Przedsiębiorca dokumentujący sprzedaż na kasie fiskalnej zobowiązany jest do wystawienia paragonu fiskalnego niezwłocznie po otrzymaniu zapłaty za sprzedany towar lub usługę. Czasami z różnych powodów paragon może zostać sporządzony z błędem. Najczęściej błąd spowodowany jest pomyłką osoby wystawiającej i drukującej dokument lub powodem jest zwrot bądź reklamacja towaru. Jak należy postąpić w takiej sytuacji?
Błędnie wystawiony paragon – czy i kiedy można go anulować?
Paragon, który został błędnie wystawiony może zostać anulowany. Jednak cała procedura zależy od tego, czy transakcja została zakończona, a paragon został wydrukowany i wydany klientowi, czy też taka sytuacja nie miała miejsca. Przedsiębiorca nie ma możliwości anulowania, ani usunięcia już wydrukowanego paragonu fiskalnego. Żadne urządzenie fiskalne nie posiada takiej opcji. Jeżeli paragon zostanie błędnie wystawiony, wydrukowany i wydany klientowi lub nastąpi zwrot bądź reklamacja towaru, to w takiej sytuacji pozostaje jedynie sporządzenie protokołu w związku z wydrukowaniem błędnego paragonu. Protokół musi zostać dołączony do oryginału paragonu z błędem. Wartość uwzględniona na dokumencie powinna zostać odliczona od obrotu i sprzedaży w wymienionych stawkach podatku VAT w raporcie dobowym z danego dnia. Należy również za każdy raz odliczać te wartości od raportów okresowych i miesięcznych, które będą sporządzane za okres, w którym został wystawiony błędny paragon. Niezakończony paragon, czyli niewydrukowany i niewydany klientowi może zostać anulowany bezpośrednio na kasie fiskalnej.
Błędnie wystawiony paragon – jak go anulować?
Jeżeli paragon zostanie wystawiony z błędem, wydrukowany i wydany klientowi to nie można już go anulować. W tym celu przedsiębiorca powinien założyć oraz prowadzić ewidencję pomyłek i oczywistych błędów, w której muszą znaleźć się wymagane informacje, a przynajmniej określające:
wartość brutto
błędną wartość podatku VAT zaewidencjonowaną na kasie fiskalnej
opis powodu oraz okoliczności błędu w skrócie
oryginał paragonu.
Dobrze, jeżeli wpis ujęty w ewidencji będzie posiadał przyporządkowaną liczbę, numer paragonu oraz podpis sprzedawcy. W przypadku wydania paragonu klientowi nie ma już w zasadzie możliwości dokonania korekty sprzedaży, ponieważ jednym z wymogów jest posiadanie oryginału paragonu. Błąd należy poprawić rejestrując poprawnie sprzedaż na kasie fiskalnej. Bezbłędnie wystawiony paragon powinien zostać wydany nabywcy i dobrze jeżeli zostanie dołączony do ewidencji. Wtedy w przypadku przeprowadzanej kontroli, zwłaszcza kiedy paragon zawiera wysokie kwoty, to przedsiębiorca ma dowód, że został on ponownie wystawiony i jest poprawny. W przypadku, gdyby do sprzedaży w ogóle nie doszło, to w obecnie obowiązujących przepisach brak jest informacji jak należy postąpić w takiej sytuacji.
W przypadku, kiedy do błędnego paragonu zostanie wystawiona faktura zaleca się, aby:
do błędnej faktury dołączyć błędnie wystawiony paragon
wystawić fakturę korygującą, która będzie zmniejszała sprzedaż do zera
ponownie wystawić już poprawny paragon i jeszcze raz ewentualnie fakturę.
Sprzedaż może zostać pomniejszona tylko w sytuacji, kiedy na fakturze korygującej znajdzie się adnotacja o odebraniu faktury przez nabywcę z datą i podpisem odbiorcy.
Anulowanie paragonu – zwrot lub reklamacja towaru
Zwrot lub reklamację towaru wykazuje się w ewidencji reklamacji i zwrotów. Obowiązkowo muszą znaleźć się w niej:
data sprzedaży
nazwa towaru/usługi
termin zwrotu lub reklamacji towaru/usługi
wartość brutto towaru/usługi
wartość podatku VAT
kwota brutto razem z naliczonym podatkiem VAT zwracana klientowi w przypadku zwrotu części
dokument potwierdzający dokonaną sprzedaż
protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji z podpisem sprzedawcy i nabywcy.
W związku z tak szczegółowymi danymi wymagane jest posiadanie paragonu wystawionego wcześniej. W zamian paragonu może to być inny dokument, który będzie potwierdzał dokonaną reklamowaną lub całkowicie wycofaną z obiegu transakcję. Może nim być nawet wydruk z korespondencji e-mailowej.
W przypadku reklamacji istotne znaczenie ma protokół reklamacyjny, który muszą podpisać zarówno sprzedawca, jak i nabywca. Jeżeli przedsiębiorca nie sporządzi protokołu, to nie będzie mógł zmniejszyć podatku w związku ze zwrotem. Ważna jest też data sprzedaży, dlatego koniecznie należy ją ustalić. W tym celu niezbędny jest paragon lub inny dokument potwierdzający sprzedaż. Z uwagi na to, że na protokole reklamacji znajdują się podpisy obu stron transakcji, to ewidencja reklamacji i zwrotów nie musi koniecznie ich zawierać.
Reklamacja/zwrot towaru – faktura VAT
W przypadku, kiedy sprzedaż została udokumentowana fakturą, to sposób postępowania w przypadku reklamacji lub zwrotu jest taki sam jak w przypadku paragonu. Zwrot lub reklamację należy umieścić w ewidencji reklamacji i zwrotów oraz zadbać o podpisy, zwłaszcza podpis odbiorcy. Wystawiona faktura korygująca musi być dołączona do ewidencji korekt w sposób trwały tak żeby się nie odpięła i aby przypadkowo nie doszło do podwójnej korekty sprzedaży. Jeżeli do sprzedaży zostanie wystawiona faktura VAT, a następnie z uwagi na dokonany zwrot lub reklamację zostanie sporządzona faktura korygująca, to sprzedaż będzie można zmniejszyć w dacie i z podpisem umieszczonym na dokumencie korygującym. Taką samą datę należy ująć w ewidencji korekt.
