Zgodnie z przepisami ustawy o VAT nie jest możliwe anulowanie faktury. Jedyne co można zrobić w przypadku popełnienia błędu, to dokonanie korekty. Jednak w praktyce gospodarczej istnieje możliwość anulowania niepotrzebnie wystawionych faktur o ile zostaną spełnione określone warunki.
nie zostanie dokonana czynność wskazana na dokumencie
faktura nie zostanie wprowadzona do obrotu prawnego (kontrahent jej nie odbierze).
Generalnie chodzi o czynności, które zostały udokumentowane zanim doszło do ich wykonania, a które z jakiś powodów jednak nie doszły do skutku. Przykładem może być faktura wystawiona na podstawie zamówienia, z którego klient zrezygnował i tym samym nie doszło do sprzedaży towaru lub wykonania usługi, co było powodem niepowstania obowiązku podatkowego. Do podobnej sytuacji może dojść w przypadku sprzedaży wysyłkowej kiedy sprzedawca razem z towarem wysyła fakturę zanim nastąpi zapłata za towar (zapłata za pobraniem), a odbiorca nie odbiera przesyłki, ani też nie płaci za towar, który wraca do sprzedawcy razem z fakturą. Czynność wskazana na fakturze nie została więc wykonana, nabywca nie odebrał faktury, dlatego taki dokument można anulować.
Prawidłowe anulowanie faktury
polega na wykonaniu czynności przekreślenia obu egzemplarzy faktury przeznaczonych dla nabywcy i sprzedawcy w celu uniemożliwienia ich ponownego wykorzystania. Na dokumentach muszą znaleźć się opisy, że zostały one anulowane. Należy podać datę anulowania z podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur. Można też podać powód anulowania dokumentu, który powinien być przechowywany w dokumentacji księgowej razem z innymi dokumentami sprzedażowymi. Chodzi o zachowanie ciągłości numeracji. Faktury anulowane nie podlegają ewidencji.
Błędy na fakturze
Faktury na których błędnie zostały podane dane lub wartości, nie można anulować. W takim przypadku należy wystawić notę korygującą lub fakturę korygującą błędy w zależności od ich kategorii. Nie można anulować także faktury, która już trafiła do obrotu prawnego nawet jeżeli zdarzenie wskazane na dokumencie nie doszło do skutku. W tym przypadku należy skorygować fakturę do wartości zerowej za pomocą faktury korygującej.
Faktura z przesyłką zaginęła
Czasami towar wysłany razem z fakturą zaginie lub zostanie skradziony. W takiej sytuacji fakturę również można anulować. Posiadaną kopię trzeba odpowiednio opisać i przechowywać razem z dokumentacją poświadczającą, że transakcja nie doszła do skutku. Może to być np.: dokument od firmy kurierskiej lub z poczty informujący o zagubieniu lub zniszczeniu przesyłki.
Anulowana faktura, a dokonanie korekty w VAT
Jeżeli anulowana faktura została już ujęta w pliku JPK_V7 za dany okres rozliczeniowy, to w takiej sytuacji podatnik ma prawo w momencie dokonania anulowania, sporządzenia korekty złożonej deklaracji i skorygowania zawyżonego w deklaracji podatku VAT.
