Faktura wysłana na e-mail, czy musi być zgoda nabywcy?
Przedsiębiorcy zgodnie z przepisami ustawy o VAT mogą wystawiać faktury nie tylko w formie papierowej, ale również w elektronicznej. Wystawienie faktury w wersji elektronicznej wymaga zgody nabywcy do otrzymania dokumentu drogą elektroniczną, między innymi w e-mailu. Czy sprzedawca może wysłać fakturę e-mailem pomimo braku zgody nabywcy? Jakie wynikają z tego konsekwencje?
Przepisy związane z przekazywaniem faktur w postaci cyfrowej
Kwestie związane z przekazywaniem faktur w sposób elektroniczny zostały zawarte w ustawie o VAT. Do grudnia 2013 roku zagadnienia dotyczące przesyłania faktur drogą elektroniczną były regulowane przez rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Z dniem 1 stycznia 2014 roku duża część przepisów związanych z fakturowaniem znalazła się w ustawie o VAT, a stosowane wcześniej rozporządzenie przestało obowiązywać. I tak np. w art. 106n ust. 1 ustawy o VAT znajduje się zapis, że faktura elektroniczna może być stosowana tylko po uzyskaniu akceptacji jej odbiorcy i tylko taka jest ważna. Poza tym nie ma żadnych innych szczególnych wymagań co do samej formy dokumentu, treści faktury oraz akceptacji wysyłania, również udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę takiego dokumentu. Jednocześnie:
Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.
Projekt ustawy zmieniającej, który został zaakceptowany i obowiązuje od 2014 roku zawierał następujące uzasadnienie:
Odchodzi się od obowiązku wyrażania formalnej zgody na ten rodzaj przesyłu, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron (przykładowo za wystarczającą będzie można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, bądź SMS-em). Zmiany w tym zakresie oznaczają, że np. za akceptację należy również uznać tzw. akceptację dorozumianą, np. konsument otrzymując fakturę w tej formie, reguluje płatność z niej wynikającą.
Obecnie zgoda na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej może zostać przekazana np.:
w wiadomości e-mail
w wiadomości SMS
w odręcznej notatce odbiorcy
poprzez ustne potwierdzenie przekazane w rozmowie telefonicznej
poprzez potwierdzenie dorozumiane, czyli wyrażone w formie zapłaty za fakturę otrzymaną w formie cyfrowej.
Nabywca ma prawo w każdej chwili odwołać wyrażoną zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną bez zachowania żadnej szczególnej formy. Aby uniknąć sytuacji, w której trudno byłoby udowodnić, czy taka zgoda była udzielona, strony powinny dokładnie ustalić sposób komunikacji w sprawie przekazywanych faktur. Zaleca się prawidłowe udokumentowanie uzyskanej zgody, np. przez sporządzenie wewnętrznej notatki, w której znajdą się informacje o dacie uzyskania zgody oraz dane osoby udzielającej zgodę.
Czym jest faktura? Rodzaje, zasady wystawiania
Definicję faktury oraz faktury elektronicznej zawiera art. 2 pkt 31 i 32 ustawy VAT. Zgodnie z tym przepisem:
faktura jest dokumentem w formie papierowej lub w formie elektronicznej, który zawiera dane wymagane ustawą oraz przepisami wydanymi na jej podstawie
faktura elektroniczna jest fakturą w formie elektronicznej, która została wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym
faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawioną w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Posiada przydzielony jej w tym systemie numer identyfikujący.
Faktura powinna zostać wystawiona co najmniej w dwóch egzemplarzach, gdzie jeden z nich powinien trafić do nabywcy, a drugi powinien zachować w swoich dokumentach wystawca faktury, czyli sprzedawca. Jak mówi art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy VATfaktura przesyłana w formie elektronicznej przez podatnika dokonującego sprzedaży lub upoważnioną przez niego osobę do wystawiania faktur bądź osobę trzecią powinna zostać udostępniona nabywcy.
Faktura elektroniczna to taka, która:
zapewnia tożsamość sprzedawcy, czyli jej wystawcy
zapewnia nienaruszalność treści
została przesłana drogą elektroniczną.
Faktura elektroniczna rodzi takie same skutki podatkowe co faktura wystawiona w formie papierowej.
Podatnik, jak wskazuje art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy VAT ma obowiązek wystawienia faktury, która będzie dokumentowała dokonaną przez niego sprzedaż, dostawę towarów i świadczenie usług, na które wskazuje art. 106a pkt 2 ustawy VAT na rzecz innego podatnika podatku, podatnika podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze bądź na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Każda faktura wystawiona w formie elektronicznej musi zawierać takie same dane co faktura wystawiona w formie papierowej, na które wskazują przepisy ustawy o VAT. Dokument zostanie uznany za elektroniczny tylko wtedy, kiedy faktura zostanie wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
W uzasadnieniu sporządzonym do znowelizowanej ustawy o VAT można przeczytać, że podatnicy mają prawo wybrać format w jakim wystawią fakturę. Do wyboru są faktury w formacie ustrukturyzowanych komunikatów, przykładowo XML bądź inne rodzaje formatu elektronicznego, przykładowo wysyłane:
w wiadomości e-mail z załącznikiem PDF
jako faks otrzymany w formacie elektronicznym.
Jednak najważniejsze, aby faktura posiadała format elektroniczny już w chwili jej wystawienia i otrzymania.
Faktura wysłana e-mailem, czy musi być zaakceptowana przez nabywcę?
Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy VAT faktury elektroniczne mogą być stosowane tylko wtedy, kiedy nabywca zaakceptuje taką formę. Oznacza to, że faktura elektroniczna może zostać przesłana elektronicznie tylko po wcześniejszej akceptacji przez jej odbiorcę. Przepisy nie wskazują żadnych wymogów odnośnie treści akceptacji wysyłki i formy samego dokumentu. Powyższe kwestie powinny zostać ustalone pomiędzy stronami jako jeden z elementów zawartej umowy. Swoje zdanie w kwestii wyrażenia zgody przez nabywcę na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej przedstawił Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 20 grudnia 2016 roku o nr 3063-ILPP1-3.4512.150.2016.1.J. Zdaniem Dyrektora wymagania dotyczące akceptacji przez nabywcę możliwości przesyłania faktur drogą elektroniczną związane są głównie z wymaganiami technicznymi, które są konieczne w przypadku odbierania faktur taką drogą. Poza tym podatnik będący odbiorcą takiego dokumentu musi zapewnić autentyczność, integralność oraz czytelność treści faktury. Każde stosowanie faktur elektronicznych musi wynikać z porozumienia pomiędzy stronami transakcji. Zgoda raz wyrażona obowiązuje aż do momentu jej odwołania. Oznacza to, że nabywca nie musi za każdy raz akceptować każdej wysłanej pojedynczej faktury. Brak sprzeciwu wobec wysyłania faktur drogą elektroniczną oznacza zgodę na taki sposób wysyłki. Faktura elektroniczna może być wysłana w pliku jako załącznik do wiadomości e-mailowej. Jeżeli nabywca wcześniej wyraził zgodę na doręczanie faktur elektronicznych, to przesłanie dokumentu w takiej formie będzie skuteczne.
Faktury elektroniczne – brak zgody nabywcy
Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług wystawienie faktury oznacza jej doręczenie i tym samym wprowadzenie jej do obrotu gospodarczego. Jak można przeczytać w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego nr FSK 1559/04 z dnia 16 lutego 2005 roku „wprowadzenie do obrotu” oznacza doręczenie dokumentu kontrahentowi. Podmiotem odpowiedzialnym za skuteczne wprowadzenie faktury do obrotu jest wystawca dokumentu. Do niego należy też uzyskanie akceptacji nabywcy do przesyłania faktur drogą elektroniczną. Poprzez akceptację faktury w wersji elektronicznej, odbiorca dokumentu otrzymuje ochronę. Jednocześnie musi spełnić wymagania techniczne, dzięki którym będzie mógł odebrać fakturę w takiej formie, a do tego jego sytuacja dotycząca formy przesyłania faktur przez sprzedawcę musi być czytelna.
Podsumowując, fakturę przesłaną drogą elektroniczną bez zgody nabywcy, czyli odbiorcy uważa się za niewprowadzoną do obrotu gospodarczego. W konsekwencji od faktury, która jest nieważna kupujący nie może dokonać odliczenia podatku naliczonego. Jak wskazuje art. 62 par. 1 Kodeksu karnego skarbowego osoba, która pomimo obowiązku nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy bądź odmawia ich wydania może zostać ukarana karą grzywny w wysokości do 180 stawek dziennych. Powyższe odnosi się również do faktur elektronicznych wystawianych i przesyłanych bez zgody nabywcy, które zgodnie z przytoczonym przepisem uznaje się za niewystawione. Takie przewinienie oznacza, że sprzedawca ponosi odpowiedzialność karno-skarbową. Faktura przesłana e-mailem bez zgody nabywcy nie spełnia warunków, aby można było uznać ją za fakturę elektroniczną. W tej sytuacji dokument powinien zostać wydrukowany przez sprzedawcę i przekazany nabywcy w formie papierowej.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca podjął współpracę z nowym kontrahentem. Sprzedaż została udokumentowana fakturą. Sprzedawca po dokonanej sprzedaży wystawił fakturę i zapytał się czy może ją przesłać e-mailem. Nabywca nie wyraził zgody na taką formę przesłania dokumentu. Jednak przedsiębiorca postanowił przekazać fakturę w wiadomości e-mail, którą nabywca odebrał. Czy w tej sytuacji faktura elektroniczna została skutecznie wystawiona i doręczona?
Odpowiedź: W opisanym przypadku należy uznać, że wystawiona faktura elektroniczna nie jest ważna i prawnie skuteczna. W związku z tym, że nabywca nie wyraził zgody na fakturę elektroniczną, to nie został spełniony warunek wskazany w art. 106n ustawy o VAT. Bez znaczenia jest fakt, że nabywca odebrał wiadomość e-mail. W tej sytuacji przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę papierową i przesłać ją do nabywcy.
Podsumowanie
Obecnie faktura może być wystawiona, przesłana i przechowywana zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej o ile zostaną zachowane wszystkie warunki przedstawione w przepisach. Faktury elektroniczne mogą zostać uznane za takie, jeżeli sprzedawca otrzyma od nabywcy zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną.
