Przedsiębiorcy mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych na kasie rejestrującej. Obowiązek posiadania kasy wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.
Zwrot towarów i reklamacje, a ewidencja na kasie fiskalnej
Przedsiębiorca trudniący się sprzedażą musi liczyć się ze zwrotami i reklamacjami sprzedawanych towarów, a dodatkowo czasem mogą zdarzyć się oczywiste pomyłki związane z błędnym nabiciem sprzedaży na kasie. W przypadku zwrotów towarów oraz uznanych reklamacji towarów i usług nie należy ujmować ich na kasie. Takie postępowanie wynika z par. 3 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 roku w sprawie kas rejestrujących.
Zwroty i uznane reklamacje towarów oraz usług, u których doszło do zwrotu całości lub części należności z tytułu sprzedaży należy ująć w oddzielnej ewidencji, zawierającej niżej wymienione elementy:
data sprzedaży
nazwa towaru lub usługi, która pozwala na ich jednoznaczną identyfikację (ewentualnie może być opis towaru lub usługi, który będzie rozwinięciem nazwy)
termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru bądź usługi
wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru bądź usługi, które są przedmiotem reklamacji
wartość podatku należnego, jeżeli nastąpił zwrot całości należności z tytułu sprzedaży
zwracana kwota (brutto) i odpowiadająca jej wartość podatku należnego (zwrot części należności z tytułu sprzedaży)
dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży
protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru bądź usługi z podpisem sprzedawcy i nabywcy.
Jeżeli przedsiębiorca nie będzie posiadał dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży lub będzie brakowało podpisów na protokole zwrotu, to ewidencja zostanie uznana za prowadzoną nienależycie. W konsekwencji urząd skarbowy podczas przeprowadzonej kontroli może podważyć pomniejszenie podatku do zapłaty.
Ewidencja oczywistych pomyłek na kasie fiskalnej
Przedsiębiorca w związku z możliwością popełnienia oczywistej pomyłki ma obowiązek prowadzenia oddzielnej ewidencji, w której będzie musiał dokonać odpowiednich zapisów zaraz po jej zaistnieniu.
Zapisy swoim zakresem powinny objąć niżej wymienione dane:
błędnie zaewidencjonowana sprzedaż (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego)
krótki opis przyczyny oraz okoliczności popełnienia pomyłki, do którego należy dołączyć oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż w przypadku której nastąpiła oczywista pomyłka.
W przypadku oczywistej pomyłki podatnik powinien na kasie fiskalnej zarejestrować sprzedaż w prawidłowej wysokości.
Nowy JPK_V7, a rejestr z kasy fiskalnej
Przedsiębiorca w nowej strukturze JPK_V7 powinien ująć przychód z kasy fiskalnej na podstawie Łącznego Raportu Okresowego (ŁRO) z oznaczeniem RO w części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Symbolem RO oznacza się również wpis zmniejszający przychód na podstawie ewidencji zwrotów.
