniczną.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży towarów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Nie jest zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Za każdy raz, kiedy dokonuje sprzedaży na rzecz konsumentów wydaje klientowi fakturę niezależnie od tego, czy nabywca wysunął takie żądanie, czy nie. Czy w tym przypadku przedsiębiorca działa zgodnie z przepisami?
Odpowiedź: Przedsiębiorca ma prawo dobrowolnie wystawić fakturę nabywcy nawet, jeżeli nie zgłosił on takiego żądania. Jednak jej wystawienie nie zwalnia sprzedawcy z zarejestrowania sprzedaży na kasie rejestrującej i wydrukowania paragonu. W opisanej sytuacji przedsiębiorca powinien wystawić 2 faktury. Jeden egzemplarz powinien przekazać klientowi, a drugi zostawić sobie i dołączyć do posiadanej dokumentacji. Do faktury powinien podpiąć wydrukowany paragon lub numer paragonu.
Podsumowanie
Sprzedawca prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej zobowiązany jest do posiadania kasy fiskalnej i ewidencjonowania takiej sprzedaży na kasie oraz wydania paragonu klientowi. Sprzedawca, który nie przekaże klientowi paragonu powinien wystawić i wręczyć mu fakturę. Wydanie nabywcy faktury zamiast paragonu nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej.
